21.03.2019 · Fachbeitrag · Lohnabrechnung/Reisekosten

Eigenbelege als Notfalllösung für fehlende Nachweise: So gehen Arbeitgeber damit um

von StB, Dipl.-Finw. (FH) Anne L’habitant, WTS Steuerberatungsges. mbH

| In der Hektik des Alltags kommt es immer wieder vor, dass Arbeitnehmer Quittungen verlieren oder vergessen haben, sich eine aushändigen zu lassen. Nichtsdestotrotz haben sie im Auftrag ihres Arbeitgebers gehandelt und Kosten verauslagt, die sie natürlich erstattet haben möchten. Eigenbelege sind da die Notfalllösung für die fehlenden Nachweise. Damit die Kostenerstattung auch die Finanzverwaltung anerkennt, sollten die folgenden Regelungen und Voraussetzungen bekannt sein. |

Eigenbelege und die ordnungsgemäße Buchführung

Aus § 238 HGB abgeleitet, kennt jeder den Ausspruch „Keine Buchung ohne Beleg“. Steuerrechtlich konkretisiert wird dies im § 146 AO sowie im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (Az. IV A 4 ‒ S 0316/13/10003, Abruf-Nr. 143316) zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hiernach gilt:

• Um sicherzustellen, dass und wie ein Zusammenhang zwischen der Buchung und dem in der Realität verwirklichten Sachverhalt besteht, ist immer ein Beleg vorzuhalten.