· Fachbeitrag · Digitalisierungsberatung
Einstieg in die digitale Buchhaltung oder die Suche nach dem passenden Werkzeug
von StB Florian Gößmann-Schmitt, Heustreu
| Seit geraumer Zeit nimmt das Thema Digitalisierung der Buchhaltung bereits Fahrt auf. Daher ist es nicht verwunderlich, dass man im Netz auch über viele verschiedene „Helfer“ und Programme stolpert. Welche Tools sind aber sinnvoll und wirklich hilfreich. Der Beitrag gibt einen Überblick für die Praxis. |
1. Dem Mandanten das passende Werkzeug liefern
Wichtig ist, die Digitalisierung der Buchhaltung sollte nicht nur bedeuten, die gescannten Belege an den Steuerberater zu übergeben. Ziel sollte vielmehr die Digitalisierung aller kaufmännischen Prozesse im Unternehmen sein. Denn das bringt dem Mandanten einen echten Mehrwert und sorgt für zufriedene Kunden und die nötige Akzeptanz.
Dazu kann man sich unterschiedlicher Helfer bedienen. Diese gibt es in allen Formen und Arten, webbasierend oder als klassische Desktopversionen. Die Programme unterstützen beim Erstellen, Verarbeiten und Archivieren von digitalen Belegen.
Einige dienen der Digitalisierung der vorhandenen Papierbelege. Wieder andere haben als Hauptziel die Vermeidung von „Medienbrüchen“. Aus dieser Auswahl heißt es, das passende Instrument für den jeweiligen Mandanten zu finden. Denn nicht zu jedem Mandanten passt die Lösung des grünen Riesen aus Nürnberg. Oft sorgen erst die entsprechenden Ergänzungen dafür, dass der Prozess beim Mandanten dann auch reibungslos läuft.
Manche Mandanten brauchen aber auch individuelle, größere Lösungen, hier ist dann das Ziel, die Schnittstelle zur Übernahme der Daten und Belegbilder in die Kanzlei zu optimieren, um unnötige Medienbrüche zu vermeiden.
2. Prozessanalyse
Ganz entscheidend ist es, sich die Zeit zu nehmen und sich ‒ ganz analog ‒ vor Ort einen Überblick über die Prozesse zu verschaffen.
Die Besprechung und Visualisierung der internen Abläufe mit den zuständigen Mitarbeitern wie z. B. die Rechnungsprüfung, Erfassung/Vorbereitung der Zahlungsträger etc. geben Aufschluss darüber, wo es noch Verbesserungspotenziale z. B. Medienbrüche gibt. Dies kann beispielsweise sein, wenn digital erhaltene Rechnungen oder bereits digitalisierte Rechnungen noch im Original oder als gedruckte Version durch die einzelnen Abteilungen zur Prüfung und Freigabe geistern oder wenn Zahlungsträger im Online-Banking noch vollständig händisch erfasst werden.
3. Schnittstellen nutzen
Zudem sollte man sich Folgendes anschauen: Wo können Schnittstellen zu anderen Programmen genutzt werden, gerade wenn ein Warenwirtschafts-, Rechnungsschreibungsprogramm oder ein Dokumenten-Management-System im Einsatz ist?
In diesen Fällen kann es nicht sein, dass die Daten nachträglich noch mal händisch erfasst werden müssen. Dies ist fehleranfällig und unnötig. Häufig gibt es bereits programmseitig Schnittstellen, die nach der Eingabe einiger weniger Parameter direkt genutzt werden können.
Für den Fall, dass es einmal keine vorprogrammierte Schnittstelle gibt, bieten viele Programme z. B. eine Schnittstelle im ASCII-Format. Insoweit können auch Exporte aus Datenbanken so formatiert werden, dass diese eingespielt werden können.
Das Problem der fehlenden Belegbilder lässt sich mit Programmen wie z. B. „Beleg2Buchung“ von der DATEV lösen.
Einige der vorhandenen Lösungen wie z. B. Lexoffice, CANDIS, aber auch eigenständige Lösungen wie sevdesk oder scopevisio nutzen die DATEVconnect-online-Schnittstelle. Bei dieser Schnittstelle kann der Mandant per Smartcard oder SmartLogin die Buchungen direkt mit dem verknüpften Belegbild nach DATEV-Unternehmen online übergeben.
4. Besprechung/Auswahl passender Lösungen
Nach der Prozessanalyse geht es darum, diese nun mit dem passenden Werkzeug zu digitalisieren.
Zu jedem Prozess gibt es verschiedene Lösungen. Nutzt man als Kanzlei die Lösung aus Nürnberg, dann kann man sich über den gleichnamigen Marktplatz einen ersten Überblick über Programme mit einer DATEV-Schnittstelle verschaffen. Natürlich sind dort nicht alle Anbieter vertreten, deswegen sollte man sich immer auch branchenspezifische Lösungen ansehen. Ausschlaggebend ist aber die Zielsetzung des Mandanten.
Hat der Mandant z. B. Probleme mit der Digitalisierung der Belege, weil der PC oder Scanner zu alt ist oder das technische Know-how fehlt, dann kann man hierfür gut auf eine Scanner-Lösung umsteigen, die gar keinen PC benötigt, wie z. B. SCANDINAVIER oder aber eine entsprechende App wie z. B. DATEV Upload mobil.
Oder fehlen regelmäßig Rechnungen, dann hilft eine Anwendung wie z. B. CANDIS, die dem Mandanten auflistet, zu welcher Zahlung noch ein Beleg fehlt. Das spart wiederum Zeit in der Kanzlei, weil weniger Rückfragen aufgrund fehlender Belege auftreten.
Um sich einen ersten Überblick über die verschiedenen Lösungen zu den Prozessen zu verschaffen, hier ein paar Beispiele:
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Prozess | Kurzbeschreibung | Anbieter (Beispiele) |
Digitalisierung von Belegen | Papierbelege digitalisieren ‒ in der Regel werden gleichzeitig die Rechnungsdaten maschinell lesbar und somit weiter verarbeitbar gemacht | Beleg-Anbei App Scanbot SCANDINAVIER Lexoffice DATEV upload mobil/online |
Rechnungseingang | Automatisierter Abruf von Rechnungen aus Portalen wie z. B. Telekom, United Domains etc. | invoicefetcher.com getmyinvoices.com |
Rechnungsfreigabe | Digitalisierung der Rechnungsfreigabe | CANDIS Workflows DocuWare |
Rechnungsstellung | Erstellung von digitalen Rechnungen | Lexoffice Easybill |
Zahlungsverkehr | Viele der bereits genannten Lösungen lesen die Rechnungsdaten aus und stellen anhand dessen fertige Zahlungsträger bereit. | Lexoffice DATEV Bank online Candis Buchhaltungsbutler |
Archivierung | Aufbewahrung der Belege in einem revisionssicheren digitalen Archiv (Dokumenten-Management-System) | DocuWare Agorum DATEV Unternehmen Online |
Auswertung/Planung | Auswertung und Planung der kaufmännischen Zahlen | DATEV Controlling Report Kontool |
Für nahezu jedes Szenario gibt es inzwischen eine mögliche Lösung. Einige Software-Anbieter wie z. B. CompuKöln bieten die Möglichkeit, sich die Software individuell auf das Unternehmen ausrichten zu lassen. Selbst Lösungen für die Auftragsabwicklung vor Ort mit Tablets, welche an das interne Warenwirtschaftssystem angebunden sind, haben wir für unsere Mandanten schon umgesetzt, da es dem Mandanten wichtig war, die Auftragsabwicklung/-planung sowie die Lagerhaltung just in time machen zu können.
Neben den vorgenannten „ergänzenden“ Helferlein gibt es aber auch „große“ Lösungen wie sevDesk oder ScopeVisio. Diese bieten den Mandanten Lösungen an, die vom Rechnungseingang bis zur Beleg-Archivierung alle kaufmännischen Prozesse abdecken.
Um die Digitalisierung der Prozesse erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, die Ziele und die Gegebenheiten des Mandanten zu kennen, denn nicht jede Lösung passt zu jedem Mandanten. Aber auch die Kanzlei kann einige ihrer Prozesse digitalisieren und sich so z. B. Fahrtzeiten sparen. Wir selbst nutzen z. B. für Besprechungen (Jahresabschluss, BWA) mit dem Mandanten in der Regel GoToMeeting. Für die Fernwartung nutzen wir entweder das Programm Teamviewer oder das Fernbetreuungs-Modul der DATEV.
FAZIT | Das Allerwichtigste ist aber, sich als Kanzlei mit den technischen Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Denn nur so kann man seinen Mandanten auf Augenhöhe beraten und unterstützen. |
Zum Autor | Florian Gößmann-Schmitt ist Partner der digitalen Steuerkanzlei Hahn Gößmann-Schmitt PartG mbB mit 45 Mitarbeitern und 3 Berufsträgern. Er ist als Berater und Begleiter für den Einstieg in die digitale Steuerberatung tätig.
