29.11.2024 · Fachbeitrag · Arbeitgeberleistungen/Sicherheitseinrichtungen

Aufwendungen für sicherheitsgefährdete Arbeitnehmer: Das sind die lohnsteuerlichen Spielregeln

von StB Dipl.-Finw. (FH) Susanne Weber, Rödl & Partner, München

| Manche Arbeitnehmer ‒ wie etwa Vorstände in Konzernen oder Bankmanager ‒ sind aufgrund ihrer beruflichen Position sicherheitsgefährdet. Ihre Arbeitgeber tragen dann die Kosten für die Sicherheitsmaßnahmen, z. B. für Personenschutz, Sicherheitseinrichtungen oder ein gepanzertes Fahrzeug. Das BMF hat die lohnsteuerlichen Regeln zu solchen Aufwendungen für sicherheitsgefährdete Arbeitnehmer am 11.11.2024 aktualisiert. Das neue Schreiben ist in allen offenen Fällen anzuwenden und ersetzt das bisherige Schreiben. LGP hat die Details für Sie. |

Was für den Einbau von Sicherheitseinrichtungen gilt

Für den Einbau von Sicherheitseinrichtungen gilt lohnsteuerlich Folgendes:

Arbeitnehmer mit konkreter Positionsgefährdung

Arbeitnehmer können durch eine für die Gefährdungsanalyse zuständige Behörde (Sicherheitsbehörde) in die Gefährdungsstufen 1 bis 3 eingeordnet sein.

Gefährdungsstufe 1: Die Person ist erheblich gefährdet, mit einem Anschlag ist jederzeit zu rechnen.

Gefährdungsstufe 2: Die Person ist gefährdet, ein Anschlag ist nicht auszuschließen.

Gefährdungsstufe 3: Eine Gefährdung der Person ist nicht auszuschließen.

In all diesen Fällen geht die Finanzverwaltung wie bisher davon aus, dass der Einbau von Sicherheitseinrichtungen (Grund- und Spezialschutz) im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt; folglich liegt kein Arbeitslohn vor (BMF, Schreiben vom 11.11.2024, Az. IV C 5 ‒ S 2332/23/10006 :001, Abruf-Nr. 244745).

Zu solchen Einrichtungen können z. B. einbruchshemmende Fenster und Türen, Alarmanlagen, Videoüberwachung, Zugangskontrollsysteme u. Ä. gehören.

In der Gefährdungsstufe 3 gilt dies allerdings nur bis zu dem Betrag, den vergleichbare Bundesbedienstete als Regelbetrag erhalten können. Dieser lag bisher bei 30.000 DM (15.399 Euro). Nun ist der Betrag auf 30.000 Euro angehoben worden. Für darüber hinausgehende Aufwendungen liegt (wie bisher) nur dann kein Arbeitslohn vor, soweit die Sicherheitsbehörde den Einbau der jeweiligen Sicherheitseinrichtung empfohlen hat.

Wichtig | Ist der Arbeitnehmer nicht in eine Gefährdungsstufe eingeordnet, führen Arbeitgeberleistungen für Sicherheitseinbauten zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Bisherige Regelung für abstrakte Positionsgefährdung ist weggefallen

Nach dem bisherigen BMF-Schreiben war es möglich, eine abstrakte Positionsgefährdung durch eine oberste Bundes- oder Landesbehörde feststellen zu lassen oder anderweitig nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. War dies der Fall, waren Einbauten bis zu einem Betrag von 15.000 DM (7.669 Euro) kein Arbeitslohn. Dies fällt ab 2025 ersatzlos weg.

Einbaukosten in Wohnung sowie Betriebs- und Wartungskosten

Für die lohnsteuerliche Behandlung spielt es keine Rolle, ob die Sicherheitseinrichtungen in eine angemietete Wohnung oder in eine dem Arbeitnehmer gehörende Wohnung eingebaut werden und ob diese in das Eigentum des Arbeitnehmers übergehen. Allein entscheidend für die lohnsteuerliche Behandlung ist das Maß der Gefährdung des einzelnen Arbeitnehmers (siehe oben).

Betriebs- und Wartungskosten teilen steuerlich das Schicksal der Einbaukosten und sind ggf. anteilig nach dem Verhältnis des steuerpflichtigen Anteils an den Gesamteinbaukosten steuerpflichtig.

Zuflusszeitpunkt

Es ist unbeachtlich, in welchem Veranlagungszeitraum die Aufwendungen angefallen sind. Der Höchstbetrag von 30.000 Euro gilt auch, wenn die Aufwendungen in verschiedenen Veranlagungszeiträumen angefallen sind. Evtl. steuerpflichtige Vorteile fließen dem Arbeitnehmer beim Einbau sofort als Arbeitslohn zu.

Änderung der Gefährdungsstufe und die lohnsteuerlichen Folgen

Eine spätere Änderung der Gefährdungsstufe löst keine steuerlichen Konsequenzen aus; etwas anderes gilt nur, wenn sie noch innerhalb des Jahres erfolgt, in dem die Sicherheitseinrichtungen eingebaut worden sind.

Beispiel

In das Wohnhaus eines neu bestellten Vorstandsmitglieds lässt eine AG im Zeitraum Februar 2025 bis Mai 2025 Sicherheitseinrichtungen einbauen. Im November 2025 wird er erstmals in Gefährdungsstufe 3 eingeordnet.

Lösung: Die Aufwendungen der AG bleiben beim Vorstandsmitglied bis zu einem Betrag von 30.000 Euro steuerfrei, da die Einstufung in Gefährdungsstufe 3 noch innerhalb des Jahres 2025 erfolgt.

Ersatz von Aufwendungen für Einbau von Sicherheitseinrichtungen

Die obigen Regelungen gelten nicht nur für vom Arbeitgeber eingebaute Sicherheitseinrichtungen, sondern auch, wenn der Arbeitnehmer diese selbst einbaut und die Kosten für den Einbau und Betriebs- und/oder Wartungskosten vom Arbeitgeber erstattet werden. Allerdings gilt dies nur, wenn der Ersatz der Aufwendungen in zeitlichem Zusammenhang mit dem Einbau oder der Zahlung laufender Betriebs- oder Wartungskosten erfolgt; andernfalls ist der Aufwendungsersatz steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Beispiel

Der Arbeitnehmer hat im Jahr 2023 bei der Renovierung seines Hauses eine Alarmanlage einbauen lassen. Im Jahr 2025 wird er zum Vorstand ernannt und in Sicherheitsstufe 3 eingeordnet. Der Arbeitgeber erstattet die Kosten für die Alarmanlage.

Lösung: Diese Erstattung ist in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn, weil der Ersatz der Aufwendungen nicht in zeitlichem Zusammenhang mit dem Einbau steht.

Wichtig | Ersetzt der Arbeitgeber Aufwendungen eines konkret gefährdeten Arbeitnehmers (Gefährdungsstufe 1 bis 3) für Sicherheitseinrichtungen nicht, kann der Arbeitnehmer seine Aufwendungen als Werbungskosten abziehen. Ist der Arbeitnehmer nicht konkret gefährdet, gehören die Kosten für Sicherheitseinrichtungen zu den Kosten der Lebensführung; sie sind keine Werbungskosten (BFH, Urteil vom 05.04.2006, Az. IX R 109/00, Abruf-Nr. 244847).

Was für den Personenschutz gilt

Arbeitgeberaufwendungen für den Personenschutz (z. B. Leibwächter) führen weiter nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Denn der Personenschutz wird im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt.

Das gilt speziell beim sicherheitsgeschützten Dienstwagen

Die Besonderheiten bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils gelten unverändert weiter, wenn dem Arbeitnehmer ein sicherheitsgeschütztes (gepanzertes) Fahrzeug als Dienstwagen zur privaten Kfz-Nutzung überlassen wird:

Wird die Ein-Prozent-Regelung angewendet, kann der Bruttolistenpreis des leistungsschwächeren Fahrzeugs zugrunde gelegt werden, das dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt würde, wenn seine Sicherheit nicht gefährdet wäre (vgl. R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 S. 7 LStR).

Wird der geldwerte Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt, kann die AfA nach den Anschaffungskosten des leistungsschwächeren Kraftfahrzeugs bzw. die entsprechende Leasingrate des leistungsschwächeren Kraftfahrzeugs angesetzt werden, das dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt würde, wenn seine Sicherheit nicht gefährdet wäre. Da durch die Panzerung höhere laufende Betriebskosten verursacht werden, können 70 Prozent der tatsächlich ermittelten laufenden Kosten angesetzt werden (vgl. BMF, Schreiben vom 03.03.2022, Az. IV C 5 ‒ S 2334/21/10004 :001, Rz. 38, Abruf-Nr. 228043).

Ist das gepanzerte Fahrzeug zum Selbststeuern nicht geeignet, wird ein Fahrer gestellt; für die Fahrergestellung ist kein gesonderter geldwerter Vorteil zu versteuern. Dies gilt unabhängig davon, in welche Gefährdungsstufe der Arbeitnehmer eingeordnet ist (vgl. R 8.1 Abs. 10 S. 3 Nr. 4 LStR).

Weiterführender Hinweis