01.02.2005 | Leitfaden zum Umgang mit der Finanzverwaltung

Hilfe, der Betriebsprüfer kommt – Teil II Rechte und Pflichten während der Prüfung

von Dipl.-Kffr. Christiane Nöcker, Lüdinghausen

Die erste Phase der Betriebsprüfung, in der sich speziell Steuerfachangestellte, aber auch Unternehmer auf den bevorstehenden Besuch des Betriebsprüfers einstellen sollten, haben wir bereits im ersten Teil unseres Verhaltensknigges erläutert*. Im folgenden Beitrag beleuchten wir nun die zweite Phase, nämlich das Verhalten aller Beteiligten, während sich der Prüfer in der Firma aufhält. Zur optimalen Prüfungsbetreuung eines Mandanten gehört es heutzutage nicht nur, dessen Rechte und Pflichten zu kennen, sondern es ist vor allem cleveres Taktieren gefragt. Hierzu ist es notwendig, ein wenig in die Psyche des klassischen Prüfers zu blicken. Kennt man dessen Steckenpferde und weiß man, wie viel Zeit ihm zur Prüfung verbleibt, hat man gute Karten, trotz scheinbarer Feststellungen die Steuernachzahlungen auf ein erträgliches Minimum zu reduzieren.  

Verhaltensknigge in den ersten Prüfungsstunden

Zu Beginn einer Betriebsprüfung müsste der Prüfer eigentlich seinen Dienstausweis vorlegen. Die Betonung liegt hier jedoch auf dem Wörtchen „müsste“. In der Praxis kommt dies so gut wie nie vor. Und da dies keine Konsequenzen nach sich zieht, sollte man auf der Beraterseite tunlichst vermeiden, den Prüfer zur Vorlage seines Ausweises aufzufordern. Das belastet die eh schon angespannte Situation. Möglicherweise ist der Prüfer dadurch voreingenommen und prüft kleinlicher. 

Zurückhaltung ist auch bei den ersten Gesprächen geboten. In der ersten Stunde wird ein erfahrener Prüfer ein wenig Smalltalk halten, der scheinbar herzlich wenig mit dem zu prüfenden Betrieb als solches zu tun hat. Die Gespräche drehen sich häufig um Hobbys, Urlaubsreisen, um luxuriöse Autos, die sich auf einem Wandkalender im Büro des Betriebsinhabers befinden oder um Gegenstände, die auf dem Schreibtisch stehen und ein wenig über die privaten Interessen des Unternehmers verraten. Doch gerade bei diesen belanglosen Gesprächen handelt es sich um die ersten Prüfungshandlungen. Der Prüfer speichert das Gesagte ab und wird es im Laufe der Prüfung möglicherweise zu seinen Gunsten verwenden. Dann nämlich, wenn die Einnahmen des Unternehmers eigentlich keinen Spielraum für teurere Reisen oder kostspielige Hobbys zulassen oder wenn verbuchte Betriebsausgaben eher auf die Begleichung privater Ausgaben schließen lassen. In dieser ersten Abtastphase ist das Fingerspitzengefühl des qualifizierten Mitarbeiters gefragt. Er muss dafür sorgen, das Gespräch auf eine sachliche, den Betrieb betreffende Ebene zu ziehen und Privates eher in den Hintergrund treten zu lassen.  

Angemessene Räumlichkeiten

Als Nächstes sollte man dem Prüfer die Räumlichkeiten zeigen, in denen er die Geschäftsunterlagen in Augenschein nehmen kann. Zwar handelt es sich bei dem Prüfer zugegebenermaßen um einen „ungebetenen Gast“, dennoch sollte er zuvorkommend behandelt werden. Dazu gehört auch ein angemessener Raum mit einem Schreibtisch, einem bequemen Stuhl und möglichst mit einem Telefonanschluss. Natürlich könnte man es dem Prüfer auch so ungemütlich wie möglich machen. Zwar wird er dann die Prüfungsdauer womöglich verkürzen, im Gegenzug wird er jedoch kleinlicher prüfen und bei fraglichen Feststellungen kaum Kompromissbereitschaft zeigen.  

Ausgewählte Auskunftspersonen

Hat der Prüfer seine Räumlichkeiten bezogen, sollten ihm seine Auskunftspersonen benannt werden, an die er sich bei steuerlich relevanten Fragen wenden darf. Ratsam ist es, dass sich der Prüfer in erster Linie an den zuständigen Mitarbeiter zu wenden hat. Hierdurch erreicht man eine gewisse Abschirmwirkung. Missverständliche Aussagen des Buchhalters oder des Betriebsinhabers können so bereits im Vorfeld vermieden werden. Entscheidet sich der Unternehmer für diese Betreuungsvariante, muss sich dies natürlich im Beratungshonorar niederschlagen. An zweiter Stelle sollte stets der Buchhalter in der Firma als Auskunftsperson benannt werden. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Außer dem Steuerberater sollte keinem Mitarbeiter eine Verhandlungsvollmacht zugebilligt werden. Auskünfte dürfen benannte Personen in der Firma zwar geben, sie sollten bezüglich der Feststellungen des Prüfers jedoch keinerlei Entscheidungsbefugnisse zugesprochen bekommen. Dies ist dem Prüfer bereits im Vorfeld unmissverständlich mitzuteilen. Die Betriebsprüfungsordnung erlaubt es dem Prüfer dennoch, sich die Informationen auch von nicht extra benannten Auskunftspersonen zu holen. Aus diesem Grund ist es ratsam, sämtliche Mitarbeiter über den Besuch des Betriebsprüfers zu informieren. Auf Fragen des Prüfers sollen sie nicht antworten, sondern auf die benannten Auskunftspersonen verweisen. 

Betriebsbesichtigung