30.09.2013 · Fachbeitrag · Zahlungsverkehr

SEPA: Notwendige Maßnahmen bei der Zahlung von Löhnen und Sozialbeiträgen

| Ab 1. Februar 2014 müssen sämtliche - auch inländische - Überweisungen und Lastschriften im neuen SEPA-Datenformat erfolgen. Das betrifft auch die Zahlung von Löhnen, Gehältern, Reisekostenerstattungen und Sozialabgaben. Die SEPA-Umstellung macht also vor der Lohnbuchhaltung keinen Halt. Erfahren Sie, was Personalbüros in punkto SEPA wissen müssen. |

Was bedeutet SEPA?

Ab 1. Februar 2014 dürfen Banken und Sparkassen gemäß der EU-Verordnung Nr. 260/2012 („SEPA-Verordnung“) Überweisungen und Lastschriften von Unternehmen und Vereinen nur noch im SEPA-Datenformat annehmen und ausführen. Übergangsregelungen - wie für Verbraucherinnen und Verbraucher noch bis Februar 2016 - gibt es für Unternehmen nicht.

PRAXISHINWEIS | Mehr allgemeine Informationen über „SEPA“ finden Sie im Internet unter www.sepadeutschland.de/ und http://tiny.cc/t3ln3w.

Das sind die wesentlichen Neuerungen

Die wichtigsten Änderungen des SEPA-Verfahrens sind:

Ab 2014 gibt es keine (nationale) Kontonummer oder Bankleitzahl mehr.

Überweisungen können nur noch mit IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code) getätigt werden.

Der BIC ist nur für Auslandsüberweisungen erforderlich. Ab 1. Februar 2016 ist er bei EU-Überweisungen nicht mehr anzugeben.

Auch für die Lohnzahlungen an Arbeitnehmer bedarf es deren IBAN.

Wurden Sozialversicherungsbeiträge bisher mit Hilfe des Abbuchungs- bzw. Einzugsermächtigungsverfahrens eingezogen, erfolgt dies künftig grundsätzlich mit der SEPA-Basislastschrift (siehe unten Spalten 1 und 2).

Folgende SEPA-Varianten sind zu unterscheiden:

SEPA-Varianten

Basislastschrift

Sepa Direct Debit Core

Basislastschrift

Cor1 ab 4.11.2013

Firmenlastschrift

Sepa Direct Debit B2B

vergleichbar mit bisherigem Verfahren der Einzugsermächtigung

vergleichbar mit Abbuchung

spätester Einreichungstag:

- fünf Bankarbeitstage vor Fälligkeit bei Erstlastschrift

- zwei Bankarbeitstage vor Fälligkeit bei Folgelastschrift

spätester Einreichungstag:

- ein Bankarbeitstag

Wichtig | Bank des Debitors und Bank des Kreditors müssen diese Option unterstützen

spätester Einreichungstag:

- ein Bankarbeitstag

Zahlender kann bis zu acht Wochen ab dem Belastungstag der Kontobelastung widersprechen, erst nach dieser Frist ist die Zahlung final.

Zahlender kann der Abbuchung nicht widersprechen.

Was ist im Hinblick auf die Sozialabgaben zu beachten?

Relativ einfach dürfte die Aktualisierung der Bankverbindungsdaten sowohl der Sozialversicherungsträger als auch von Direktversicherern und Pensionskassen laufen. Die meisten Banken und auch Finanzbuchhaltungsprogramme bieten Konvertierungshilfen an. Wichtiger sind die nachfolgenden Punkte:

Neue SEPA-Mandate sind nicht erforderlich, wenn bereits eine schriftliche Einzugsermächtigung erteilt wurde. Allerdings ist nicht auszuschließen, dass einzelne Einzugsstellen in nächster Zeit neue Mandate einholen.

Erstattungsanträge für Entgeltfortzahlungen nach dem AAG sollten bereits jetzt SEPA-tauglich eingereicht werden. Nach dem 31. Dezember 2013 ist auf die neue Version 03 umzusteigen. Alle Updates der Lohnabrechnungsprogramme sollten regelmäßig und vor dem Jahreswechsel eingepflegt werden. Selbst erstellte Abrechnungssoftware ist besonders fehleranfällig.

Für den Einzug der Sozialbeiträge ist keine gesonderte Vorabankündigung erforderlich. Die Übermittlung des Beitragsnachweises genügt.

Die üblichen Einreichungsfristen der SEPA-Basislastschrift (Core) von fünf bzw. zwei Banktagen (Grafik oben) kollidieren mit den Terminen zur Übermittlung des Beitragsnachweises und dem Fälligkeitsdatum (§ 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV, § 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Deshalb bietet die Deutsche Kreditwirtschaft mit Wirkung vom 4. November 2013 eine verkürzte Vorlagefrist von einem Tag (COR1). Wollen Arbeitgeber diese nutzen, müssen sie vorher bei der zuständigen Krankenkasse und bei der eigenen Bank fragen, ob beide Banken das COR1-Verfahren tatsächlich anbieten.

PRAXISHINWEIS | Soweit bisher Beitragsnachweise auch noch nach Ablauf der Übermittlungsfrist von den Einzugsstellen bearbeitet wurden, wird diese Kulanz unter SEPA-Bedingungen nicht mehr möglich sein. Nur eine termingerechte Übermittlung der Beitragsnachweise schützt vor Beitragsschätzungen.

Welche Besonderheiten gelten bei den Lohnzahlungen?

Um eine reibungslose Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten, müssen Entgeltabrechnungssysteme angepasst und zum Jahreswechsel auch die Bankverbindungsdaten der Mitarbeiter aktualisiert sein. Nur so lässt sich Ärger mit der Belegschaft wegen verspäteter Lohnzahlungen vermeiden.

PRAXISHINWEIS | Ein Musterschreiben an die Arbeitnehmer, in dem Arbeitgeber diese zur Bekanntgabe ihrer IBAN bitten, finden Sie auf lgp.iww.de unter Downloads → Musterverträge/Musterschreiben → Lohnsteuer → „IBAN-Anforderung zur Umstellung auf SEPA“. Das Schreiben kann der nächsten Gehaltsabrechnung beigelegt oder gesondert übermittelt werden.

Weiterführende Hinweise