· Fachbeitrag · Betriebsprüfung
Kassennachschau bei alternativen Zahlungswegen: PayPal & Co. verändern die Kassenlandschaft
von Dipl.-Finw. Andrea Köchling, Elmshorn
| Seit dem 1.1.20 ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in jeder Kasse Pflicht. Zudem verzichten immer mehr Unternehmer auf Bargeld. Sie nehmen nur noch Kartenzahlungen oder Zahlungen von digitalen Anbietern entgegen oder haben gleich einen Kassenautomaten installiert. Wenn die Bezahlung mit Bargeld weitestgehend unterbunden und jede Transaktion gespeichert wird, ist das Thema Kasse für die Betriebsprüfung dann überhaupt noch ein Prüfungsschwerpunkt? Und wie ist das mit der Bonausgabepflicht, der auch heutzutage meist nicht nachgekommen wird? |
1. Die gesetzlichen Grundlagen
Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.16 („Kassengesetz“) wurde die Regelung des § 146a AO neu geschaffen. Hiernach müssen elektronische Aufzeichnungssysteme seit dem 1.1.20 über eine zertifizierte TSE verfügen. So sollen Veränderungen und nachträgliche Manipulationen an den digitalen Daten verhindert werden. Das ist durch eine Protokollierung der Daten (Festschreibung mit der Folge, dass Änderungen sichtbar sind) möglich, die zeitgleich mit der Eingabe der Daten beginnt. Diese erfolgt durch eine zertifizierte TSE, mit der für jede Transaktion eine Transaktionsnummer vergeben wird, um Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar zu machen. In der Praxis sind diese jedoch sehr häufig anzutreffen, sodass nicht unerhebliche Hinzuschätzungen bei den Betriebseinnahmen die Folge sind.
Das bedeutet aber auch, dass die Finanzverwaltung bei der richtigen Verwendung einer zertifizierten TSE davon ausgeht, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt werden. Ganz wichtig sind in diesem Zusammenhang die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 S. 2 und 3 HGB) sowie der Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB). Die Buchführung muss also so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit). Die Nachprüfbarkeit der Bücher und erforderlichen Aufzeichnungen erfordert hierzu eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems, hier also dem Kassensystem, entspricht.
Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein. Dies gilt ebenfalls für die zum Verständnis der Buchführung oder von Aufzeichnungen erforderliche Verfahrensdokumentation. In dieser sind u. a. auch die Zugriffsberechtigungen zu hinterlegen. Hinzu kommt, dass eine Buchung oder eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff [GoBD], BMF 28.11.19, BStBl I 19, 1269, Rz. 31, 34, 35, 58).
MERKE | Für die Betriebsprüfung wird es aufgrund der Implementierung einer zertifizierten TSE viel schwerer, die Kassenaufzeichnungen aufgrund formeller Mängel infrage zu stellen. Um die Beweiskraft der Buchführung des Steuerpflichtigen gem. § 158 AO zu erschüttern und ggf. in die Schätzungsverpflichtung gem. § 162 AO zu kommen, bedarf es dann schon weiterer Überprüfungsmethoden wie z. B. der Nachkalkulation. |
2. „Nur Bares ist Wahres“ ‒ stimmt nicht länger
Es ist zu beobachten, dass Unternehmer den Kassiervorgang immer weiter automatisieren ‒ sei es durch digitale Zahlungsabwicklungen oder Kassenautomaten. „Digital Wallet“ ist das Zauberwort.
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Bei einem Digital Wallet handelt es sich um eine digitale Geldbörse, auch bekannt als E-Wallet. Es ist ein elektronisches Gerät, ein Online-Dienst oder ein Softwareprogramm, mit dem eine Partei elektronische Transaktionen mit einer anderen Partei durchführen kann, indem sie digitale Währungseinheiten für Waren und Dienstleistungen tauscht. Dies kann den Online-Kauf von Artikeln mit einem Computer oder die Verwendung eines Smartphones umfassen, um etwas in einem Geschäft zu kaufen. Vor Transaktionen kann Geld in die digitale Brieftasche eingezahlt oder das Bankkonto einer Person mit dem Digital Wallet verknüpft werden. Digital Wallets ‒ allen voran PayPal ‒ dringen seit Jahren immer weiter in die unterschiedlichen Lebensbereiche der Konsumenten ein. Ein wesentlicher Vorteil von Digital Wallets ist: Sie sind vielseitig einsetzbar, denn sie funktionieren offline und online. |
Beachten Sie | Bisher war PayPal der einzig nennenswerte Anbieter, wenn es um digitale Geldbörsen ging. Mit der Coronakrise scheint der Weg jetzt auch für andere Anbieter wie Google Pay, Apple Pay und giropay frei zu sein.
Auch am Point of Sale (PoS) haben die Wallet-Lösungen zulegen können. Zwar bezahlt bereits mehr als ein Drittel der deutschen Konsumenten kontaktlos an der Ladenkasse ‒ das Smartphone spielt hierbei aber noch eine untergeordnete Rolle. Etwas mehr als jeder Vierte, der bereits kontaktlos bezahlt, nutzt hierfür das Smartphone oder die Smartwatch und damit ein digitales Wallet. So sind Google Pay und Apple Pay bei um die 80 % der Konsumenten bekannt, Payback Pay liegt bei einem Bekanntheitsgrad von 75 % und selbst Alipay aus China kennen mehr als die Hälfte der Konsumenten.
Gesteigerte Hygienemaßnahmen während der Pandemie führten dazu, dass Kunden verstärkt durch Unternehmer auf kontaktlose Bezahloptionen hingewiesen wurden. Es gibt kaum noch den berühmten Aufsteller auf der Ladentheke: „Bezahlen mit EC-Karte erst ab 10 EUR möglich“. Mittlerweile werden Cent-Artikel digital bezahlt. Die skandinavischen Länder und auch unser Nachbar, die Niederlande, sind uns da schon seit Jahren voraus. Hier wird selbst das kleinste Stückchen Gouda auf dem Wochenmarkt mit Karte bezahlt.
Laut einer Studie von ibi research „Konsum- und Bezahlverhalten im Wandel“ bezahlen die Deutschen am liebsten wie folgt:
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Frage: Wie haben Sie bisher während der Coronapandemie am häufigsten in stationären Geschäften bezahlt? | Gesamt | 18 bis 29 Jahre | 30 bis 39 Jahre | 40 bis 49 Jahre | 50 bis 59 Jahre | 60 Jahre und älter |
Bargeld | 34 % | 26 % | 29 % | 35 % | 42 % | 34 % |
Girocard (ehemals EC-Karte) durch Stecken der Karte in das Kassen-Terminal | 20 % | 22 % | 23 % | 19 % | 17 % | 21 % |
Girocard (ehemals EC-Karte) kontaktlos durch Auflegen auf das Kassen-Terminal | 26 % | 31 % | 30 % | 25 % | 22 % | 27 % |
Kreditkarte durch Stecken der Karte in das Kassen-Terminal | 6 % | 8 % | 5 % | 5 % | 5 % | 7 % |
Kreditkarte kontaktlos durch Auflegen auf das Kassen-Terminal | 9 % | 8 % | 7 % | 10 % | 11 % | 9 % |
Smartphone | 4 % | 6 % | 5 % | 6 % | 3 % | 3 % |
Smartwatch | 0,3 % | 0 % | 0,6 % | 0,5 % | 0,5 % | 0 % |
Auch die repräsentative Befragung des Instituts für Demoskopie Allensbach (August 2021, 1.074 befragte Personen ab 16 Jahren) im Auftrag der Initiative Deutsche Zahlungssysteme zeigt, dass die kontaktlose Zahlung der Standard in allen Altersgruppen ist:
Die ECC Paymentstudie belegt ganz klar, dass die Verwendung von Bargeld rückläufig ist.
Die Gründe für das kontaktlose Bezahlen und seine Vorteile liegen auf der Hand:
- Kontaktloses Bezahlen geht besonders schnell.
- Es ist praktisch, dass man bei kleinen Beträgen keine PIN eingeben muss.
- Kontaktlos zu bezahlen, ist einfacher, als die Girocard in den Kartenleser hineinzustecken.
- Kontaktlos zu bezahlen ist hygienischer als das Zahlen mit Bargeld.
- Es ist modern, kontaktlos zu bezahlen.
- Das kontaktlose Bezahlen wird für sicher gehalten.
3. Scan & Go im Einzelhandel
Am 29.7.21 berichtete das Redaktionsnetzwerk Deutschland (RND), dass auch die großen Lebensmittelhändler Rewe und Edeka auf den „digitalen Zug“ aufspringen. Sie bieten in immer mehr Märkten das sogenannte Scan & Go an. Dabei scannt der Kunde seine Produkte mittels einer App auf dem eigenen Smartphone, bevor er sie in den Einkaufswagen legt. Auf dem Handy werden dann alle bereits eingebuchten Produkte, ihr Preis und auch die Gesamtrechnung angezeigt. Nach dem Einkauf kann der Kunde in den teilnehmenden Edeka-Märkten mobil bezahlen und spart sich das Anstellen an der Kasse ganz. Stattdessen geht er durch eine separate Schranke mit Lesegerät, an das er einen Barcode halten muss, den er beim mobilen Bezahlen aufs Handy geschickt bekommen hat. Bei Rewe und beim zugehörigen Discounter Penny ist es nicht ganz so einfach. Dort muss der Kunde seinen Einkauf zwar nicht mehr auf das Kassenband legen, aber an einer Expresskasse bezahlen.
Beachten Sie | Auch die Drogeriemarktkette dm, die Buchhandelskette Thalia und der Möbelriese Ikea experimentieren mit dem System. Aldi Süd hatte im Jahr 2021 einen ersten Testlauf in einer Schweizer Filiale gestartet.
4. Pick & Go
Das Scannen erspart sich z. B. der Kunde in einem Schwabinger Netto-Markt oder in einem Rewe-Markt in Köln. Hier wird eine Technik getestet, die sich „Pick & Go“ nennt. Beim Betreten der Filiale muss der Kunde die Netto-App öffnen. Ist die Bezahlfunktion der Netto-App eingerichtet, checken die Kunden sich über einen QR-Code-Scan an einem Gate für den Pick & Go-Service ein. Danach können sie die gewünschten Artikel aus den Regalen nehmen und in ihre Einkaufstaschen legen. Ein selbstständiges Scannen jedes einzelnen Artikels durch den Kunden ist nicht notwendig. Das wird durch eine bestimmte Technik der Firma Trigo Vision Ltd. erreicht, ein auf Computer-Vision-Technologie und künstliche Intelligenz spezialisiertes Unternehmen.
Die Regale und Decken der Filiale sind mit Sensoren von Trigo Vision ausgerüstet. Diese erfassen die eingekauften Waren DSGVO-konform und ordnen sie den jeweiligen Kunden zu. Bei dieser Technik werden keine Gesichter erfasst, die Bewegungsdaten der Kundschaft bleiben daher anonym. Es werden keine biometrischen Daten gespeichert. Mit Deckensensoren, smarter Regaltechnologie sowie mehreren Mini-PCs und Servereinheiten ermöglicht Netto in der neuen Pilot-Filiale ein komplett autonomes Einkaufen ohne Kassen.
5. Autonomer Self-Check-out für Kantinen
„Wir bringen Kassen das Sehen bei“ ‒ diese Aufgabe hat sich das Start-up auvisus aus Karlsruhe gestellt. Hierbei handelt es sich um einen autonomen Self-Check-out für Kantinen. Schon immer werden Artikel beim Kassieren in Betriebsrestaurants optisch erfasst, denn genauer und flexibler geht es nicht. Mit der „sehenden“ Kasse erhält man genau diese Präzision sowie Flexibilität und gleichzeitig lassen sich die Warteschlangen verkürzen. Mithilfe von KI-basierter Essenserkennung per Kamera erfasst der „visioncheckout“ alle Artikel und bucht sie automatisiert in das Kassensystem.
6. Folgen für die (Kassen-)Betriebsprüfung
Nun stellt sich die spannende Frage: Wie wirkt sich all das auf zukünftige Betriebsprüfungen aus? Wir kennen sie alle, die berühmten Urteile zur Kassenrechtsprechung, die bei jeder Betriebsprüfung auf den Tisch kommen:
- Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (BFH 20.9.89, XR 39/87, BStBl II 90, 109).
- Ist bei einem Betrieb mit überwiegend Bareinnahmen die Kassensturzfähigkeit nicht gegeben, ist die Buchführung weder formell noch materiell ordnungsgemäß (FG Münster 16.5.13, 2 K 3030/11 E, U, Abruf-Nr. 146456). Es handelt sich dann um einen schwerwiegenden Mangel (BFH 31.7.69, IV R57/67).
- Eine Kasse muss jederzeit sturzfähig sein (BFH 17.11.81, VIII R 174/77, BStBl II 82, 430). Die Prüfung der Kassensturzfähigkeit ist auch während der laufenden Prüfung möglich (BFH 26.1.84, IV R 96/81).
Wenn keine Kasse vorliegt oder der Unternehmer und seine Angestellten nicht mit Bargeld in Berührung kommen, werden viele Fehlerquellen schon von vornherein vermieden. Kassenbetrug wird aber voraussichtlich auch weiterhin möglich sein, denn dieser liegt in den seltensten Fällen in der Manipulation von Kasseneinzeldaten mithilfe von Zappern oder Phantomsoftware. Er fängt meist schon ganz vorne an, nämlich mit der schlichten „Nichteingabe“ eines Geschäftsvorfalls in das Kassensystem. Aus diesem Grund ist die Bonpflicht gem. § 146a Abs. 2 AO auch so wichtig. Das bedeutet aber auch, dass die Kassen weiterhin im Fokus der Betriebsprüfungen bleiben werden. Die Prüfungen werden nur zunehmend digitaler, da sich die Betriebsprüfer verstärkt mit der Überprüfung der Kasseneinzeldaten auseinandersetzen werden. Zudem werden sie weitere Überprüfungsmöglichkeiten (Nachkalkulation) und mathematisch-statistische Verprobungsmethoden (Chi-Quadrat-Test, Benford‘s Law) anwenden, um die Beweiskraft der Buchführung auf die Probe zu stellen.
FAZIT | Auch mit der Nutzung alternativer Zahlungssysteme in Unternehmen haben sich die Grundanforderungen an Kassensysteme und an die digitale Buchführung nicht geändert. So sind Schnittstellen einzurichten, die den ordnungsgemäßen Datenexport ermöglichen. Auch die Haftungsfrage bleibt für die Unternehmen unverändert. Die Verantwortung für die Richtigkeit der steuerlichen Buchführungsangaben trägt grundsätzlich immer der Inhaber bzw. die Geschäftsführung (BMF 28.11.19, a. a. O., Rz. 21). Dies gilt auch dann, wenn die Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte übertragen wurden. |
Zur Autorin | Dieser Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst, sondern gibt ausschließlich die persönliche Auffassung der Autorin wieder.
