· Fachbeitrag · Arbeitsentgelt/Sozialversicherung
So verbeitragen Arbeitgeber Einmalzahlungen richtig
| Viele Unternehmen leisten Einmalzahlungen z. B. in Form von Urlaubsgeld, Tantiemen oder Jubiläumsgeld. Diese Leistung ist als sonstiger Bezug bei der Lohnsteuer und als einmaliges Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung abzurechnen. Bei Arbeitsentgelt, das nicht für einen Kalendermonat gezahlt wird, wird die monatliche Beitragsbemessungsgrenze aufgehoben. Stattdessen werden die Beiträge aus der Gesamtvergütung aus einem größeren Entgeltabrechnungszeitraum errechnet. Die Tücken stecken im Detail, etwa bei einer Mehrfachbeschäftigung. |
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt
Unter den Begriff des einmalig gezahlten Arbeitsentgelts nach § 23a Abs. 1 S. 1 SGB IV fallen grundsätzlich alle Bezüge, die in größeren Zeitabständen als monatlich gewährt werden und kein laufend gezahltes Arbeitsentgelt darstellen. Dazu gehören u. a. die folgenden Sonderzahlungen/-leistungen:
Abfindung | Belegschaftsrabatte | Erfindervergütung |
Erholungsbeihilfe | Jubiläumsgeld | Gewinnbeteiligungen |
Gratifikationen | Tantiemen | Urlaubsabgeltung |
Urlaubsbeihilfe | Urlaubsgeld | Weihnachtsgeld |
Besondere Beitragsberechnung bei Einmalzahlungen
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt wird während der fortbestehenden Beschäftigung dem Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet, in dem es gezahlt wird (§ 23a Abs. 1 SGB IV). Auf den Zeitpunkt der Fälligkeit des einmalig gezahlten Arbeitsentgelts kommt es nicht an. Es gilt das Zuflussprinzip ‒ und nicht Entstehungsprinzip, das sonst bei Sozialversicherungsbeiträgen anzuwenden ist.
Ermittlung des beitragspflichtigen Anteils
Für die Ermittlung der Beiträge kommt es auf die Höhe des Entgelts an:
- Unterschreiten der laufende Monatslohn und die Einmalzahlung im Entgeltabrechnungszeitraum die monatlichen Beitragsbemessungsgrenzen in den einzelnen Versicherungszweigen der Sozialversicherung, ist die Einmalzahlung in voller Höhe beitragspflichtig. Die Beiträge sind aus dem Gesamtentgelt des jeweiligen Lohnabrechnungszeitraums zu ermitteln.
- Übersteigt der laufende Monatslohn bereits ohne Einmalzahlung die jeweiligen monatlichen Beitragsbemessungsgrenzen, fallen auf die Einmalzahlung keine Sozialversicherungsbeiträge mehr an.
- Wird die monatliche Beitragsbemessungsgrenze durch die Einmalzahlung überschritten, ist die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze in den Versicherungszweigen zu bilden. Dieser wird das auf die Beitragszeit entfallende beitragspflichtige Arbeitsentgelt gegenübergestellt (§ 23a Abs. 3 SGB IV):
- Übersteigt die Einmalzahlung nicht die Differenzbeträge zwischen der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze und dem bereits gezahlten beitragspflichtigen Arbeitsentgelt (ohne das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt), ist die Einmalzahlung in voller Höhe beitragspflichtig.
- Übersteigt die Einmalzahlung die Differenzbeträge, unterliegt das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt nur in Höhe der Differenzbeträge der Beitragspflicht.
Beitragspflichtige Zeiten des Beschäftigungsverhältnisses
Für die Ermittlung der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenzen sind alle im Laufe eines Kalenderjahrs beitragspflichtigen Zeiten des Beschäftigungsverhältnisses (Sozialversicherungstage) bei dem Arbeitgeber zu addieren, der das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt auszahlt (§ 23a Abs. 3 S. 2 SGB IV). Alle nicht mit Sozialversicherungsbeiträgen belegte Zeiten bleiben außen vor (z. B. Bezug von Krankengeld, Mutterschaftsgeld etc.).
| ||||
Versicherung | Alte Bundesländer | Neue Bundesländer | ||
Jährlich | Monatlich | Jährlich | Monatlich | |
Renten/Arbeitslosen | 78.000 Euro | 6.500 Euro | 69.600 Euro | 5.800 Euro |
Kranken/Pflege | 53.100 Euro | 4.425 Euro | 53.100 Euro | 4.425 Euro |
| ||||||||||
Ein Arbeitnehmer in Bayern erhält für Juli 2018 ein laufendes Arbeitsentgelt in Höhe von 4.500 Euro und Urlaubsgeld von 4.000 Euro. Er hat vom 01.01. bis 15.02.2018 Krankengeld erhalten.
Das Urlaubsgeld ist in der Renten-/Arbeitslosenversicherung voll beitragspflichtig. |
Märzklausel für Einmalzahlung in der Zeit vom 01.01. bis 31.03.
Wird ein einmalig gezahltes Arbeitsentgelt in der Zeit vom 01.01. bis 31.03. ausgezahlt, ist dieses dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des Vorjahrs zuzuordnen, wenn
- das Beschäftigungsverhältnis bereits im Vorjahr bestanden hat und
- die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung für das laufende Jahr überschritten wird.
Wird die Einmalzahlung dem letzten Abrechnungszeitraum des Vorjahrs zugerechnet, gilt dies auch ‒ neben der Pflegeversicherung ‒ bei der Berechnung der Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge.
| ||||||||
Ein krankenversicherungspflichtiger Arbeitnehmer in Hessen erhält ein laufendes Arbeitsentgelt in Höhe von 3.000 Euro. Im März 2018 zahlt ihm sein Arbeitgeber 4.500 Euro Tantieme. Der beitragspflichtige Teil der Einmalzahlung ermittelt sich wie folgt:
Die Tantieme von 4.500 Euro überschreitet zusammen mit dem laufenden Arbeitsentgelt die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung. Die Tantieme ist dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum 2017 zuzuordnen. |
Wichtig | Ist der Arbeitnehmer nicht krankenversicherungspflichtig, ist für die Beurteilung, ob die Einmalzahlung dem Vorjahr zuzurechnen ist, die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung maßgebend.
Zuordnung bei beendetem oder ruhendem Beschäftigungsverhältnis
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, das erst nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gezahlt wird, ist dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum im laufenden Kalenderjahr zuzuordnen. Das gilt auch dann, wenn dieser Entgeltabrechnungszeitraum nicht mit Arbeitsentgelt belegt ist. Das Gleiche gilt, wenn das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt während der Zeit des Ruhens des Arbeitsverhältnisses gezahlt wird.
|
Ein Arbeitnehmer erhält bis Juni 2018 ein laufendes Arbeitsentgelt in Höhe von 2.500 Euro. Danach ruht das Arbeitsverhältnis wegen der Ableistung des freiwilligen Wehrdienstes. Der Arbeitgeber zahlt im November 2018 Weihnachtsgeld. |
Das Weihnachtsgeld ist dem Monat Juni zuzuordnen. Es ist insoweit beitragspflichtig, als es zusammen mit dem bis Juni laufend gezahlten Arbeitsentgelt die für 180 SV-Tage maßgebende anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze nicht übersteigt. |
Wichtig | Bestand im Vorjahr kein Beschäftigungsverhältnis bei dem Arbeitgeber, ist die Einmalzahlung beitragsfrei.
|
Der Arbeitnehmer erhält im Mai 2019 Urlaubsgeld. Da das Arbeitsverhältnis seit Juli 2018 wegen des Wehrdienstes ruht und 2019 kein Arbeitsentgelt bezogen wird, ist das Urlaubsgeld beitragsfrei. |
Besonderheit bei Provisionen
Für Provisionen ist zu unterscheiden, ob sie mit oder ohne Bezug auf bestimmte Entgeltabrechnungszeiträume gezahlt werden:
Provisionen ohne Bezug auf bestimmten Entgeltabrechnungszeiträume
Provisionen, die ohne Bezug auf bestimmte Entgeltabrechnungszeiträume gewährt werden, gehören zum einmalig gezahlten Arbeitsentgelt. Sie sind beitragsrechtlich als Einmalzahlung zu behandeln.
|
Ein Arbeitgeber gewährt einem Außendienstmitarbeiter im Oktober 2018 eine Quartalsprovision in Höhe von 1.500 Euro. Die Provision vergütet den Umsatzerfolg für das dritte Quartal 2018 für die Monate Juli bis September 2018.
Der Arbeitgeber muss die Quartalsprovision als einmaliges Arbeitsentgelt mit dem Gehalt für Oktober 2018 abrechnen. |
Provisionen mit Bezug zu bestimmten Entgeltabrechnungszeitraum
Provisionen, die für die Arbeit in einem bestimmten Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden, zählen zum laufenden Arbeitsentgelt. Sie sind dem Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem sie erzielt wurden. Bei späterer Auszahlung der Provisionen ist die Beitragsberechnung für den zutreffenden Entgeltabrechnungszeitraum zu korrigieren.
|
Ein Arbeitgeber gewährt einem Außendienstmitarbeiter im August 2018 eine Provision in Höhe von 1.000 Euro. Die Provision wurde in den Monaten Juni und Juli 2018 mit jeweils 500 Euro erarbeitet. |
Die Abrechnung als einmaliges Arbeitsentgelt ist grundsätzlich nicht zulässig. Der Arbeitgeber muss die Provision in den Monaten Juni und Juli 2018 mit jeweils 500 Euro als laufendes Arbeitsentgelt abrechnen und verbeitragen. |
PRAXISTIPP | Solche Korrekturen sind zum Teil mit erheblicher Mehrarbeit verbunden. Daher bestehen keine Bedenken, wenn Provisionen, die regelmäßig zeitversetzt, aber monatlich ausgezahlt werden, im Entgeltabrechnungszeitraum der Auszahlung zur Beitragsberechnung herangezogen werden (Gemeinsames Rundschreiben zum Haushaltsbegleitgesetz 1984 vom 18.11.1983, BKK, Seite 46 ff.). |
Besonderheit Mehrfachbeschäftigung und Einmalzahlung
Bei der Feststellung des bislang beitragspflichtigen Arbeitsentgelts ist nicht nur der Lohn von dem Arbeitgeber, der eine Einmalzahlung gewährt, heranzuziehen. Zu berücksichtigen ist bei einer Mehrfachbeschäftigung auch das Gehalt aus den weiteren versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen. Dazu ein Beispiel zur Veranschaulichung:
| |||||||||||||||
Ein Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber A für Juli 2018 ein laufendes Arbeitsentgelt in Höhe von 2.400 Euro. Gleichzeitig erhält er vom Arbeitgeber B für Juli 2018 einen laufenden Lohn in Höhe von 2.000 Euro. Arbeitgeber A zahlt im Juli 2018 ein Urlaubsgeld von 4.000 Euro. Beide Arbeitgeber befinden sich in den alten Bundesländern. Der beitragspflichtige Teil des Urlaubsgelds ermittelt sich so:
Das Urlaubsgeld unterliegt mit 175 Euro der Beitragspflicht in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung und mit 4.000 Euro in der gesetzlichen Renten- und Arbeitslosenversicherung. |
Weiterführender Hinweis
- In der Ausgabe 8/2018 erfahren Sie, welche Spielregeln für Einmalzahlungen bei Änderungen im Versicherungsverhältnis gelten.
