06.11.2017 · Fachbeitrag · Elektronische Kassenführung

Programmierprotokolle im Zusammenhang mit der Verfahrensdokumentation

von StB Dipl.-Finw. Hans-Peter Kupfer, Dinslaken

| Das Fehlen der Programmierungsanleitung und der Programmierprotokolle einer Registrierkasse stellt einen Buchführungsmangel dar. Der BFH (25.3.15, X R 20/13, Abruf-Nr. 178301 ) hat entschieden, dass beim Einsatz eines programmierbaren Kassensystems bereits das Fehlen der hierfür aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Programmierprotokolle) einen formellen Mangel der Buchführung darstellt, der grundsätzlich schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt. Was aber verbirgt sich hinter der Forderung für den Unternehmer in der Praxis? |

1. Hintergrund

Bareinnahmen dürfen nach der aktuellen Rechtslage sowohl manuell, als auch elektronisch aufgezeichnet werden (§ 146 Abs. 5 S. 1 AO; § 239 Abs. 4 S. 1 HGB). Auch über § 146a AO (zertifizierte Kassensysteme ab 1.1.20 / Härtefallregelung: ab 1.1.23; § 30 Abs. 1 und 3 zu Artikel 97 EGAO) wurde keine allgemeine Verpflichtung zum Einsatz elektronischer Aufzeichnungsgeräte eingeführt. Ergänzend wurde mit der Neufassung des § 146 Abs. 1 S. 3 AO ab 29.12.16 auch erstmals die Nutzung einer offenen Ladenkasse gesetzlich geregelt.

Soweit jedoch „Geräte“ (vgl. BMF-Schreiben vom 26.11.10 / „Neue Kassenrichtlinie“) zum Einsatz gelangen, ist der Einsatz dieser Technik allerdings auch mit weitergehenden Pflichten verbunden. Es müssen sämtliche Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass sie von einem sachverständigen Dritten (z. B. Außenprüfer) innerhalb angemessener Zeit (unbestimmter Zeitbegriff) auf ihre formelle und materielle Richtigkeit hin überprüft werden können (§ 145 Abs. 1 S. 1 AO; § 238 Abs. 1 S. 2 HGB).