01.09.2006 | PKW-Nutzung
Firmenwagen und Fahrtenbuch: Informieren Sie Ihre verunsicherten Mandanten
Im vorstehenden Beitrag von Pflüger (GStB 06, 308) wurde nochmals ausführlich auf die Auswirkungen der Beschränkung der 1-Prozent-Regelung auf Fahrzeuge hingewiesen, die zu mehr als 50 v.H. betrieblich genutzt werden. Sie sollten Ihre Mandanten auf jeden Fall über die neue Gesetzeslage und das jüngste BMF-Schreiben vom 7.7.06 informieren. Denn die Verunsicherung, wie dieser Nachweis in der Praxis erbracht werden soll, ist groß. Ein Musterschreiben haben wir für Sie vorbereitet. Darin werden auch nochmals die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im Detail erläutert. Das Musterschreiben können Sie sich einfach unter www.iww.de mit der Abruf-Nr. 062554 herunterladen.
Mandantenrundschreiben |
| Sehr geehrte Damen und Herren, wie Sie sicher bereits der Tagespresse entnommen haben, hat sich die Rechtslage bei der Firmenwagenbesteuerung geändert. Wir möchten Sie auf die Neuerungen aufmerksam machen und gleichzeitig nochmals die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorstellen:
I. 1-Prozent-Regelung gilt nur noch bei Fahrzeugen des notwendigen Betriebsvermögens Nach neuer Gesetzeslage, die bereits rückwirkend für 2006 anzuwenden ist (!), wird die so genannte 1-Prozent-Regelung bei Selbstständigen auf Fahrzeuge beschränkt, die zu mehr als 50 v.H. (notwendiges Betriebsvermögen) beruflich genutzt werden. Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10 bis 50 v.H. (gewillkürtes Betriebsvermögen) wird der Privatanteil des Fahrzeugs geschätzt. Diese Verschärfung gilt nicht für die Überlassung von Firmenwagen an Arbeitnehmer, selbst wenn diese auch zur Privatnutzung erfolgt. Um in den Genuss der Pauschalierung zu kommen, muss der Unternehmer dem Finanzamt nachweisen, dass das Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird. Dazu muss aber kein Fahrtenbuch geführt werden! Einzelheiten hat die Finanzverwaltung kürzlich in einem Anwendungsschreiben vom 7.7.06 festgelegt:
1.Liegt bereits auf Grund der Art des ausgeübten Berufs (z.B. Taxiunternehmer, Handelsvertreter, Handwerker), des räumlich ausgedehnten Tätigkeitsbereichs (z.B. Landarzt) oder aus sonstigen äußeren Umständen (z.B. Entfernung Wohnung-Betrieb) eine überwiegende betriebliche Nutzung auf der Hand, kann die Finanzverwaltung auf den Nachweis verzichten. 2.Im Übrigen ist ein Nachweis zu führen, wobei eine bestimmte Art nicht vorgeschrieben wird. Mögliche Nachweisunterlagen: Eintragungen in Terminkalendern, Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Auftraggeber, Reisekostenabrechnungen. Im Zweifel sollte die betriebliche Nutzung über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten – am besten außerhalb der Urlaubszeit – formlos aufgezeichnet werden. Aufzuzeichnen sind: Anfangs- und Endkilometerstand, Anlass und Strecke der betrieblichen Fahrten). Wichtig: Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse hinsichtlich des Umfangs der betrieblichen Nutzung gelten solange fort (auch im Folgejahr), bis sich die Verhältnisse ändern (z.B. Umzug, Fahrzeugwechsel in eine andere Wagenklasse). Beachten Sie noch zum Umfang der betrieblichen Nutzung: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung und selbst Mittagsheimfahrten zählen zu den betrieblichen Fahrten. Das erleichtert für viele den Nachweis.
Hinweis: Gehören Sie nicht zu der unter I.1. genannten Fallgruppe oder könnte das Erreichen der 50-Prozent-Grenze zweifelhaft sein, ist zur Vermeidung von Streitigkeiten möglichst sofort (auf jeden Fall noch in 2006) mit den formlosen Aufzeichnungen der betrieblichen Fahrten für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens 3 Monaten zu beginnen.
II. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Bei Nutzung eines Firmenwagens auch für private Fahrten muss der Unternehmer oder auch der Arbeitnehmer, dem ein Dienstwagen überlassen wird, monatlich pauschal 1 v.H. des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung als Privatnutzung versteuern. Stattdessen kann das Verhältnis der betrieblichen oder beruflichen Fahrten zur Privatnutzung aber auch durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Wenn der günstigere Nachweis gelingt, können die auf die Privatnutzung tatsächlich angefallenen Kosten angesetzt werden. Der BFH hat jüngst die Anforderungen an ein solches ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nochmals konkretisiert:
1. Grundsätzliche Anforderungen Ein Fahrtenbuch muss zeitnah (möglichst nicht nachträglich) und in geschlossener Form geführt werden (keine Loseblattsammlung!). Die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes müssen vollständig und fortlaufend wiedergegeben sein. Bei Benutzung eines Computerprogramms muss sichergestellt sein, dass nachträgliche Änderungen der Aufzeichnungen ausgeschlossen sind oder vom Programm dokumentiert werden (jederzeit veränderbare Excel-Datei genügt nicht!). Beim Kauf eines elektronischen Fahrtenbuches in Verbindung mit einem eingebauten Navigationssystem als Sonderausstattung sollten Sie dies vorab klären.
2. Notwendiger Inhalt eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches Grundsätzlich ist jede private und berufliche Verwendung des Pkw getrennt aufzuzeichnen. Folgende Angaben sind für Geschäftsreisen erforderlich: Datum der durchgeführten Reise, Fahrziel, Geschäftszweck und Angabe des Geschäftspartners/Kunden oder ersatzweise Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (Baustelle, Filiale, Behörde oä.) sowie Kilometerstand zu Beginn und bei Ende der Fahrt. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind durch einen kurzen Vermerk zu kennzeichnen.
Erleichterungen: Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten (z.B. mehrere Kunden werden nacheinander besucht), reicht es aus, wenn der Gesamtkilometerstand und die gefahrenen km erst am Ende der Reise aufgezeichnet werden. Gleichzeitig müssen aber die besuchten Kunden oder der Gegenstand der Verrichtung (z.B. Baustelle, Filiale) in der entsprechenden Reihenfolge eingetragen werden. Wird die Reise durch eine Privatfahrt unterbrochen, muss das Ende der beruflichen Fahrt aufgezeichnet werden. Häufig aufgeführte Fahrtziele, Kunden und Reisezwecke können auch durch Abkürzungen dargestellt werden. Diese müssen aus sich heraus verständlich oder durch ein beigefügtes Erläuterungsblatt aufgeschlüsselt sein.
Der Schweigepflicht unterliegende Freiberufler müssen zwar grundsätzlich die Namen von Mandanten nennen. Zulässig ist aber nach Auffassung der Finanzverwaltung das Führen getrennter Listen über Mandanten mit zugeordneten Nummern, wenn die spätere Zusammenführung problemlos möglich ist.
Zur Vermeidung von Streitigkeiten sollten Sie das von Ihnen geführte Fahrtenbuch an die vorgenannten Anforderungen anpassen, falls sie bislang hiervon abweichen. Bei Zweifelsfragen wenden Sie sich bitte an unser Büro.
Ihr Steuerberater
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