· Fachbeitrag · Betriebsprüfung
Alle vier Jahre erfolgt die Betriebsprüfung der Rentenversicherung ‒ Fehler können teuer werden
von Rentenberater, Dipl. -Verw. (FH) Jörg Romanowski, NAUTILUS Fortbildung Recht & Steuern GmbH, Hemmingen
| Die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung (DRV) kommen regelmäßig alle vier Jahre zu den Arbeitgebern. Das kann im Einzelfall sehr anstrengend und nervenaufreibend sein. Mit perfekter Vorbereitung einer solchen BP können Arbeitgeber jedoch schon im Vorfeld die Weichen richtig stellen und die erforderlichen angemessenen Prüfhilfen leisten. |
1. Rechtliche Grundlagen der BP
§ 28p SGB IV regelt alle wesentlichen Modalitäten zur BP der DRV. Hierbei sind für die Praxis besonders folgende Punkte relevant:
- Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem SGB IV, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen. Sie prüfen insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen mindestens alle vier Jahre.
- Die landwirtschaftliche Krankenkasse nimmt abweichend die Prüfung für die bei ihr versicherten mitarbeitenden Familienangehörigen vor.
- Die Prüfung umfasst die ordnungsgemäße Erfüllung der Meldepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz sowie die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Künstlersozialabgabe durch die Arbeitgeber.
- Die Träger der Rentenversicherung teilen den Trägern der Unfallversicherung die Feststellungen aus der Prüfung bei den Arbeitgebern mit.
- Die Arbeitgeber sind verpflichtet, angemessene Prüfhilfen zu leisten.
- Für die Prüfung gilt, dass der Rentenversicherungsträger eine Übermittlung der Daten im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber verlangen kann (= elektronisch unterstützte BP).
- Arbeitgeber werden wegen der Beschäftigten in privaten Haushalten nicht geprüft.
2. Erfassungsbögen zur Vorbereitung einer BP
In Vorbereitung der BP verschafft sich die DRV Kenntnis darüber, welche Arbeitgeber in ihrem Zuständigkeitsbereich existieren und welche davon zur Prüfung anstehen. Dazu versendet die DRV Erfassungsbögen an die Arbeitgeber, mit denen deren aktuelle Daten ermittelt werden sollen (Anschrift, Telefonnummer, Steuerbüro etc.). Die Beantwortung dieser Fragen liegt im Ermessen des Arbeitgebers und geschieht auf freiwilliger Basis.
3. Grundsätze einer BP
Die Grundsätze der BP der DRV sind in § 7 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) wie folgt geregelt:
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Die Prüfung nach § 28p SGB IV erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung durch die Versicherungsträger. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, sie muss jedoch spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann davon abgewichen werden. In den Fällen des § 98 Abs. 1 S. 4 SGB X kann die Prüfung ohne Ankündigung durchgeführt werden. Der Prüfer oder die Prüferin des Versicherungsträgers hat sich auszuweisen.
Für die Prüfung dürfen auf Kosten des Versicherungsträgers schriftliche Unterlagen des Arbeitgebers vervielfältigt und elektronische Unterlagen gespeichert werden, soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Der Arbeitgeber hat einen zur Durchführung der Prüfung geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung zu stellen. Kosten oder ein Verdienstausfall, die durch die Prüfung entstehen, werden nicht erstattet.
Das Ergebnis der Prüfung ist dem Arbeitgeber innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung mitzuteilen; auf Wunsch des Arbeitgebers kann dies durch Datenübertragung erfolgen. Der Arbeitgeber soll durch den Prüfbescheid oder das Abschlussgespräch zur Prüfung Hinweise zu den beanstandeten Sachverhalten erhalten, um in den weiteren Verfahren fehlerhafte Angaben zu vermeiden. Die Mitteilung ist vom Arbeitgeber bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. |
4. Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Vorbereitung einer BP
Nachdem (in den meisten Fällen telefonisch) ein Termin für die BP zwischen dem Prüfer der DRV und dem Arbeitgeber (oder seiner beauftragten Steuerkanzlei) vereinbart wurde, wird dem Arbeitgeber eine schriftliche Prüfungsankündigung per Post zugehen. Darin wird nochmal zusammengefasst:
- Prüftermin
- Prüfort
- Name des Prüfers
- Name und Betriebsnummer des zu prüfenden Arbeitgebers
- Prüfungszeitraum
- Liste der vom Arbeitgeber bereitzustellenden Unterlagen
4.1 Prüferausweis zeigen lassen
Wenn der Prüfer dann zum Prüftermin erscheint, sollten Arbeitgeber sich den Prüferausweis zeigen lassen. Zum einen müssen Arbeitgeber das Sozialgeheimnis wahren und dürfen nur den Berechtigten Einblick in die arbeitnehmerbezogenen Lohndaten gewähren. Zum anderen ‒ und das erscheint viel bedeutsamer ‒ muss der Prüfer der DRV sofort den Eindruck gewinnen, dass die Mitarbeiter des zu prüfenden Betriebs die betreffende Rechtslage sehr genau kennen. Den Prüfern der DRV kann damit bereits bei der Begrüßung der Eindruck vermittelt werden, dass sie es mit absoluten Fachleuten zu tun haben. Und auch wenn der Prüfer bereits aus der Vergangenheit bekannt ist, können Arbeitgeber darauf bestehen, dass ihnen der Prüferausweis vorgelegt wird, sie müssen es aber nicht.
MERKE | Sollte ein Prüfer, der dem Arbeitgeber bereits persönlich bekannt ist, seinen Ausweis einmal vergessen haben und diesen aufgrund der Aufforderung des Arbeitgebers erst umständlich von zu Hause holen müssen, wäre das zwar rechtlich korrekt, könnte jedoch dazu führen, dass der Prüfer nun auch deutlich genauer hinschaut. Das muss nicht unbedingt im Interesse des zu prüfenden Arbeitgebers sein. |
4.2 Geeigneten Raum für den Prüfer auswählen
In der Verordnung heißt es lapidar, dass der Arbeitgeber dem Prüfer einen geeigneten Raum für die Prüfung zur Verfügung stellen muss. Das ist jedoch nicht weiter definiert worden. Fakt ist jedoch: Auch die zur Prüfung anstehenden Arbeitgeber sind an einem sachlichen Prüfungsklima interessiert. Betriebsprüfer, die vom Arbeitgeber z. B. einen Platz in der Kaffeeküche, im Archiv, im unbeheizten Keller, auf dem Flur etc. zugewiesen bekommen, werden höchstwahrscheinlich nicht diskutieren, ob dieser Raum i. S. d. Verordnung ausreichend geeignet ist. Andererseits werden Prüfer, die sich schon wegen des Raums nicht ausreichend gewürdigt sehen, tendenziell strenger prüfen, genauer hinschauen und im Zweifel eher kein Entgegenkommen zeigen. Damit wäre dem zu prüfenden Arbeitgeber nicht gedient. Arbeitgeber sollten hier also darauf achten, dass der zugewiesene Raum die Merkmale eines „normalen“ Büros aufweist:
- Es sollte ein abgeschlossener Raum sein, in dem die Prüfer ungestört arbeiten können (möglichst kein Durchgangsraum).
- Tageslicht (Fenster) und Heizung sollten selbstverständlich sein.
- Den Prüfern müssen alle angeforderten Unterlagen bereitgestellt werden.
- Ein Anbieten von Kaffee, Wasser oder Tee wäre aus Sicht des Autors noch keine Bestechung, würde aber auch dazu führen, dass die Betriebsprüfer sich und ihre Arbeit ausreichend gewürdigt sehen.
Damit erreichen Arbeitgeber in den meisten Fällen ein sachliches Prüfungsklima, in dem durchaus auch kontrovers diskutiert werden kann.
4.3 Erforderliche Hilfsmittel bereitstellen
Hier ist § 7 BVV mit folgender Aussage recht deutlich: „Der Arbeitgeber hat einen zur Durchführung der Prüfung geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung zu stellen.“ Mit erforderlichen Hilfsmitteln sind die Dinge gemeint, die benötigt werden, wenn eine BP zwar vor Ort, aber nicht anhand von Entgeltunterlagen in Papierform durchgeführt werden soll. Damit ist nicht die elektronische BP gemeint, sondern z. B., dass die Entgeltunterlagen von Arbeitgebern auf einer Daten-CD, einem Daten-Stick, über eine Cloud oder einen Server bereitgestellt werden sollen. In diesen Fällen werden die Prüfer einen technischen Zugang zum Auslesen der Lohndaten benötigen. Da die von den Betriebsprüfern mitgebrachten Laptops gegen externe Datenträger abgesichert sind und diese nicht auslesen werden, müssten die Arbeitgeber selbst die erforderlichen technischen Lesegeräte zur Verfügung stellen ‒ und das kostenfrei.
Hier wird durch § 10 Abs. 1 S. 1 und 2 BVV rechtlich noch wie folgt ergänzt und konkretisiert: „Der Arbeitgeber hat die Aufzeichnungen […] so zu führen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist. Der Arbeitgeber muss die dafür erforderlichen Darstellungsprogramme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte, bereitstellen.“ Dies bedeutet, dass Arbeitgeber, die ihre Lohndaten elektronisch gespeichert haben, diese aber nicht im Rahmen der elektronisch unterstützten BP (§ 28p Abs. 6a SGB IV) zur Verfügung stellen wollen, den Betriebsprüfern einen PC-Arbeitsplatz mit allen erforderlichen Peripheriegeräten (Maus, Tastatur) zur Verfügung stellen müssen.
4.4 Umgang mit Kosten und Verdienstausfall
Auch hier ist die BVV sehr deutlich (§ 7 Abs. 2 letzter Teilsatz BVV): „Kosten oder Verdienstausfall, die durch die Prüfung entstehen, werden nicht erstattet.“ Gerade deshalb ist es jedoch auch nicht gerechtfertigt, dass für die Prüfung ein Mitarbeiter vollumfänglich abgestellt wird. Arbeitgeber müssen bei einer BP selbstverständlich für Fragen zur Verfügung stehen und ggf. ergänzende Unterlagen bereitstellen ‒ jedoch nicht auf Abruf. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Arbeitgeber sich diesbezüglich gleich zu Beginn einer BP mit den Prüfern abstimmen. Wenn die Prüfung hinsichtlich der Unterlagen und des Raums entsprechend vorbereitet ist, sollte es auch für den Prüfer ausreichend sein, wenn z. B. jede Stunde einmal geschaut wird, ob er Fragen hat oder weitere Unterlagen benötigt. Schließlich haben die Mitarbeiter, die die Prüfung betreuen, auch noch einen „normalen“ Arbeitsalltag zu bewältigen.
4.5 Ort und Zeit der Prüfung bieten Gestaltungsspielraum
Hier konkretisiert der Gesetzgeber mit § 98 Abs. 1 S. 3 SGB X wie folgt: „Der Arbeitgeber hat auf Verlangen die Geschäftsbücher, Listen oder andere Unterlagen, aus denen die Angaben über die Beschäftigung hervorgehen, während der Betriebszeit nach seiner Wahl den in S. 1 bezeichneten Stellen entweder in deren oder in seinen eigenen Geschäftsräumen zur Einsicht vorzulegen.“ Das bedeutet, dass der Arbeitgeber zwar die Entgeltunterlagen im Rahmen der BP vorlegen muss, aber selbst entscheidet, ob das in seinen eigenen Räumlichkeiten, den Räumen der von ihm bestimmten Steuerkanzlei oder in den Räumen der DRV geschehen soll. Darüber hinaus muss die Einsicht in die Entgeltunterlagen des Arbeitgebers zu dessen Betriebszeit geschehen. Wenn also die zuständige Mitarbeiterin des zu prüfenden Unternehmens stets um 16:00 Uhr Feierabend hat, kann der Prüfer nicht verlangen, dass die Prüfung noch bis 17:00 Uhr andauert. In diesem Fall wäre ein Zusatztermin erforderlich.
Nach § 12 BVV gilt: Für die Prüfung bei steuerberatenden Stellen, Rechenzentren und vergleichbaren Einrichtungen, die im Auftrag des Arbeitgebers oder einer von ihm beauftragten Person Löhne und Gehälter abrechnen oder Meldungen erstatten, gelten die gleichen Grundsätze. Beendet der Arbeitgeber die Beauftragung seiner Steuerkanzlei während der Prüfung, bleibt das Recht auf Prüfung für den zu prüfenden Zeitraum bestehen. Das Recht auf Prüfung beim Arbeitgeber oder in den Räumen des Versicherungsträgers bleibt unberührt.
MERKE | Im Ergebnis entscheidet also der Arbeitgeber, ob die BP
stattfinden soll. |
5. Abschluss der BP
Die Träger der Rentenversicherung erlassen im Rahmen der Prüfung Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung einschließlich der Widerspruchsbescheide gegenüber den Arbeitgebern (§ 28p Abs. 1 S. 5 SGB IV). Bevor ein Verwaltungsakt erlassen wird, der in Rechte eines Beteiligten eingreift, ist diesem Gelegenheit zu geben, sich zu den für die Entscheidung erheblichen Tatsachen zu äußern (§ 24 Abs. 1 SGB X).
In der Praxis bedeutet das: Wenn die Betriebsprüfer Beanstandungen haben und deshalb Beitragsforderungen gegenüber dem Arbeitgeber entstehen, muss dem Arbeitgeber zuvor in einer Anhörung Gelegenheit gegeben werden, sich rechtlich zu den beabsichtigten Forderungen der DRV zu äußern. Diese Anhörungen erfolgen i. d. R. in einem mündlichen Schlussgespräch, das von den Prüfern protokolliert und von den Arbeitgebern gegengezeichnet wird. Sollten Arbeitgeber hier keine Unterschrift leisten wollen, würde das im Ergebnis nichts ändern. Selbst eine fehlende Anhörung wäre heilbar und im Rahmen eines Widerspruchverfahrens nachholbar.
Beachten Sie | Immer dann, wenn die geforderten SV-Beiträge fünfstellig oder größer sind, wird die DRV anstelle der mündlichen Schlussbesprechung eine schriftliche Anhörung übersenden. Hier hat der betroffene Arbeitgeber i. d. R. mindestens zwei Wochen Zeit, um sich dazu zu äußern. Häufig ist es spätestens an dieser Stelle sinnvoll, fachanwaltliche Unterstützung einzuholen, um im Idealfall teure Beitragsforderungen noch vor Erteilung eines Beitragsbescheids abzuwenden.
FAZIT | Es lohnt sich für Arbeitgeber, die BP akkurat vorzubereiten. Das wird regelmäßig dazu führen, dass die BP weniger Zeit in Anspruch nimmt. Allein das ist schon ein enormer Vorteil für die Arbeitgeber. Ob Prüfer dann auch weniger genau prüfen, ist selbstverständlich nicht gesichert. Das hängt auch von der Persönlichkeit der Prüfer ab. Allerdings wächst mit der perfekten Vorbereitung einer Prüfung die Wahrscheinlichkeit, diese weitgehend unbeschadet zu überstehen. |
