26.05.2015 · Fachbeitrag · Freiberufler und Gewerbetreibende 

Zugriff auf Kassendaten bei einer Außenprüfung

| Verwenden Einzelhändler eine PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, dann kann der Betriebsprüfer im Rahmen einer Außenprüfung auch auf die Kasseneinzeldaten zugreifen. Dies hat der BFH in drei zu Apotheken ergangenen Urteilen entschieden ( BFH 16.12.14, X R 42/13, X R 29/13, X R 47/13). |

• Sachverhalt

In einem der Streitfälle nutzte eine buchführungspflichtige Apotheke ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Die Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Bei einer Außenprüfung verweigerte das Unternehmen dem Prüfer den Datenzugriff auf die Einzeldokumentation der Warenverkäufe, weil es nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet sei. Dies sah der BFH allerdings anders.

Zum Hintergrund

Für bare Kasseneinnahmen hatte der BFH in einer Entscheidung aus 1966 bereits klargestellt, dass der nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall nicht nur der am Tagesende insgesamt vereinnahmte Betrag ist (sog. Tageslosung). Einzelaufzeichnungen der Kassenvorgänge könnten aber nur im Rahmen des nach Art und Umfang des Geschäfts Zumutbaren verlangt werden. Bei Unternehmen, die Waren von geringem Wert an eine Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen, müssten die baren Betriebseinnahmen daher grundsätzlich nicht einzeln aufgezeichnet werden - so der BFH. In den jetzt entschiedenen „Apothekenfällen“ macht der BFH hierzu allerdings eine wichtige Einschränkung: