· Fachbeitrag · Arbeitgeberleistungen
So lässt sich Mankogeld als steuer- und beitragsfreie Fehlgeldentschädigung zahlen
von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage, www.steuer-webinar.de
| Arbeitnehmer, die im Bereich der Kassenführung tätig sind, können eine besondere steuer- und beitragsfreie Entschädigung zum Ausgleich von Kassenverlusten erhalten ‒ als Mankogeld oder Fehlgeldentschädigung. LGP erläutert die Einzelheiten zu diesem Gehaltsextra. |
Die „Lösung“ von Kassenfehlbeständen
Rechnet der Arbeitnehmer am Tagesende die von ihm bediente Kasse ab, ergibt sich nicht immer ein Kassenbestand, der dem Sollsaldo entspricht. Es liegen Fehlbeträge vor. Für den Arbeitgeber stellt sich dann die Frage, ob er den Kassenfehlbestand akzeptiert und seine Einnahmen reduziert, oder der den Kassenfehlbestand möglicherweise verursachende Arbeitnehmer für den Fehlbestand aus eigenem Portemonnaie aufzukommen hat.
Wichtig | Grundsätzlich haftet der Arbeitnehmer bei leichter Fahrlässigkeit nicht für Kassenfehlbestände. Kann ihm mittlere Fahrlässigkeit vorgeworfen werden, haftet er anteilig. Nur bei grober Fahrlässigkeit/Vorsatz kommt eine vollständige Haftung in Betracht. In der Praxis ist es allein aus Nachweisgründen nicht immer leicht, Fehlbeträge vom Arbeitnehmer einzufordern.
Mankoabrede mit Arbeitnehmer vereinbaren
Möchte der Arbeitgeber dennoch erreichen, dass seine Arbeitnehmer für nahezu alle Kassenfehlbeträge aufkommen und er damit immer eine „glatte“ Kasse hat, sollte er mit seinen Arbeitnehmern eine Mankoabrede vereinbaren. Diese Abrede hat zum Ziel, dass der Arbeitnehmer eine verschuldensunabhängige Haftung für das ihm anvertraute Geld übernimmt (quasi eine „Garantiehaftung“). Sie ist allerdings regelmäßig an drei Bedingungen geknüpft:
- 1. Der Arbeitnehmer muss die alleinige Verfügungsgewalt und den alleinigen Zugang zu der ihm anvertrauten Kasse haben (also z. B. keine Poolkasse).
- 2. Als Ausgleich für das Haftungsrisiko muss der Arbeitnehmer einen angemessenen wirtschaftlichen Ausgleich erhalten, das sog. Mankogeld bzw. die Fehlgeldentschädigung.
- 3. Der Umfang der Haftung muss klar und eindeutig gefasst sein. Oft erstreckt sich die Haftung daher auf das im Gegenzug erhaltene Mankogeld.
PRAXISTIPP | Der Vorteil dieser Mankoabrede liegt auf der Hand. Der Arbeitnehmer wird durch die Haftungsbegrenzung außer bei Vorsatz bzw. grober Fahrlässigkeit vor extrem hohen Forderungen geschützt und kann bei glatter Kasse das Mankogeld als Gehaltsextra behalten. Der Arbeitgeber wiederum profitiert von motivierten Arbeitnehmern, die sorgfältig auf den Kassenbestand achten. |
Steuerfreiheit von Mankogeld bzw. Fehlgeldentschädigung
Hier kommt das Steuerrecht ins Spiel. Erhält ein Arbeitnehmer ein Mankogeld oder eine Fehlgeldentschädigung, kann dies(e) steuer- und beitragsfrei sein.
Für Mankogeld/Fehlgeldentschädigung gibt es einen Freibetrag
Pauschale Fehlgeldentschädigungen an Arbeitnehmer, die im Kassen- und Zähldienst eingesetzt werden, sind nur insoweit als Arbeitslohn einzuordnen, wie sie 16 Euro im Monat übersteigen (R 19.3 Abs. 1 Nr. 4 LStR). Sprich: Bis zu 16 Euro im Monat sind steuer- und beitragsfrei (Freibetrag).
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Kassierer Ingo erhält eine monatliche Fehlgeldentschädigung von 30 Euro.
Lösung: Bei den 16 Euro handelt es sich um einen Freibetrag und nicht um eine Freigrenze. Daher sind 16 Euro steuer- und beitragsfrei (kein Arbeitslohn). Die weiteren 14 Euro sind im Zeitpunkt des Zuflusses beim Arbeitnehmer als regulärer Barlohn den Steuern und Sozialabgaben zu unterwerfen. |
Die Steuerfreiheit für Mankogelder und Fehlgeldentschädigungen greift dabei unabhängig davon, ob die Zahlung tatsächlich aufgrund einer Haftung des Arbeitnehmers erfolgt. Auch Zahlungen, die lediglich dafür erfolgen, dass kein Kassenfehlbestand auftritt, fallen unter die Begünstigung.
Wichtig | Der Arbeitgeber muss für die Steuer- und Beitragsfreiheit die Fehlgeldentschädigung nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlen. Sprich: Auch eine Gehaltsumwandlung berechtigt zur Inanspruchnahme der Begünstigung.
Diese Arbeitnehmergruppen können von der Steuerbefreiung profitieren
Die Steuerbefreiung ist nicht auf die Arbeitnehmer begrenzt, die tagtäglich mit dem Kassen- oder Zähldienst beschäftigt sind. Es kommt nur darauf an, dass die Arbeitnehmer überhaupt (in geringem Umfang) im Kassen- oder Zähldienst tätig sind. Daher können z. B. auch diejenigen Arbeitnehmer entsprechende Zahlungen steuer- und beitragsfrei erhalten, die z. B. die Portokasse verwalten, eine offene Ladenkasse führen oder bei einer Arztpraxis etwaige Zahlungen (z. B. für IGEL-Leistungen) annehmen.
Mankogeld reduziert Werbungskostenabzug
Auch wenn der Nachweis der tatsächlichen Höhe gegenüber dem Finanzamt in der Praxis schwer ist, gehören Zahlungen des Arbeitnehmers für den Ausgleich von Kassenfehlbeträgen grundsätzlich zu den Werbungskosten des Arbeitnehmers. Erhält jedoch der Arbeitnehmer für die Fehlbeträge eine pauschale Entschädigung, so ist diese, soweit sie steuerfrei ist (monatlich bis zu 16 Euro), von den Werbungskosten abzuziehen (§ 3c Abs. 1 EStG).
Weiterführender Hinweis
- Musterformulierung für Fehlgeldabrede → Abruf-Nr. 48588964
