· Fachbeitrag · Lohnsteuer
So wirken sich die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 in der Praxis aus
von StB Dipl.-Finw. (FH) Volker Grasmück, Walsheim
| Am 1. Januar 2015 treten die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 in Kraft. Der folgende Beitrag stellt die wichtigsten Änderungen für die Praxis der Personalabrechnung vor. Zudem zeigt er Arbeitgebern Gestaltungsmöglichkeiten zur Vermeidung lohnsteuerlicher Nachteile. |
Am 10. Oktober hat der Bundesrat den Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 (LStR 2015) zugestimmt (BR-Drucksache 372/14; Abruf-Nr. 143015). Sie berücksichtigen die Entwicklungen der Rechtsprechung und nehmen zahlreiche andere Verwaltungsschreiben auf. Viele Änderungen sind eher redaktioneller Art. Nachfolgend stellt „LGP“ die wichtigsten Änderungen mit den Auswirkungen und Empfehlungen für die Praxis dar. Sie gelten grundsätzlich für Lohnzahlungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 enden und für sonstige Bezüge, die dem Arbeitnehmer nach diesem Zeitpunkt zufließen.
Änderungen im Bereich der Mahlzeitengestellung
Die LStR 2015 betreffen verschiedene Bereiche der Mahlzeitengestellung:
Reisekostenerstattungen
Zum einen stellt R 3.13 LStR 2015 klar, dass Arbeitnehmern Mahlzeiten für eine Auswärtstätigkeit oder doppelte Haushaltsführung nur in Höhe der Verpflegungspauschalen des § 9 Abs. 4a EStG steuerfrei gezahlt werden können.
Zum anderen bestätigt R 3.16 LStR die Möglichkeit der zusammengefassten Reisekostenerstattung. Dadurch ergeben sich Optimierungsmöglichkeiten.
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Ein Arbeitnehmer ist für sechs Monate an jeweils 20 Arbeitstagen am selben Ort mehr als acht Stunden auswärts tätig. Nach den betrieblichen Reisekostenrichtlinien steht ihm arbeitstäglich ein Pauschbetrag von sechs Euro zu. Die gesamte Erstattung beträgt 720 Euro.
Erstattet der Arbeitgeber den Gesamtbetrag nach Ablauf der sechs Monate, erfolgt eine Zusammenrechnung. Da der erstattete Betrag von 720 Euro den Betrag für die steuerfreien Verpflegungspauschalen (12 Euro x 3 Monate x 20 Tage) nicht überschreitet, bleibt die Erstattung insgesamt steuerfrei, obwohl die erstatteten Verpflegungsaufwendungen nach Ablauf der Dreimonatsfrist steuerpflichtig wären. |
Pauschalierung von Mehraufwendungen für Verpflegung
Für die Ermittlung des pauschalierungsfähigen Betrags ist nach R 40.2 Abs. 1 Nr. 4 LStR 2015 von den ungekürzten Pauschbeträgen auszugehen. Hierdurch ergeben sich Lohnoptimierungsmöglichkeiten, die zu einer günstigen Versteuerung sowie zu einer Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führen.
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Ein Arbeitnehmer führt eine dreitägige Auswärtstätigkeit durch. Am zweiten Reisetag erhält er auf Veranlassung seines Arbeitgebers eine Komplettverpflegung sowie am dritten Reisetag ein Frühstück.
Für den ersten Reisetag steht dem Arbeitnehmer ein Pauschbetrag von 12 Euro zu. Für den zweiten Tag wird der Pauschbetrag (24 Euro) aufgrund der Anrechnung der Mahlzeitengestellung (Frühstück 4,80 Euro, Mittag- und Abendessen je 9,60 Euro) auf 0 Euro gekürzt. Für den dritten Reisetag bleiben 7,20 Euro (12 Euro abzüglich Frühstück 4,80 Euro). Die Summe der steuerfreien Erstattungen beläuft sich somit auf 19,20 Euro. Ungeachtet der Kürzung der Pauschbeträge kann der Arbeitgeber aber die ungekürzten Pauschalen von insgesamt 48 Euro (2 x 12 Euro plus 1 x 24 Euro) zusätzlich erstatten und pauschal versteuern. Die Summe der steuerfreien und pauschalierungsfähigen Zahlungen beträgt damit 67,20 Euro. |
Mahlzeiten aus besonderem Anlass
Mahlzeiten, die der Arbeitgeber im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder doppelten Haushaltsführung stellt, führen nur dann mit dem tatsächlichen Preis zu einem geldwerten Vorteil, sofern der Preis den Betrag von 60 Euro inklusive Umsatzsteuer übersteigt. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den Preis. Vom Arbeitnehmer selbst gezahlte Getränke sind aber nicht anzurechnen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2015).
PRAXISHINWEISE |
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Bewertung von Sachbezügen
In R 8.1 Abs. 1 LStR 2015 wurde Satz 7 gestrichen. Hiernach war ein Gutschein Barlohn, sofern ein Höchstbetrag angegeben war. Diese Regelung wurde bereits aufgrund der BFH-Rechtsprechung aus 2010 nicht mehr angewendet. Eine weitere Klarstellung erfolgte in R 8.1 Abs. 2 LStR 2015 hinsichtlich des Ansatzes des üblichen Endpreises. Hiernach kann der Arbeitgeber nachweisen - was im Internet-Zeitalter möglich sein sollte -, dass der von ihm entrichtete Preis nicht zwingend dem günstigsten Preis am Abgabeort entspricht. In diesen Fällen entfällt dann allerdings der Bewertungsabschlag von vier Prozent.
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Arbeitgeber A wendet seinem Arbeitnehmer B einen Sachbezug zu. A erwirbt den Artikel in einem Warenhaus für 46 Euro. Weitere Sachbezüge werden im Lohnzahlungszeitraum nicht gewährt. A kann bei der Bewertung des Sachbezugs wählen:
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Besonderheit für Waren- und Tankgutscheine
Bei der Bewertung von Gutscheinen mit Betragsangabe dürfen Arbeitgeber keinen Abschlag von vier Prozent vornehmen. Diese bisher schon vertretene Auffassung wurde in R 8.1 Abs. 2 Satz 4 LStR 2015 manifestiert. Zur Sicherung der Freigrenze dürfen Gutscheine keinen höheren Wert als 44 Euro ausweisen.
PRAXISHINWEIS | Beitrag „Tank- und Geschenkgutscheine bei der Lohn- und Umsatzsteuer richtig behandeln“, LGP 9/2014, Seite 148. |
Besonderheit für Zukunftssicherungsleistungen
Die bisherige Verwaltungsauffassung, dass Beiträge des Arbeitgebers für die Zukunftssicherung des Arbeitnehmers nicht unter die 44 Euro-Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG fallen, wurde in R 8.1 Abs. 3 Satz 4 LStR 2015 aufgenommen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer selbst Versicherungsnehmer ist oder aber der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer fungiert und der Arbeitnehmer lediglich versicherte Person ist. Für Leistungen der Altersvorsorge des Arbeitnehmers steht aber weiterhin die Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nr. 63 EStG zur Verfügung.
Pkw-Überlassung an Arbeitnehmer
Bei der Bewertung der Überlassung eines Dienstwagens übernimmt R 8.1 Abs. 9 LStR 2015 die kürzlich aufgestellte Verwaltungsmeinung, nach der die Gestellung eines Fahrers zu einem zusätzlichen geldwerten Vorteil führt. An dem bisherigen Bewertungswahlrecht haben die LStR 2015 nichts geändert.
PRAXISHINWEIS | Beitrag „Dienstwagen mit Chauffeur: BMF lässt Alternativen für die Berechnung des geldwerten Vorteils zu“, LGP 9/2014, Seite 153. |
Änderungen für Geschenke an Arbeitnehmer
Für Geschenke an Arbeitnehmer ist künftig Folgendes zu beachten:
- Geschenke bei Diensteinführungen und Arbeitnehmerjubiläen fließen bis zu 60 Euro in die 110-Euro-Freigrenze (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR 2015).
- Auch bei Betriebsveranstaltungen können Geschenke bis zum Wert von 60 Euro in die Freigrenze einbezogen werden. Gerade in Fällen, in denen diese nicht ausgeschöpft wird, ergeben sich Optimierungsmöglichkeiten.
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Bei einer Weihnachtsfeier entfallen auf jeden Arbeitnehmer Aufwendungen in Höhe von 50 Euro. Zusätzlich erhält jeder Arbeitnehmer ein Geschenk im Wert von 60 Euro. Die Belegschaft umfasst 50 Mitarbeiter, die auch allesamt an der Feier teilnehmen.
Bis einschließlich 2014 werden Geschenke bis zum Wert von 60 Euro nicht in die Freigrenze einbezogen. Für sie ist eine Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG möglich. Ab 2015 zählt das Geschenk zur Betriebsveranstaltung, die steuerfrei bleibt, da die Aufwendungen pro Arbeitnehmer einschließlich Geschenk 110 Euro nicht überschreiten. |
Beachten Sie | Nach dem Entwurf eines Gesetzes zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union ist eine Erhöhung der Freigrenze auf 150 Euro je Arbeitnehmer vorgesehen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG-Entwurf). Aufgrund des Gesetzentwurfs muss davon ausgegangen werden, dass die Rechtsprechung des BFH, wonach Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung nicht in die Prüfung der Freigrenze einzubeziehen sind, nicht im Gesetz umgesetzt werden soll. Gleiches gilt für die Entscheidung, wonach auf Angehörige entfallende Aufwendungen außen vor bleiben.
Neuerungen im Bereich Steuerbefreiung und Pauschalierung
Im Bereich steuerbegünstigter Zahlungen sind folgende Regelungen wichtig:
- Klarstellend wurde vom steuerfreien Werkzeuggeld der Ersatz von Aufwendungen für Datenverarbeitungsgeräte ausgenommen (R 3 Nr. 30 LStR 2015). Hier erfolgt lediglich eine begriffliche Anpassung an die Regelung des § 3 Nr. 45 EStG. Datenverarbeitungsgeräte zählen wie bisher PC und Schreibmaschinen nicht zu den Werkzeugen.
- Unter die steuerfreie Erstattung von Aufwendungen für Berufskleidung fallen keine Reinigungskosten (R 3.31 Abs. 2 Satz 4 LStR 2015). Arbeitgeber müssen im Lohnkonto genau dokumentieren, welche Aufwendungen für Berufskleidung sie konkret steuerfrei erstatten.
- Arbeitgeber können einen steuerfreien Zuschuss für den Kindergarten bis zur tatsächlichen Einschulung des Kindes zahlen (R 3 Nr. 33 LStR 2015).
- Für den steuerfreien Auslagenersatz wird klargestellt, dass diese Zahlungen zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden und keinen anderen Arbeitslohn ersetzen können. Damit dürfte eine Gehaltsumwandlung von steuerpflichtigem Arbeitslohn in steuerfreien Auslagenersatz ausscheiden. Arbeitgeber müssen auf eine Einzelabrechnung und Dokumentation in den Lohnunterlagen achten (R 3.50 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 LStR 2015).
- Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung können Arbeitgeber nur noch steuerfrei erstatten, wenn sich der Arbeitnehmer am eigenen Hausstand finanziell beteiligt. Bei verheirateten Arbeitnehmern kann das unterstellt werden. Alleinstehende Arbeitnehmer müssen eine schriftliche Erklärung mit Unterschrift vorlegen (R 9.11 Abs. 10 Satz 4 LStR).
- Erholungsbeihilfen an Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber bis zu den Beträgen des § 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG pauschalieren, wenn die tatsächliche Verwendung zu Erholungszwecken feststeht. Eine Auszahlung der Beihilfe im Urlaubsmonat sichert die Pauschalierung (R 40.2 Abs. 3 LStR 2015).
Berechnung der Lohnsteuer
Beim Lohnsteuerabzug gelten künftig folgende Neuerungen:
- Der Lohnsteuerabzug richtet sich grundsätzlich nach den Abzugsmerkmalen, die am Ende eines Monats gelten. Klarstellend gilt dies auch bei einem Wechsel des Hauptarbeitgebers während des Lohnzahlungszeitraumes (R 39b.5 Abs. 1 Satz 3 LStR 2015). Insofern muss für den Wechselmonat der alte Hauptarbeitgeber nach der Lohnsteuerklasse VI und der bisherige Nebenarbeitgeber nach der Lohnsteuerklasse I bis V abrechnen.
- Für sonstige Bezüge - wie zum Beispiel Abfindungen - gelten die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Zuflussmonats (R 39b.6 Abs. 3 LStR). Damit hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, im Monat der Abfindungszahlung den bisherigen Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber zu bestimmen.
- Beispiel
Arbeitnehmer A, Steuerklasse III, wechselt im März 2015 vom Arbeitgeber B zu C. Im Mai 2015 zahlt B eine Abfindung. Bestimmt A den B für Mai 2015 zum Hauptarbeitgeber, kann B den sonstigen Bezug nach Steuerklasse III versteuern. Der laufende Arbeitslohn bei C wird dann nach Steuerklasse VI versteuert.
- Beachten Sie | Die Vorteilhaftigkeit eines Wechsels vom Haupt- zum Nebenarbeitgeber lässt sich nur im Einzelfall prüfen.
- Stellt der Arbeitgeber nach Ablauf des Kalenderjahrs, jedoch vor Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung fest, dass für einen bereits abgelaufenen Lohnzahlungszeitraum Lohnsteuer nicht oder nicht korrekt einbehalten wurde, ist eine Korrektur für den ursprünglichen Anmeldezeitraum durchzuführen (R 41c.1 Abs. 6 Satz 5 LStR 2015).
- Beispiel
Der Arbeitgeber stellt im Februar 2015 fest, dass einem Arbeitnehmer für Dezember 2014 steuerfreie Verpflegungsgelder nach Ablauf der Dreimonatsfrist erstattet wurden. Im Februar 2015 wird die auf die steuerpflichtigen Auslösungen entfallende Lohnsteuer einbehalten. Diese Lohnsteuer ist in der Lohnsteuerbescheinigung des Jahres 2014 zu erfassen. Die Zahlung an das Finanzamt erfolgt im Rahmen der Lohnsteueranmeldung für den Februar 2015.
