10.04.2017 · Fachbeitrag · Buchführung

Kontierungsvermerk auf elektronisch erstellten und versandten Rechnungen

| In der Praxis werden immer mehr elektronische Rechnungen verwandt. Bei dieser Art der Rechnungsstellung liegen keine Originalbelege in Papierform mehr vor. Die Rechnung geht elektronisch ein und wird ebenso erfasst. Eine Kontierung auf dem Beleg kann dabei nicht erfolgen. Das Bayerische Landesamt für Steuern (20.1.17, S 0316.1.1-5/3 St42 ) hat sein Schreiben vom 13.2.12 (S 0316.1.1-5/1 St 42) hinsichtlich der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF 14.11.14, BStBl I 14, 1450) aktualisiert. |

1. Verfahrensdokumentation

Danach muss für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.14 beginnen, der Originalzustand eines elektronischen Dokuments jederzeit lesbar gemacht werden können und damit prüfbar sein. Etwaige Bearbeitungsvorgänge oder andere Veränderungen, wie z. B. das Anbringen von Buchungsvermerken müssen protokolliert und mit dem Dokument abgespeichert werden (Rz. 123, 110f.). Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum jedoch zwingend erforderlich. Anders als beim Papierbeleg, bei dem diese Angaben auf dem Beleg angebracht werden müssen, können sie bei einem elektronischen Beleg dagegen auch durch die Verbindung mit einem Datensatz, mit den genannten Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen (Rz. 64).