01.08.2005 | Muster für eine Inventuranweisung
Inventuranweisung für die Stichtagsinventur des Vorratsvermögens
Die Inventur ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Eine ordnungsmäßige Inventur ist Voraussetzung für die Erstellung eines ordnungsmäßigen Jahresabschlusses. Fehler bei der Inventuraufnahme können zu erheblichen Nachteilen für das Unternehmen führen. Daher muss jeder zu Inventurarbeiten herangezogene Mitarbeiter die ihm übertragenen Aufnahmearbeiten mit größter Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit erledigen. Das folgende Muster einer Inventurrichtlinie (Abruf-Nr. 051893) soll bei der Erfüllung dieser Aufgabe helfen.
1. Umfang der Aufnahme
Es sind alle unternehmenseigenen und fremden Vorräte innerhalb des Unternehmensbereichs und alle eigenen Vorräte außerhalb des Unternehmensbereichs zu erfassen.
2. Vorbereitung im Betrieb
Die Betriebsleiter sorgen dafür, dass die Werkstätten bis zum Beginn der Aufnahme aufgeräumt und gesäubert worden sind, damit die Aufnahme ohne unnötigen Zeitverlust und ohne Gefahren für die mit der Aufnahme betrauten Personen durchgeführt werden kann. Unterwertige oder überzählige Vorräte sind besonders zu kennzeichnen. Rohstoffe, die noch nicht bearbeitet sind, für die also noch kein Lohn angefallen ist, sind vor der Inventur an das Lager zurückzugeben. Die aufzunehmenden Gegenstände sind übersichtlich aufzustellen. Teile mit gleichen Auftragsnummern sind möglichst zusammenzustellen.
Folgende Festlegungen müssen getroffen werden:
- verantwortlicher Inventurleiter,
- an der Inventur beteiligte Mitarbeiter,
- Aufnahmezeitraum sowie
- Angabe über die aufzunehmenden Lagerorte und Festlegung der Aufnahmebereiche.
3. Durchführung der Aufnahme
Die Durchführung der Aufnahme sollte folgende Punkte einbeziehen:
- Empfang der Aufnahmevordrucke
- Uraufschreibung
- Reihenfolge der Aufnahme
- Versandbereite Aufträge
- Rückwaren
- Fremdeigentum
- Auswärtige Bearbeitung
- Aufnahme der unfertigen Erzeugnisse
4. Zeitliche Abgrenzung
Waren, die nach Lagerschluss eingehen, sind von der Lagerverwaltung besonders zu erfassen, um diese im Eingangsbereich des Lagers vorläufig gesondert einzulagern. Für die Abgrenzung zwischen altem und neuem Jahr ist grundsätzlich das Datum des Wareneingangs und nicht das Rechnungsdatum maßgebend. Die Buchhaltung geht entsprechend vor. Diese Vorräte werden auf einem besonderen Formular aufgenommen und gekennzeichnet, damit die buchmäßige Abgrenzung erfolgen kann.
5. Prüfung der Aufnahme
Die Prüfung darf erst beginnen, wenn ein Aufnahmebereich vollständig aufgenommen ist. Die Prüfung muss sich auch auf mengenmäßige Um- und Ausgangsrechnungen erstrecken, soweit diese bei der Aufnahme vorgenommen werden. Der Prüfer hat die geprüften Positionen abzuhaken und sein Zeichen hinter die jeweilige Zeile des Aufnahmeblatts zu setzen. In der Regel genügt es, wenn der Prüfer jede zehnte aufgenommene Position prüft. Dabei sollten möglichst die Posten mit hohem Wert und solche Postengeprüft werden, bei denen auf Grund der Lagerung oder der Art des Artikels leicht Aufnahmefehler vorkommen können. Besondere Aufmerksamkeit muss der Prüfer den Vorräten an den Grenzen der Aufnahmebereiche schenken und jenen Artikeln, die paarweise geführt werden (Gefahr der stückweisen Aufnahme) und die sonst unter verschiedenen Mengeneinheiten geführt werden können.
6. Freigabe der Aufnahmebereiche
Der Prüfer meldet den Abschluss der Prüfung an den Inventurleiter oder dessen Stellvertreter. Dieser führt gegebenenfalls eine Überprüfung durch und gibt den Aufnahmebereich frei. Die Aufschreiber geben alle ausgefüllten oder nicht ausgefüllten Aufnahmeformulare an die Formularverwaltung zurück.