01.11.2007 | OFD Hannover/OFD Magdeburg

Rückstellung für Aufbewahrungskosten

Nach dem Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute sowie Unternehmer Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Für diese Verpflichtung ist im Jahresabschluss in Höhe der erwartenden Kosten gem. § 249 Abs. 1 HGB eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Die handelsrechtliche Verpflichtung gilt wegen des Maßgeblichkeitsgrundsatzes zwingend auch für die Steuerbilanz (BFH 19.8.02, VIII R 30/01, BStBl II 03, 131). Allgemein ist die Rückstellung mit dem Betrag auszuweisen, der bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung nach den Verhältnissen am Bilanzstichtag wahrscheinlich zur Erfüllung notwendig ist. Die Finanzverwaltung hat sich in zwei Schreiben zur Kostenermittlung geäußert (OFD Hannover 27.6.07, S 2137 - 106 - StO 222/221, Abruf-Nr. 073325; OFD Magdeburg 21.9.06, S 2137 - 41 - St 211, Abruf-Nr. 063622).  

Für die Bewertung der Rückstellung maßgebend sind sämtliche Einzel- sowie ein angemessener Teil der Gemeinkosten. Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtags für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist (H 6.11 EStH). Hierzu zählen als Raumkosten AfA, Miete, Heizung, Strom, Instandhaltung, Gebäudeversicherung und Grundsteuer. Der anteilige Aufwand für die in Frage kommenden Räume kann durch direkte Zuordnung der Aufwendungen oder alternativ gem. H 4.7 EStH auch entsprechend dem Verhältnis der Fläche des Archivs zur Gesamtfläche ermittelt werden. Hinzu kommt der Aufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen und für Einrichtungsgegenstände wie etwa im Archiv verwendete Regale und Schränke sowie anteilige Personalkosten für Hausmeister und Reinigung sowie interne und externe Kosten für Archivierung, Sicherung und Lesbarmachung der Datenbestände. Die Rückstellung ist nicht abzuzinsen, da die Verpflichtung zur Archivierung mit dem Entstehen der Belege beginnt (OFD Münster 21.1.05, DB 05, 308). 

Nicht in die Rückstellung gehören hingegen erst künftig anfallende Aufwendungen wie etwa eine Archiverweiterung oder der Kauf weiterer Ordner und Regale, die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, anteilige Finanzierungskosten für die Archivräume sowie Aufwand für Dokumente, die nicht oder wegen Zeitablauf nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind, aber weiterhin freiwillig vorrätig gehalten werden sollen. Insoweit muss eine Aufteilung der insgesamt ermittelten Kosten zwischen beiden Belegarten erfolgen.