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Mit der BWA können Sie Ihre Zahnarztpraxis auf Erfolgskurs steuern
| Schon einmal etwas von betriebswirtschaftlicher Auswertung (BWA) gehört? Mit der BWA bekommen Sie als Praxisinhaber die Informationen an die Hand, damit Sie die betriebswirtschaftliche Situation Ihrer Praxis richtig einschätzen, Entwicklungen frühzeitig erkennen, notwendige Maßnahmen ergreifen und die Praxis weiterentwickeln können. Wie Sie die BWA lesen und die richtigen Schlüsse daraus ziehen, erfahren Sie im folgenden Beitrag. |
Das sind die „Bestandteile“ einer BWA
Die BWA resultiert aus der Buchhaltung einer Zahnarztpraxis. Meistens wird sie vom Steuerberater erstellt. Man kann sie aber auch selbst generieren ‒ z. B. mit Branchensoftware wie fibu-doc oder branchenübergreifenden Produkten wie hmd.rewe, Lexware, Sage One, Taxpool Buchhalter, WISO EÜR etc.
Die BWA enthält
- Die Erfolgsrechnung: Darin werden die Praxisausgaben von den Praxiseinnahmen abgezogen. Daraus ergibt sich der Einnahmen-Überschuss der Praxis. Dieser Einnahmen-Überschuss wird idealerweise ermittelt
- sowohl für den laufenden Monat (damit der Praxisinhaber einen zeitnahen Überblick über das Ergebnis gewinnen kann) und
- kumuliert für das bis dato abgelaufene Jahr (damit die abgeschlossene BWA eines Kalenderjahres für die steuerliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung herangezogen kann)
- Den Vorjahresvergleich.
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Wie sich Praxis- und Privateinnahmen und Praxisausgaben genau zusammensetzen, lesen Sie in: „Refresher: Mithilfe der BWA können Sie die eigene Zahnarztpraxis weiterentwickeln“ (Abruf-Nr. 45297754) |
PRAXISTIPP: LIQUIDITäTSRESERVEN AUFBAUEN | Der Einnahmen-Überschuss steht Ihnen nicht vollständig für Ihren privaten Konsum zur Verfügung. Sie sollten vielmehr ausreuchende Liquiditätsreserven aufbauen, um Steuern zahlen, Tilgungsleistungen erbringen sowie private Vorsorgemaßnahmen ergreifen zu können.
Erfahrungsgemäß kommt sonst spätestens im vierten Jahr nach Aufnahme der Tätigkeit das böse Erwachen: Dann wird (häufig erst im Oktober des vierten Jahres) das steuerliche Jahresergebnis des zweiten Jahres festgestellt und die Steuernachzahlung für das zweite Kalenderjahr erhoben. Gleichzeitig werden die bereits erbrachten Vorauszahlungen für das dritte Jahr sowie die Vorauszahlungen für das vierte Jahr entsprechend angehoben. Da werden auf einen Schlag Beträge in häufig sechsstelliger Höhe fällig. |
Die BWA ist nicht unbedingt ein Frühwarnsystem
Die BWA zeigt unterjährig nur ein verzerrtes Abbild der Realität ist deshalb als eigentliches Frühwarnsystem nur bedingt geeignet.
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Leistungen werden zwar erbracht, aber noch nicht bezahlt. So kann ein leistungsstarker Monat u. U. in der BWA sehr ungünstig aussehen, weil die Patienten noch nicht bezahlt haben. Umgekehrt kann ein leistungsschwacher Monat sehr gut aussehen, weil viele Patienten ihre Rechnungen beglichen haben. |
PRAXISTIPP: AUSSAGEKRäFTIGE ZAHLEN LIEGEN ERST SPäTER VOR | Das sogenannte Zuflussprinzip ist mit ein Grund dafür, dass zumeist erst mit Abschluss des zweiten Kalenderjahres nach Aufnahme der freiberuflichen Tätigkeit als Zahnarzt aussagekräftige Praxiseinnahmen resultieren. Außerdem fallen Leistungserbringung und Zahlungseingang auseinander: Die KZVen zahlen monatliche Abschläge auf die Quartalszahlungen (ca. 25 Prozent des zu erwartenden Gesamtquartalsumsatzes). Die Restzahlung wird in der Regel erst drei Monate nach dem abgeschlossenen Quartal fällig ‒ und somit im sechsten Monat nach Quartalsbeginn.
Bei den Privateinnahmen ist es ähnlich: Die Privatpatienten zahlen irgendwann nach Leistungserbringung und Rechnungserhalt ‒ meistens erst dann, wenn sie in der Regel nach ca. 42 Tagen von ihrem Kostenerstatter die entsprechende Zahlung erhalten haben. Dieser Effekt kann durch die Einschaltung einer zahnärztlichen Abrechnungsgesellschaft kompensiert werden. |
Das können Sie anhand der BWA analysieren
Dennoch eignet sich die BWA gut als Analyseinstrument und zeigt, wie Ihre Praxis wirtschaftlich positioniert ist:
- Der Vergleich mit Vorjahresperioden zeigt, wie sich die Praxis im Vergleich zum gleichen Vorjahresmonat, -quartal, -halbjahr, Vorjahr oder über mehrere Jahre entwickelt hat.
- Der Vergleich mit einer Plan-BWA ermöglicht Soll-Ist-Vergleiche: Wurden die selbst gesetzten Ziele erreicht oder verfehlt?
- Der Vergleich mit der KZBV-Durchschnittspraxis ‒ diese finden Sie jeweils im „Jahrbuch“ der KZBV (kzbv.de/jahrbuch) ‒ oder mit den Zahlen des Statistischen Bundesamtes (destatis-Durchschnittspraxen, iww.de/s1883) zeigt Differenzen zu der statistischen Durchschnittspraxis auf. Interessant dabei ist insbesondere der Blick auf die prozentualen Anteile an den Gesamteinnahmen:
- Liegen die eigenen Zahlen in einer ähnlichen Größenordnung oder weichen sie davon ab?
- Wenn letzteres der Fall ist, sollten Sie schauen, ob es dafür gute Gründe gibt wie z. B. höhere Personalkosten, weil Sie einen angestellten Zahnarzt beschäftigen, der Ihnen zeitliche Freiräume verschafft.
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Einzelheiten dazu sowie zu den Vor- und Nachteilen der Vergleichszahlen lesen Sie in: „Mithilfe der BWA können Sie die eigene Zahnarztpraxis weiterentwickeln“ (Abruf-Nr. 45297754) |
Für größere Praxen brauchen Sie zusätzlich eine Profitcenter-Rechnung
Sie sollten sich außerdem bewusst machen, dass insbesondere größere Praxiskonstrukte aus der BWA nur begrenzte Schlüsse ziehen können. Ohne eine sogenannte Profitcenter-Rechnung werden Problemfelder tatsächlich nur schwer identifiziert. Für eine Profitcenter-Rechnung sind alle Buchungen den jeweiligen Profitcentern (differenziert nach Standorten, Behandlern, Prophylaxekräften, Technikern etc.) zuzurechnen bzw. zuzuteilen:
- Wo wurden welche Einnahmen in welchem Umfang generiert?
- Wem sind die Ausgaben in welchem Umfang zuzuordnen?
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Wie Sie für jedes Profitcenter separat den Einnahmen-Überschuss ermitteln und Defizite in einzelnen Bereichen offenlegen, lesen Sie in „Wie erfolgreich ist Ihre Praxis wirklich? Differenzierte Analyse mit Profitcenter-Rechnung“ (Abruf-Nr. 46666489) |
Die Praxissoftware kann als „aktuelle BWA“ helfen
Zahnärzte leben betriebswirtschaftlich streng genommen immer in der Vergangenheit: Selbst, wenn z. B. im Januar 2021 bereits vom Steuerberater BWA von Dezember 2020 vorliegt, spiegelt
diese Auswertung eigentlich nicht den aktuellen wirtschaftlichen Stand der Praxis wider. Es fehlen die tatsächlich vereinnahmten Honorare. Auch Personalwechsel, Krankheiten oder Patientenrückgänge können sich unmittelbar auf die Umsätze der Praxis auswirken.
Genau hier kann die Praxissoftware als „Frühwarnsystem“ dienen: Sollten die wirtschaftlichen Zahlen sinken, ist dies eine frühe Warnung dafür, dass die Umsätze auf dem Praxiskonto mit hoher Wahrscheinlichkeit diesem Abwärtstrend folgen werden.
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Einzelheiten dazu unter „Frühwarnsystem Praxissoftware: der aktuelle und zuverlässige Blick auf die BWA“ (Abruf-Nr. 45803362) |
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