Die Materialbestellung per Internet - Fluch oder Segen?

| In der Materialverwaltung hat sich in den letzten Jahren einiges verändert. Heute gibt es kaum ein Depot, das sich nicht über Informationsunterlagen, Kataloge oder eine eigene Homepage aktiv und vor allem attraktiv präsentieren möchte. Dabei wurde auch die Online-Bestellung eingeführt, die immer mehr Anhänger findet. Doch was bringt den Zahnarztpraxen diese Art der Bestellung und Materialverwaltung? Ist das wieder eine dieser zeitaufwendigen Spielereien, oder erleichtert sie den wöchentlichen Arbeitsablauf tatsächlich? |

Ziele und Vorteile der Online-Bestellung

In erster Linie soll die Online-Bestellung die Bestellung per Fax und das herkömmliche Formular ergänzen, im besten Fall sogar ersetzen. Zudem wird eine Zeitersparnis angestrebt. Genau wie in der Patientenbetreuung wird gern von der papierlosen Materialverwaltung gesprochen. Neben einer möglichen Geldersparnis besteht ein weiterer Vorteil in der rechtlich geforderten Archivierung der aktuellen Sicherheitsdatenblätter. Bei der herkömmlichen Bestellweise mussten die Datenblätter, falls sie vom Hersteller nicht automatisch mitgeliefert wurden, extra angefordert und in eigens dafür angelegten Ordnern abgeheftet werden. Dieser Aufwand entfällt. Die meisten Plattformen bzw. Hersteller fügen die aktuellen Sicherheitsdatenblätter zum Material als PDF-Datei bei.

Die unterschiedlichen Online-Bestellwege

Es bestehen verschiedene Möglichkeiten der Umsetzung. Wie gewohnt tragen Sie die fehlenden Materialien zusammen. Verschaffen Sie sich einen gründlichen Überblick und denken Sie voraus. Unter Umständen laufen die ersten Bestellvorgänge nicht reibungslos ab.

Bestellungen über Dentaldepots

Arbeiten Sie mit einem Dentaldepot zusammen und sind zufrieden, dann informieren Sie sich persönlich über Ihren jeweiligen Ansprechpartner oder gehen Sie auf die entsprechende Internetseite, um die Funktionen und den Umgang mit der Online-Bestellung kennenzulernen. Gerade in solchen Situationen sollten Sie sich nicht scheuen, selbstständig einen Preis-Leistungs-Vergleich der unterschiedlichen Depots zu unternehmen. Oft genügt auch schon eine klare Ansprache beim nächsten Besuch Ihres Außendienstmitarbeiters. Sie stecken in einem Umbruch, warum dann nicht nach einem attraktiven Treuerabatt oder Ähnlichem fragen?

Bestellungen über den Online-Versandhandel

Eine weitere Möglichkeit ist die Bestellung über einen Online-Versandhandel. Vorteil hierbei ist das Angebot von Produkten und Preisen vieler verschiedener Depots und nicht nur spezifisch von Ihrem Depot. Entscheiden Sie sich für diesen Weg, ist für die Nutzung eine Registrierung mit Nutzernamen und Kennwort nötig. Diese Daten sollten allen eingewiesenen Mitarbeitern zugängig sein, um im Vertretungsfall das Bestellverfahren weiterführen zu können. Nach der Registrierung erhalten Sie eine Bestätigung - im besten Fall inklusive Terminvorschlag zur telefonischen Einweisung in das Programm. Bei diesem Telefonat bekommen Sie durch ein spezielles Programm eine Einweisung, die Sie an Ihrem Bildschirm nachvollziehen können. Grundeinstellungen werden oft gemeinsam mit Ihnen als Ansprechpartner festgelegt und dokumentiert.

MERKE |  Die ersten Bestellungen sind aufwendig, da Sie jedes einzelne Produkt erst unter der Funktion „Suchen“ eintragen müssen. Schön und positiv für eine erleichterte Suche ist jedoch die einfache Schreibweise. Teilweise reichen schon die ersten Buchstaben aus, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Das spart Zeit und verhindert Fehlbestellungen, die durch Rechtschreibfehler entstehen könnten.

Haben Sie Ihr Produkt gefunden, starten Sie im nächsten Schritt den Preisvergleich. Die unterschiedlichen Dentaldepots, deren Angebote, Packungseinheiten und der jeweilige Preis sind recht übersichtlich in Listenform aufgeführt. Zusätzlich können Sie dort alle Depot-Bewertungen der Nutzer lesen und sich einen Eindruck von der Zuverlässigkeit und dem Service verschaffen. Die Angebote lassen sich speichern. Die Warenkörbe richten sich hierbei nach der Anzahl der von Ihnen ausgewählten Depots. Haben Sie zum Beispiel vier Materialien von vier verschiedenen Depots ausgesucht, so haben Sie in der Summe auch vier unterschiedliche Warenkörbe. Das mag am Anfang etwas verwirren. Sie können aber zu jeder Zeit auf Ihre Körbe zugreifen und Veränderungen vornehmen.

PRAXISHINWEIS |  Beachten Sie vor Ihrem Bestellauftrag die Portofreigrenzen! Diese unterscheiden sich stark, sind aber im Warenkorb gut zu erkennen. Wägen Sie ab, ob eine Ersparnis bei den Materialien das Nichterreichen der Freigrenze und somit das Zahlen von Porto rechtfertigt. Zur Not leeren Sie einen Warenkorb wegen unzureichender Menge und nehmen einen erhöhten Einkaufspreis bei einem bereits angelegten Depot-Warenkorb in Kauf. Die Bestellbestätigung erhalten Sie über Ihr E-Mail-Konto. Sie müssen Ihre Bestellung nicht im Ganzen abwickeln. Nehmen Sie sich Zeit, vergleichen Sie in Ruhe und lernen Sie das jeweilige Programm kennen. Die bestehenden Aufträge werden gespeichert und nach dem Versand im Archiv gesichert. Das ermöglicht ein erneutes Bearbeiten oder einen erneuten Blick auf ältere Bestellungen. Mit viel Übung lassen sich daraus auch Favoritenlisten anfertigen.

Quelle: Praxisteam professionell Nr. 11/2013