06.06.2012 · Fachbeitrag · Büroorganisation

Mangelnde Beachtung von Poststücken kann teuer werden

| Mit Erscheinen dieser Ausgabe von „Forderungsmanagement professionell“ haben die ersten Bundesländer bereits die Sommerferien fest im Blick. Leider ist die Kehrseite der nun bald anstehenden Urlaubsfreuden, dass es im Rahmen von Vertretungen häufiger zu Fehlern kommt, z.B. im Bereich des Postwesens. Hier werden aber auch im regulären Bürobetrieb versehentlich Abläufe falsch gehandhabt - mit kostenträchtigen Auswirkungen. Der folgende Beitrag erläutert, wie Sie typische Fehlerquellen schließen, sodass Sie anschließend beruhigt verreisen können. |

1. Unrichtige Schuldneradresse als Fehlerquelle

Die ersten Mahnbriefe werden in der Regel an die vom Gläubiger mitgeteilte Schuldneradresse versandt. Dies gilt unabhängig von der Frage, ob die Übergabe der Akten vom Mandanten an den Rechtsdienstleister über eine Schnittstelle elektronisch erfolgt oder ob die Akte aufgrund übergebener Unterlagen manuell angelegt werden muss. Der Sachbearbeiter kann dabei ohne gesonderte Adressprüfung regelmäßig nicht erkennen, ob es sich um eine korrekte und vor allem aktuelle Anschrift des Schuldners handelt oder nicht. Da meist kein begründeter Anlass besteht, die Adressangaben des Gläubigers zu bezweifeln, findet eine solche Recherche nur in den seltensten Fällen statt.

Erst aufgrund der erhaltenen Postrückläufer wird dann festgestellt, dass der Schuldner unter der mitgeteilten Anschrift nicht mehr wohnt, nie dort gewohnt hat oder aber die Adresse gar nicht existent ist. Ein nicht zustellfähiger Brief gelangt dabei innerhalb weniger Tage zurück.