· Fachbeitrag · Umsatzsteuer
So korrigiert man fehlerhafte Ausgangsrechnungen!
von Dipl.-Finw. Rüdiger Weimann, Dozent und Gutachter in Umsatzsteuerfragen, Partner der kmk Steuerberatungsgesellschaft mbH, Dortmund
| Im Tagesgeschäft kommt es immer wieder vor, dass ein Unternehmer Rechnungen gegenüber dem Kunden berichtigen muss. Umsatzsteuerlich führt das zu besonderen Risiken, die es zu vermeiden gilt. Der Debitorenbuchhalter sollte dazu einen festen „Fahrplan“ an der Hand haben. |
1. Die Praxisfälle
Folgende Fallgestaltungen geben immer wieder Anlass zur Rechnungsberichtigung:
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Kunde K ist als selbstständiger Konditormeister, umsatzsteuerlich ein Unternehmer und zum Vorsteuerabzug berechtigt. K legt daher besonderen Wert auf die richtige Rechnungsadressierung und bemängelt, dass in der Rechnung des Computerbetreuers C sein Name oder seine Anschrift falsch geschrieben wurden. |
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K hat seinen Server von C reparieren lassen und bemängelt, dass die Rechnung des C die ausgeführten Reparaturarbeiten nicht konkret beschreibt. |
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K ist Stammkunde beim Autohaus A. Er wechselt seine Fahrzeuge im 2-Jahres-Turnus und entscheidet sich immer für eine Vollausstattung mit einem Panoramadach! Letzteres wurde bei einer Neubestellung übersehen.
Das Fahrzeug wurde zwar „unterschriftsgemäß“ geliefert. K will sich daran aber nicht festhalten lassen und ist der Auffassung, dass der Verkäufer des A das Fehlen des Panoramadachs hätte bemerken müssen. Um K nicht zu verärgern, einigt man sich darauf, ihm 500 EUR „gutzuschreiben“. |
Beachten Sie | Auch Beispiel 3 führt umsatzsteuerlich zu einer Rechnungsberichtigung, die in der Praxis fälschlicherweise als „Gutschrift“ bezeichnet wird (vgl. Weimann, Vorsicht vor der „Gutschrift“ - Gesetzgeber verlangt praxisfernen Formalismus, in GStB 13, 265 ff.). Die zunächst befürchteten umsatzsteuerlichen Konsequenzen blieben aber aus (GStB 13, 420 ff.).
2. Berichtigung von Rechnungen im Regelfall
Im Regelfall kann eine Rechnung berichtigt werden, wenn sie
- nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4, § 14a UStG enthält (Beispiel 2) oder
- wenn einzelne Angaben in der Rechnung unzutreffend sind (Beispiele 1 und 3).
Hinweis | Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das eindeutig auf die Rechnung Bezug nimmt, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Ursprungsrechnung (§ 14 Abs. 6 Nr. 5 UStG, § 33 Abs. 5 UStDV, A 14.11 UStAE).
3. Nur partielle Rechnungsberichtigung nicht zu empfehlen!
Obwohl „nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berichtigt werden“ müssen, empfiehlt sich in der Praxis die Erstellung einer komplett neuen Rechnung. Das vom Gesetzgeber und der Finanzverwaltung erlaubte Vorgehen erfordert vom berichtigenden Unternehmer - abweichend von der sonstigen Routine - für jeden Berichtigungsfall einen individuellen Rechnungstext und eröffnet so eine neue Fehlerquelle; im Übrigen ist das Vorgehen zeitaufwendig. Stattdessen sollten Sie wie folgt vorgehen:
Checkliste /l Rechnungsberichtigung im Regelfall |
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Musterklausel / Rechnungsberichtigung im Regelfall |
Die Ihnen nunmehr vorliegende Rechnung ersetzt die Rechnung mit der Nummer ...... [vollständige Nummer der Ursprungsrechnung] vom ...... [Datum der Ursprungsrechnung]. Es ist nicht erforderlich, dass Sie uns das Original der Ursprungsrechnung wieder zurückschicken (BFH 19.9.96, V R 41/94, BStBl II 99, 249).
Vorsorglich weisen wir Sie darauf hin, dass Sie ausschließlich diese Rechnungsausfertigung zum Vorsteuerabzug (§ 15 UStG) verwenden dürfen. |
3.1 Bezugnahme auf die Ursprungsrechnung
Die Berichtigung muss durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist (§ 33 Abs. 5 S. 2 UStDV); dies stellt der erste Satz der Musterklausel sicher.
PRAXISHINWEIS | Die Berichtigungsrechnung kann unter der „alten“ Rechnungsnummer ergehen; die Vergabe einer neuen Rechnungsnummer ist nicht erforderlich (A 14.11 Abs. 1 S. 4 UStAE)! |
3.2 Verbleib der Ursprungsrechnung
Häufig wird angenommen, dass zur wirksamen Rechnungsberichtigung das Original der Ursprungsrechnung zurückgefordert werden muss. Der BFH hat betont, dass dies nicht der Fall ist, und will damit unnötigen unternehmerischen Verwaltungsaufwand vermeiden. Denn auch wenn der Leistende die Erstrechnung nicht zurückerhält, ist es Aufgabe der Finanzverwaltung zu prüfen, ob der Leistungsempfänger die ihm obliegende Vorsteuerberichtigung durchgeführt hat (§ 85 AO 1977), nicht unzumutbar erschwert (BFH 25.2.93, V R 112/91, BStBl II 93, 643).
3.3 Hinweis zum Vorsteuerabzug
Dieser Hinweis ist vielleicht überflüssig, dient aber letztlich der eigenen Sicherheit des Rechnungsausstellers. Die neuere Rechtsprechung von EuGH und BFH betont für die Anwendung günstiger Umsatzsteuervorschriften immer wieder das Erfordernis des aktiven Mitwirkens an der Vermeidung von Steuerausfällen. Dieser Gedanke könnte auch bei der Rechnungsberichtigung eine Rolle spielen - daher gilt: lieber ein Satz zu viel als ein Satz zu wenig!
4. Alternative: Separate Stornorechnung
Alternativ kann Ihr Mandant auch
- in einem ersten Schritt die zu berichtigende Rechnung stornieren und
- in einem zweiten Schritt eine neue Rechnung erstellen.
Beachten Sie | Manche EDV-Buchhaltungen - z.B. SAP - sehen allein diese Vorgehensweise vor. Häufig ist es dann technisch zwingend erforderlich, eine neue Rechnungsnummer zu vergeben - obwohl dies umsatzsteuerrechtlich nicht erforderlich wäre (s.o.).
Hinweis | Das UStG stellt ausdrücklich klar, dass auch Rechnungen mit unrichtigem - in der Regel zu hohem - Steuerausweis (Fallbeispiel 3) wie beschrieben zu berichtigen sind (vgl. § 14c Abs. 1 UStG, A 14c.1 Abs. 5 UStAE).
MERKE | Von einer „Rechnung“ spricht man erst dann, wenn diese als Papier oder Datensatz die Einflusssphäre des Unternehmens verlassen hat. Wird der Fehler rechtzeitig entdeckt und der Versand gestoppt, können Sie die >„richtige“ Rechnung versenden, ohne auf Besonderheiten Rücksicht nehmen zu müssen. Zum Nachweis des noch nicht erfolgten Versands sollten Sie dann alle von der EDV erzeugten Rechnungsausfertigungen in die Belegbuchhaltung übernehmen! |
Von den beschriebenen Fällen abzugrenzen sind sog. Gefälligkeitsrechnungen, deren Berichtigung aufgrund der damit einhergehenden Gefährdung des Steueraufkommens von Ihrem Mandanten streng formales Vorgehen erfordert (vgl. dazu Weimann in GStB 14, 33 ff.).
FAZIT | Für die Rechnungsberichtigung sollten in Absprache mit dem Steuerberater feste Verfahrensabläufe entwickelt werden. Des Weiteren sollte sichergestellt werden, dass die Buchhalter des Mandantenunternehmens nur nach dem vereinbarten Muster verfahren. |
