05.10.2018 · Fachbeitrag · Elektronische Rechnungen

XRechnung, ZUGFeRD oder XML-Format: Wie soll sich der Unternehmer entscheiden?

von Dipl.-Betriebswirt Jörgen Erichsen, Leverkusen

| In der jüngeren Vergangenheit ist im Kontext mit elektronischen Rechnungen und der fortschreitenden Digitalisierung im Rechnungswesen häufig von XRechnung, XML-Formaten oder auch ZUGFeRD zu lesen und zu hören. Vielfach ist nicht klar, worum es sich dabei handelt und ob bzw. welche Unterschiede es gibt. Der Beitrag versucht eine Einordnung, ohne auf technische Details einzugehen. |

1. Die Musik spielt beim Rechnungseingang

Immer mehr Rechnungen werden elektronisch verschickt, aktuell immer häufiger im PDF-Format. Was für den Versender der Rechnung extrem praktisch ist ‒ er spart u. a. Zeit und Geld ‒ führt beim Empfänger der Rechnung regelmäßig zu mehr Arbeit. Denn letzterer muss, wenn es sich bei der Rechnung um ein reines PDF-Dokument handelt, dieses meist weiter bearbeiten. Entweder er druckt es aus und arbeitet mit der Papierrechnung weiter. Oder er scannt es ein und kann es dann elektronisch in seinen Systemen weiterverarbeiten. In beiden Fällen entsteht Mehraufwand und die Fehleranfälligkeit steigt ebenfalls. Zwar gibt es inzwischen Systeme, die auch PDF-Dokumente automatisch erkennen und verarbeiten können. Einige sind aber noch relativ fehleranfällig, und damit entsteht auch hier unter dem Strich zusätzliche Arbeit. Abhilfe bei den genannten Problemen lässt sich langfristig nur schaffen, wenn Unternehmer echte elektronische Rechnungen einsetzen, die von allen an einem Geschäftsfall beteiligten Seiten automatisch ohne manuelle Eingriffe bearbeitet werden können.

2. Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Nach dem UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG). Elektronische und papierhafte Rechnungen sind gleichgestellt. Sie müssen unter anderem die folgenden Kriterien erfüllen: