06.03.2018 · Fachbeitrag · Buchführung und Organisation

Verfahrensdokumentation fürkleine Gastrobetriebe

von WP StB RB (RAK) Günter Hässel, 1. Vorsitzender von COLLEGA e.V.

| Das Wort „Verfahrensdokumentation“ ist negativ besetzt, weil das Finanzamt schon wieder etwas will. Aber ohne Verfahrensdokumentation kann die nächste Betriebsprüfung teuer werden. Andererseits sind mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation auch erhebliche Vorteile verbunden. Kostenintensive und schwerfällige Abläufe werden erkannt und umgestellt. Es spricht alles dafür, möglichst sofort mit der Umsetzung zu beginnen. Nachfolgend werden Anregungen für einen kleinen Gastrobetrieb gegeben, die auf den jeweiligen Einzelfall angepasst werden müssen. Dies erfolgt im optimalen Fall mithilfe des Steuerberaters.* |

1. Positiv ist: Alle Unternehmen haben bereits eine Art Verfahrensdokumentation

In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. In vielen kleinen und mittleren Betrieben (KMU) sind sie nur mündlich erteilt oder es gibt nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen. Häufig haben sich Mitarbeiter selbst Arbeitsorganisationen geschaffen. Daher empfiehlt es sich immer, Mitarbeiter in die Überlegungen einzubeziehen. Sie sind es, die das sogenannte „implizierte Wissen“, das oft auch als „Erfahrungswissen“ bezeichnet wird, in ihren Köpfen gespeichert haben. Das vorhandene Wissen ist zur Erstellung einer wirklichkeitsnahen Verfahrensdokumentation unbedingt notwendig.

Richtig umgesetzt, stellt das Verlangen der Finanzverwaltung, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen, für alle KMU eine große Chance dar. Können doch durch Prozessbeschreibungen Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht, Strukturen und Zuständigkeiten durchdacht und schließlich schriftlich festgehalten werden.