05.11.2013 · Fachbeitrag · Reisekosten

Anwendungsschreiben zur Reisekosten-Reform ab 1. Januar 2014 bringt Klarheit

von StB Dipl.-Finw. (FH) Susanne Weber, WTS Steuerberatungsges. mbH, München

| Das BMF hat Anfang Oktober 2013 das lang erwartete Anwendungsschreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014 veröffentlicht. Das Schreiben erläutert auf 52 Seiten die neuen gesetzlichen Regelungen anhand zahlreicher Beispiele und ist somit eine wichtige Hilfe bei der Umsetzung der Reform in die Praxis. Der folgende Beitrag verschafft Ihnen einen Überblick über den Inhalt des Anwendungsschreibens. |

Erste Tätigkeitsstätte ersetzt regelmäßige Arbeitsstätte

Während bisher nur ortsfeste betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers regelmäßige Arbeitsstätte sein können, kann sich ab 1. Januar 2014 eine erste Tätigkeitsstätte auch an Einrichtungen von Dritten befinden, zum Beispiel bei Kunden, Entleihern oder ehemaligen Arbeitgebern in Fällen des Outsourcings (BMF, [Anwendungs-]Schreiben vom 30.9.2013, Az. IV C 5 - S 2353/13/10004; Abruf-Nr. 133156, Randziffer [Rz.] 19). In jedem Fall erfordert die erste Tätigkeitsstätte die dauerhafte Zuordnung an eine ortsfeste Einrichtung. Vordergründig ist die arbeitsrechtliche Zuordnung des Arbeitgebers entscheidend.

PRAXISHINWEIS | Ist der Arbeitnehmer einer Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet, kommt es auf den zeitlichen Umfang der Arbeit, die er dort verrichten soll, und die Häufigkeit des Aufsuchens nicht an (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 7). Der zeitliche Umfang ist für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nur relevant, wenn es an einer dauerhaften Zuordnung des Arbeitgebers fehlt oder diese nicht eindeutig ist (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 25).

Einem Arbeitgeber bieten sich bei der „Ersten Tätigkeitsstätte“ mehrere Gestaltungsmöglichkeiten:

Er kann vom Grundsatz der arbeitsrechtlichen Zuordnung abweichen und bestimmen, dass die erste Tätigkeitsstätte nach zeitlichen Kriterien bestimmt werden soll.

Er kann auch eine organisatorische Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte bestimmen, zum Beispiel aus tarif- oder mitbestimmungsrechtlichen Gründen.

Er kann aber auch ausdrücklich erklären, dass die organisatorische Zuordnung keine erste Tätigkeitsstätte begründen soll, mit der Folge, dass die Zeitkomponente greift.

Beachten Sie | Die Festlegung, dass der Arbeitnehmer gar keine erste Tätigkeitsstätte haben soll, erkennt die Finanzverwaltung allerdings nicht an (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 12).

PRAXISHINWEIS | Ein Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Außerdem ist es wie bisher möglich, dass Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 2); zum Beispiel bei Außendienstmitarbeitern, Kundendienstmonteuren, Fahrern oder Pflegekräften.

Wichtig | Ob es eine erste Tätigkeitsstätte gibt und wo diese ist, ist entscheidend für die Erstattung von Fahrtkosten an den Arbeitnehmer und die Versteuerung eines Firmenwagens. Mehr dazu in der nächsten Ausgabe.

Fahrtkosten

Wie bisher können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen oder mit Kilometerpauschalen steuerfrei erstatten. Für Fahrten mit einem privaten Pkw gelten weiter 0,30 Euro, bei Nutzung anderer motorbetriebener Fahrzeuge ändert sich der Satz auf 0,20 Euro. Der Zuschlag von 0,02 Euro für die Mitnahme weiterer Personen entfällt (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 36).

Verpflegungsmehraufwendungen

Neben den Vereinfachungen bei den Verpflegungspauschalen (12 oder 24 Euro, 8 und 24 Stunden Abwesenheit, für An- und Abreisetagen bei mehrtätigen Reisen 12 Euro) müssen Arbeitgeber folgende Änderungen beachten:

Dreimonatsfrist

Unverändert können Verpflegungspauschalen am selben Tätigkeitsort nur in den ersten drei Monaten steuerfrei erstattet werden. Nach einer Unterbrechung von vier Wochen beginnen die drei Monate - unabhängig vom Grund der Unterbrechung - neu zu laufen. Die Dreimonatsfrist und der Unterbrechungszeitraum von vier Wochen sind nicht im Rahmen einer Prognose, sondern im Nachhinein zu prüfen (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 51 bis 55).

PRAXISHINWEIS | Auch hier wird die Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte deutlich: Bei Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen (zum Beispiel Fahrzeuge oder Schiffe) und bei Tätigkeiten in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet braucht die Dreimonatsfrist nicht beachtet zu werden.

Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten

Erhält der Arbeitnehmer während einer Dienstreise eine Mahlzeit gestellt, gelten zwei Neuerungen:

Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt werden, sind mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, wenn der Preis der Mahlzeit 60 Euro inklusive Umsatzsteuer nicht übersteigt. Bei einem höheren Preis muss die Mahlzeit mit ihrem tatsächlichen Wert versteuert werden. Bei Tagungspauschalen muss gegebenenfalls geschätzt werden, ob der Preis über oder unter 60 Euro liegt (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 80). Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60 Euro-Grenze nicht zu berücksichtigen (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 62).

Wichtig | Eine Mahlzeit ist auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten gewährt, wenn der Arbeitgeber die Kosten erstattet und die Rechnung auf ihn ausgestellt ist oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt, die ihm im Original vorliegt (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 63).

Bislang konnten die Verpflegungspauschalen unabhängig von der Verpflegungssituation des Arbeitnehmers steuerfrei erstattet werden. Nach dem neuen Recht dürfen aber nur gekürzte Pauschalen erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer verpflegt wird und der Wert der Mahlzeit maximal bei 60 Euro liegt (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 71 und Rz. 80).

PRAXISHINWEIS | Der Arbeitgeber kann höhere Verpflegungsgelder als die steuerfreien Pauschalen zahlen und diese - sozialversicherungsfrei - mit 25 Prozent pauschal lohnversteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG), soweit er die Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigt (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 57).

Beispiel

Einem Arbeitnehmer steht für den Rückreisetag einer mehrtägigen Reise eine Verpflegungspauschale von 12 Euro zu, die wegen eines gestellten Hotelfrühstücks um 4,80 Euro zu kürzen ist. Zahlt der Arbeitgeber mehr als die steuerfrei mögliche Pauschale von 7,20 Euro aus, kann der ausgezahlte Betrag bis zu 12 Euro mit 25 Prozent pauschal versteuert werden (Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung). Die unterbliebene Kürzung der Verpflegungspauschale für die Frühstückskosten kann somit mit 25 Prozent pauschal versteuert werden.

Erstattet der Arbeitgeber eine geringere als die steuerfrei mögliche Verpflegungspauschale, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen (BMF, Schreiben vom 30.9.2012, Rz. 75).

Beispiel

Ein Arbeitnehmer tritt um 19 Uhr eine mehrtägige Reise mit Übernachtung an. Da er nur fünf Stunden abwesend ist, erstattet der Arbeitgeber für diesen Tag keine Verpflegungspauschale. Der Arbeitnehmer kann 12 Euro als Werbungskosten geltend machen.

Wichtig | Wenn dem Arbeitnehmer nur eine gekürzte Verpflegungspauschale zusteht, müssen die gestellten Mahlzeiten, die mit dem Sachbezugswert bewertet werden können (wie zum Beispiel 4,80 Euro für ein Frühstück), nicht versteuert werden (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 64 und 65).

PRAXISHINWEIS | Ein Entgelt des Arbeitnehmers für eine gestellte Mahlzeit mindert den Kürzungsbetrag der Verpflegungspauschale (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 72 und 73). Das Entgelt kann wie bisher vom Nettolohn oder vom Auszahlungsbetrag der Reisekostenabrechnung einbehalten werden.

Teilnahme an Bewirtung

Eine Kürzung der Verpflegungspauschale muss auch erfolgen, wenn der Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung teilnimmt und der Arbeitgeber die Kosten hierfür trägt. Bei Teilnahme am Geschäftsessen eines Dritten unterbleibt die Kürzung, da es hier an der Veranlassung des Arbeitgebers für die Mahlzeit fehlt (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 77 und 78). Diese Ungleichbehandlung der Essensteilnehmer könnte bei Bewirtungen in verbundenen Unternehmen, die steuerlich als geschäftlich veranlasste Bewirtung angesehen werden, für Akzeptanzprobleme sorgen.

Neue Pauschalierungsmöglichkeit für Sachbezugswerte

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Mitarbeiter anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung stellt, können künftig pauschal - und sozialabgabenfrei - mit 25 Prozent versteuert werden, wenn sie mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind und die Besteuerung des Sachbezugswerts nicht wegen einer Kürzung der Verpflegungspauschale unterbleibt (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 87). Das betrifft vor allem Fälle, in denen

Arbeitnehmer Mahlzeiten auf Dienstreisen unter acht Stunden erhalten,

dem Arbeitgeber die Abwesenheitszeiten nicht bekannt sind oder

der Arbeitnehmer Mahlzeiten nach Ablauf der Dreimonatsfrist erhält.

Wichtig | Die Pauschalierung ist nicht möglich für „Belohnungsessen“ über 60 Euro, Mahlzeiten anlässlich eines außerordentlichen Arbeitseinsatzes zur Beschleunigung des Arbeitsablaufs (kein Arbeitslohn wegen überwiegend betrieblichem Interesse) und Mahlzeiten im Rahmen einer geschäftlich veranlassten Bewirtung (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 90 und 91).

Eintragung auf der Lohnsteuerbescheinigung?

Steuerfrei gezahlte Verpflegungspauschalen müssen grundsätzlich im Lohnkonto aufgezeichnet und in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert ausgewiesen werden (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV, § 41 b Abs. 1 Nr. 10 EStG). Für gestellte Mahlzeiten, deren Wert 60 Euro nicht übersteigt und die damit mit dem Sachbezugswert zu versteuern sind, muss der Arbeitgeber grundsätzlich auch noch den Großbuchstabe „M“ in die Lohnsteuerbescheinigung eintragen. Dies gilt unabhängig von der Zahl der gewährten Mahlzeiten (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Rz. 84 bis 86).

PRAXISHINWEIS | Arbeitgeber können beim Betriebsstättenfinanzamt eine Befreiung von diesen Aufzeichnungspflichten beantragen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung anderweitig sichergestellt wird (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 Satz 2 LStDV). Dann brauchen sie sich vorerst - bis längstens 2015 - nicht mit dem Großbuchstaben „M“ beschäftigen. Wurde eine entsprechende Befreiung für die steuerfreien Verpflegungspauschalen bereits erteilt, gilt sie auch für den Großbuchstaben „M“.

Weiterführende Hinweise

Lesen Sie auch die aktualisierte Sonderausgabem „Die Reisekostenreform 2014“, abrufbar auf lgp.iww.de unter Downloads → Arbeitshilfen und Checklisten → Reisekosten.