· Fachbeitrag · Betriebsausgaben
Geschenke an Arbeitnehmer, Geschäftspartner und Kunden steuerlich richtig behandeln
von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage, www.steuer-webinar.de
| Bei Geschenken an Arbeitnehmer, Geschäftspartner und Kunden ist stets von besonderem Interesse, ob die Geschenke zu abzugsfähigen Betriebsausgaben führen, ein Vorsteuerabzug möglich ist und ob der Vorteil beim Beschenkten der Besteuerung unterliegt. Sofern Letzteres der Fall ist, stellt sich die Frage, ob die Zuwendungen pauschal besteuert werden können. LGP geht den klassischen Fragen rund um das Thema „Geschenke“ auf den Grund und liefert passende Antworten. |
Geschenke und der Abzug als Betriebsausgabe
Ein Geschenk setzt eine unentgeltliche Zuwendung an einen Dritten voraus. Es liegt regelmäßig dann vor, wenn einem Arbeitnehmer, Geschäftspartner oder Kunden eine Bar- oder Sachzuwendung gegeben wird, ohne dass man dazu rechtlich verpflichtet ist und ohne dass es einen zeitlichen oder sonstigen unmittelbaren Zusammenhang zu einer Gegenleistung gibt. Geschenke richten sich also an einen konkreten Empfänger und nicht an einen unbestimmten Empfängerkreis, wie es z. B. bei der Werbung der Fall ist.
Sind die Geschenke eines Unternehmens an Arbeitnehmer, Geschäftspartner und Kunden betrieblich veranlasst, sind sie grundsätzlich nach § 4 Abs. 4 EStG als Betriebsausgabe abzugsfähig. Andernfalls handelt es sich um Kosten der privaten Lebensführung nach § 12 Nr. 1 EStG.
Wichtig | Keine Geschenke sind Kränze und Blumen bei Beerdigungen, Spargeschenkgutscheine der Kreditinstitute und darauf beruhende Gutschriften auf dem Sparkonto anlässlich der Eröffnung des Sparkontos sowie Preise anlässlich eines Preisausschreibens oder einer Auslobung (R 4.10 Abs. 4 S. 5 EStR).
Geschenke an Geschäftspartner/Kunden und 35-Euro-Grenze
Eine Besonderheit besteht, wenn das Geschenk einem Geschäftspartner oder Kunden übergeben wird. In diesem Fall sind die Aufwendungen nur dann als Betriebsausgabe abziehbar, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem jeweiligen Empfänger im Wirtschaftsjahr (regelmäßig Kalenderjahr) zugewendeten Gegenstände 35 Euro nicht übersteigen.
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Unternehmer M verschenkt einmal im Jahr an ausgewählte Privatkunden Karten für eine Kabarettveranstaltung im Wert von je 25 Euro. M kann den Betrag voll als Betriebsausgabe absetzen. |
Liegen die Aufwendungen darüber, sind diese zwar innerhalb der Bilanz als Betriebsausgabe abzugsfähig, müssen für steuerliche Zwecke jedoch gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG dem Gewinn hinzugerechnet werden.
Freigrenze von 35 Euro ‒ das gehört dazu
Bei dem Höchstbetrag von 35 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Das bedeutet, dass der gesamte Betriebsausgabenabzug entfällt, wenn die Kosten für ein Geschenk oder sämtliche Geschenke an eine Person binnen eines Jahres höher als 35 Euro sind. Die Freigrenze gilt je Empfänger und Kalenderjahr. Eine Umgehung durch Geschenke an dem Empfänger nahestehende Personen ‒ etwa die Ehefrau oder Kinder ‒ ist problematisch; denn derartige Geschenke sind dem Empfänger zuzurechnen, wenn zu der nahestehenden Person keine eigene Geschäftsbeziehung besteht.
Zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Geschenks im Sinne des § 255 HGB zählen auch die Kosten einer Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger. Ob die Umsatzsteuer einzubeziehen ist, hängt davon ab, ob Umsätze getätigt wurden, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Besteht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, ist auf den Nettowarenwert ohne Umsatzsteuer abzustellen. Ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, ist der Bruttowarenwert einschließlich Umsatzsteuer maßgeblich.
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Unternehmer U verschenkt ein Geschenk mit einem Bruttopreis von 41,65 Euro (darin enthalten ist 6,65 Euro Vorsteuer).
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Wichtig | Eine Besonderheit bilden Verpackungs- und Versandkosten für den Transport vom Zuwendenden zum beschenkten Empfänger. Diese bleiben bei der Berechnung unberücksichtigt (R 4.10 Abs. 3 S. 1 EStR)
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Versicherungsmakler V schenkt seinen A-Kunden ein auf sein Maklerunternehmen gelabeltes Wein-Paket zu einem Preis von 34,90 einschließlich Umsatzsteuer. Für Porto und Versand fallen zusätzlich 5,80 Euro an. V kann die 34,90 Euro als Betriebsausgabe absetzen. Die Kosten für Porto und Versand werden nicht auf die 35-Euro-Grenze angerechnet. Sie sind zusätzlich als Betriebsausgabe abziehbar. |
Ausnahmefall: Teure Geschenke an Geschäftspartner doch abzugsfähig
Geschenke an Geschäftspartner mit Kosten über 35 Euro können ausnahmsweise abzugsfähig sein. Das ist der Fall, wenn das Geschenk beim Empfänger ausschließlich betrieblich genutzt werden kann (R 4.10 Abs. 2 S. 4 EStR).
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Ein Hersteller pharmazeutischer Gegenstände schenkt einem Arzt Praxisgegenstände, z. B. ein Blutdruckmesser. Die Aufwendungen sind in voller Höhe als Betriebsausgabe beim Schenkenden zu berücksichtigen, selbst wenn die Aufwendungen die Freigrenze von 35 Euro überschreiten. |
Strenge Aufzeichnungsvorschriften
Wegen der 35-Euro-Grenze ist es erforderlich, die Geschenke fortlaufend, zeitnah, einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG). Dabei muss auch der Name des Empfängers aus dem Buchungsbeleg bzw. der Buchung ersichtlich sein (R 4.11 Abs. 2 EStR). Dies gilt selbst dann, wenn der Wert der Zuwendung bereits mehr als 35 Euro beträgt (BFH, Urteil vom 25.03.1998, Az. IV B 106/97, Abruf-Nr. 226990). Nur so kann das Finanzamt prüfen, ob die Grenze von 35 Euro je Wirtschaftsjahr und Empfänger eingehalten wurde. Ohne eine solche Aufzeichnung entfällt der Betriebsausgabenabzug; und zwar auch für Geschenke unter 35,01 Euro.
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Unternehmer U erwirbt zu Beginn des Jahres 36 Flaschen Sekt, die er zu Geburtstagen oder Jubiläen an wichtige Geschäftskunden verschenkt. Er muss ‒ etwa auf der Rückseite der Rechnung ‒ die Namen aller 36 Empfänger einzeln auflisten (handschriftlich genügt). Nicht zwingend, jedoch im Betriebsprüfungsfall hilfreich, ist zusätzlich die Angabe des Datums und des Anlasses, zu dem U das Geschenk überreicht hat. |
Wichtig | Besteht im Hinblick auf die Art des Geschenks (z. B. Taschenkalender, Kugelschreiber), des geringen Werts und die Vielzahl der Empfänger (z. B. Verteilung auf einer Messe) die Vermutung, dass es sich um Streuwerbung handelt und die Freigrenze von 35 Euro bei dem einzelnen Empfänger nicht überschritten wird, ist nach herrschender Meinung auf Basis des BMF-Schreibens vom 19.05.2015 (Az. IV C 6 ‒ S 2297-b/14/10001, Rz. 10, Abruf-Nr. 176974) eine Angabe der Namen der Empfänger nicht erforderlich. Es handelt sich um unbeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben. Die Aufwendungen sind aber dennoch gesondert aufzuzeichnen. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte dennoch die einzelnen Empfänger ‒ soweit möglich ‒ aufzeichnen. Denn sobald die Zuwendung individualisiert und/oder an einen bestimmten Empfängerkreis verteilt wird (keine „Streuwerbung“) liegen wiederum mit Angabe des Empfängers aufzuzeichnende Geschenke vor (OFD Frankfurt am Main, Verfügung vom 27.02.2019 Az. S 2145 A ‒ 005 ‒ St 210, Abruf-Nr. 208389).
Geschenke an Arbeitnehmer unbeschränkt abziehbar
Die beschränkte Abzugsfähigkeit und die 35-Euro-Grenze gelten für Nicht-Arbeitnehmer. Sprich: Geschenke an Arbeitnehmer des schenkenden Unternehmens sind uneingeschränkt abziehbar. Geschenke an Arbeitnehmer verbundener oder fremder Unternehmen sind dagegen beschränkt abzugsfähig. Der Arbeitnehmerbegriff ist nach lohnsteuerlichen Grundsätzen zu prüfen. Maßgeblich für die Einordnung ist der Zeitpunkt der Schenkung.
Versteuerung des Geschenks beim Zuwendungsempfänger
Für die Erfassung beim Zuwendungsempfänger gelten folgende Spielregeln:
Zuwendungsempfänger ist Arbeitnehmer
Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber ein Geschenk, so handelt es sich um eine Zuwendung aus dem Arbeitsverhältnis heraus. Das Geschenk muss beim Arbeitnehmer als Sachbezug versteuert werden und unterliegt den Sozialabgaben. Hierbei sind jedoch zwei Ausnahmen zu beachten:
- 1. Sachleistungen des Arbeitgebers, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung führen, gehören als bloße Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 1 LStR). Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro (z. B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger), die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden (z. B. Geburtstag). Geldzuwendungen gehören hingegen stets zum Arbeitslohn.
- 2. Geschenke sind als Sachzuwendung regelmäßig mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort zu bewerten (§ 8 Abs. 2 S. 1 EStG). Beläuft sich der Wert (nach Abzug von Zuzahlungen des Arbeitnehmers) auf nicht mehr als 50 Euro im Monat (bis 31.12.2021: 44 Euro/Monat), bleiben die Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG außer Ansatz. Sie sind damit für den Arbeitnehmer steuer- und beitragsfrei.
Zuwendungsempfänger ist Geschäftspartner/unternehmerisch tätiger Kunde
Erhält ein Unternehmer oder Freiberufler ein Geschenk von einem Geschäftspartner, stellt dieses für ihn eine Betriebseinnahme dar. Diese muss er in der Buchhaltung mit dem gemeinen Wert gewinnerhöhend erfassen (§ 6 Abs. 4 EStG). Im Anschluss kommt es darauf an, wie er das Geschenk nutzt.
- Erfolgt eine private Nutzung durch den Beschenkten (z. B. eine Flasche Wein wird vom Betriebsinhaber getrunken), liegt eine gewinnneutrale Entnahme im Sinne des § 4 Abs. 1 Nr. 2 EStG vor. Diese ist gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 1 EStG mit dem Teilwert zu bewerten. Effektiv wird damit das Geschenk im betrieblichen Bereich des Empfängers versteuert.
- Erfolgt hingegen eine betriebliche Nutzung (z. B. die Flasche Wein wird einem Mitarbeiter übergeben), berechtigt die betriebliche Verwendung wiederum zum Betriebsausgabenabzug und das Geschenk ist auf Ebene des Beschenkten im Saldo gewinnneutral. Dabei ist zu beachten, dass erhaltenes Anlagevermögen im Anlagenverzeichnis aufzunehmen und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden muss, wenn kein Abzug als GWG/Sammelposten möglich sein sollte.
Wichtig | Nicht von Bedeutung ist, ob die Kosten des Geschenks mehr als 35 Euro bzw. weniger als 35,01 Euro betragen. Die Versteuerung beim Empfänger ist unabhängig vom Betriebsausgabenabzug des Schenkenden (BFH, Urteil vom 05.07.1996, Az. VI R 10/96). Lediglich wenn der Wert des Geschenks bis zu zehn Euro beträgt, unterbleibt eine Besteuerung beim Zuwendungsempfänger; das sind die Streuwerbeartikel.
Wichtig | In der Praxis wird ein Geschenk oft nicht als Betriebseinnahme beim Beschenkten erfasst. Da der Schenker jedoch für seinen eigenen Betriebsausgabenabzug den Empfänger aufzeichnen muss, ist die steuerliche Erfassung durch Kontrollmitteilungen beim Beschenkten durchaus möglich.
Empfänger ist Privatperson
Ist der Empfänger eine Privatperson (z. B. potenzieller Endkunde), löst das Geschenk keine steuerlichen Folgen aus, weil kein Zufluss im Rahmen einer der sieben Einkunftsarten vorliegt.
Umgehung der Versteuerung: Pauschalierung nach § 37b EStG
Ein Geschenk erfüllt seinen Zweck nicht, wenn es der Empfänger versteuern muss. Daher gestattet es § 37b EStG, dass der Zuwendende die Einkommensteuer auf Sachzuwendungen an Nichtarbeitnehmer (§ 37b Abs. 1 EStG) oder eigene Arbeitnehmer (§ 37b Abs. 2 EStG) mit einem Steuersatz von 30 Prozent pauschal übernehmen und abführen kann. Hinzu kommen Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag; dabei kann die Kirchensteuer entweder nach dem sog. vereinfachten Verfahren oder nach dem sog. Nachweisverfahren ermittelt werden (Oberste Finanzbehörden der Länder, gleichlautende Erlasse vom 08.08.2016, Abruf-Nr. 226995).
Voraussetzung der Pauschalierung nach § 37b EStG
Voraussetzung für die Pauschalierung ist, dass die Zuwendung betrieblich veranlasst ist (BFH, Urteil vom 12.12.2013, Az. VI R 47/12, Abruf-Nr. 140475) und beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führt (BFH, Urteil vom 16.10.2013, Az. VI R 57/11, Abruf-Nr. 140168).
Wichtig | Eine Pauschalierung der Steuer kommt somit nicht in Betracht
- bei privaten Empfängern des Geschenks, weil bei ihnen keine Einkommensteuer anfällt und diese folglich auch nicht pauschaliert werden kann, sowie
- bei Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer im Sinne von R 19.6 LStR.
Denn § 37b EStG schafft keine eigenständige Einkunftsart und erweitert nicht den Lohnbegriff, sondern stellt lediglich eine besondere pauschalierende Erhebungsform der Einkommensteuer zur Wahl.
Ausschluss von der Pauschalierung
Ausgenommen von der pauschalen Besteuerung sind Geschenke im Wert von bis zu zehn Euro, also die Streuwerbeartikel. Denn diese unterliegen beim Empfänger nicht der Besteuerung (BMF, Schreiben vom 19.05.2015, Rz. 10, siehe oben). Die Pauschalierung ist zudem nicht anwendbar,
- 1. soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 10.000 Euro als absoluten Höchstbetrag übersteigen (§ 37b Abs. 1 S. 3 Nr. 1 EStG) oder
- 2. wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 Euro als Höchstgrenze übersteigen (§ 37b Abs. 1 S. 3 Nr. 2 EStG).
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Das Pauschalierungsverfahren
Wendet der Zuwendende die Pauschalierung nach § 37b EStG an, schuldet er die pauschale Steuer. Bemessungsgrundlage für die Steuer sind seine Aufwendungen einschl. Umsatzsteuer. Ein Abschlag für übliche Preisnachlässe (wie bei § 8 Abs. 2 S. 1 EStG) ist nicht vorzunehmen.
Erfolgt eine pauschale Besteuerung, bleibt die Sachzuwendung gemäß § 37b Abs. 3 S. 1 EStG bei der Ermittlung der Einkünfte des Empfängers unberücksichtigt. Der Empfänger kann die pauschale Einkommensteuer auch nicht auf seine eigene Steuerschuld anrechnen (§ 37b Abs. 3 S. 2 i. V. m. § 40 Abs. 3 EStG). Damit der Beschenkte weiß, dass es sich um ein „richtiges“ Geschenk handelt, ist er von der Übernahme der Steuer zu unterrichten (§ 37b Abs. 3 S. 3 EStG).
Wichtig | Die Pauschalierung ist einheitlich für alle Geschenke anzuwenden, die innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährt werden. Der Zuwendende hat dabei ein Wahlrecht, ob er § 37b EStG für alle Zuwendungen oder nur für Zuwendungen an Dritte (§ 37b Abs. 1 EStG) bzw. Arbeitnehmer (§ 37b Abs. 2 EStG) anwendet.
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Händler B beschenkt einmal im Jahr seine Geschäftskunden und Lieferanten mit einer Kiste Wein im Wert von 25 Euro. Insgesamt hat er 100 Weinkisten erworben und dafür 2.500 Euro bezahlt. Er zeichnet die Empfänger einzeln auf und bucht die Kosten auf einem gesonderten Konto. Weitere Geschenke hat er in diesem Jahr nicht getätigt.
Lösung: Da die Aufwendungen je Empfänger und Kalenderjahr nicht mehr als 35 Euro betragen, sind diese in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig. Damit die Empfänger den Wein nicht versteuern müssen, pauschaliert B die Steuer und übernimmt sie; das sind 750 Euro Lohnsteuer (30 Prozent) zuzüglich Soli und ggf. Kirchensteuer (im vereinfachten Verfahren oder Nachweisverfahren). Unterrichtet er hierüber die Empfänger, ergibt sich bei diesen keine Steuerpflicht. |
Übernahme der pauschalen Steuer als „weiteres“ Geschenk?
In der Praxis stellt sich die Frage, ob die pauschale Steuer beim Zuwendenden als Betriebsausgabe abzugsfähig ist oder als weiteres Geschenk der Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG unterliegt. Die Finanzverwaltung stellt hier darauf ab, ob die Aufwendungen für das Geschenk selbst (also ohne Pauschalsteuer) als Betriebsausgabe abzugsfähig sind.
- Ist das Geschenk abzugsfähig, ist auch die Pauschalsteuer abzugsfähig. Dies gilt selbst dann, wenn die Aufwendungen für das Geschenk und die pauschale Steuer in der Summe die Grenze von 35 Euro überschreiten.
- Ist das Geschenk selbst nicht abzugsfähig (weil es die Grenze von 35 Euro überschreitet), ist auch die Pauschalsteuer nicht abzugsfähig und muss dem Gewinn hinzugerechnet werden (BMF, Schreiben 19.05.2015, Rz. 26).
Vorsteuerabzug für den schenkenden Unternehmer
Zuletzt stellt sich die Frage, ob der schenkende Unternehmer aus den Aufwendungen für das Geschenk einen Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG beanspruchen kann. Hier sind zunächst die allgemeinen Grundsätze maßgebend. Insbesondere muss
- es sich um eine Lieferung oder sonstige Leistung eines anderen Unternehmers für das Unternehmen handeln und
Arbeitnehmer werden beschenkt
Beschenkt der Unternehmer einen seiner Arbeitnehmer, und stellt das Geschenk beim Arbeitnehmer eine nicht zum Arbeitslohn gehörende Aufmerksamkeit dar (max. 60 Euro, R 19.6 Abs. 1 LStR), so ist die Vorsteuer in voller Höhe abziehbar. Zudem ergibt sich keine Steuerpflicht der Zuwendung nach § 3 Abs. 1b Nr. 2 UStG.
In anderen Zuwendungsfällen an Arbeitnehmer ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen, weil die beabsichtigte unentgeltliche Zuwendung eine unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 1b Nr. 2 UStG auslösen würde.
Geschäftspartner und Kunden werden beschenkt
Beschenkt der Unternehmer Geschäftspartner und Kunden, kommt es wie bei den Ertragsteuern auf die Höhe der Aufwendungen für Geschenke an jeden einzelnen Empfänger im Wirtschaftsjahr an.
- Betragen die Aufwendungen je Empfänger und Kalenderjahr nicht mehr als 35 Euro, so ist sowohl der Betriebsausgabenabzug zulässig als auch ein Vorsteuerabzug unter den übrigen Voraussetzungen möglich. Eine Besteuerung als unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 1b Nr. 3 UStG erfolgt nicht, weil es sich um Geschenke von geringem Wert handelt.
- Übersteigen die Aufwendungen hingegen die Freigrenze von 35 Euro, so entfällt gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG einerseits der Betriebsausgabenabzug und andererseits gemäß § 15 Abs. 1a S. 1 UStG der Vorsteuerabzug. Eine unentgeltliche Wertabgabe ist mangels Vorsteuerabzug nicht zu versteuern (§ 3 Abs. 1b S. 2 UStG). Für umsatzsteuerliche Zwecke sind bei der Prüfung neben den Sachgeschenken auch Geldgeschenke einzubeziehen.
PRAXISTIPP | Ist der Betriebsausgabenabzug alleine deswegen zu versagen, weil die gesonderten Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG nicht eingehalten wurden, ist aus diesem Grund noch nicht der Vorsteuerabzug zu versagen. |
