02.10.2009 | Privatliquidation

Die Pflicht zur Dokumentation ist Chance für eine Abrechnung ohne Honorarverluste

In der Musterberufsordnung für Zahnärzte heißt es in § 12 unter anderem: „Der Zahnarzt ist verpflichtet, Befunde und Behandlungsmaßnahmen fortlaufend und für jeden Patienten getrennt zu dokumentieren.“ Entsprechende Regelungen finden sich in den maßgeblichen regionalen Berufsordnungen der Kammern. Die Dokumentation ist somit bereits als berufsrechtliche Vorgabe von hoher Bedeutung. Was aber oft nur als Pflicht - auch zur Absicherung bei Haftungsfällen - verstanden wird, hat zudem einen vielfach unterschätzten wirtschaftlichen Aspekt. Denn aufgrund von unzureichenden Dokumentationen geht in vielen Praxen jeden Tag bares Geld verloren. Dieser Beitrag zeigt auf, wie sich eine gute Dokumentation auf den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Praxis auswirkt.  

Nutzen Sie die EDV - aber richtig

Überprüfungen von Karteikarten bzw. Behandlungsblättern eines Quartals in einer Praxis ergeben immer wieder, dass erbrachte Leistungen nicht abgerechnet wurden. Spitzenwerte, bei denen sich der Verlust auf 25.000 Euro beläuft, sind keine Phantasie, sondern real. Eine Dokumentation, die nachdenklich machen sollte, sieht auszugsweise zum Beispiel so aus:  

„Eingehende Beratung mit Dr. Muster, mindestens zehn Minuten im Büro: -> Patient war bei Dr. xy und der hat von 8 Implantaten gesprochen und von Beckenkammtransplantation. Das lehnt Patient aber ab. -> Das ist von unserer Seite schief gelaufen. ....  

-> Die Planung haben wir nach wie vor nicht vergessen, aber wenn wir im Zuge der OP feststellen, dass wir mehr brauchen, dann ist es schlecht, wenn wir zu wenig planen. -> Aber Dr. xy hat ja gleich das Doppelte geplant wie Dr. Muster und das findet Patient maßlos und muss das nochmal überdenken. -> Uns tut es sehr leid, dass es beim Patienten als „Muss“ dargestellt wurde, ohne anzumerken, dass dies nur im schlechtesten Fall eintritt. Und was wir auf jeden Fall vermeiden möchten ist, dass wir mehr brauchen als geplant. Und wenn Patient das Beckenkammtransplantat nicht möchte, dann ist das ok. Dann müssen wir nur schauen, was es für Alternativen gibt.
-> Patient will auf keinen Fall elf Implantate und keinen Beckenkamm. Und wie kriegen wir das zusammen? Der erste Plan von Dr. Muster - der war gut.“  

Wie dieses Beispiel zeigt, bedeuten möglichst lange Notizen noch nicht, dass ausreichend oder gar gut dokumentiert wurde. Statt viel zu schreiben, ist es wichtiger, die wesentlichen Punkte zu dokumentieren. Dokumentation und Leistungserfassung werden aber oft auf die leichte Schulter genommen und mit zu wenig Zeit oder Sorgfalt „abgetan“. Die Mitarbeiterin verlässt sich auf den Behandler, der Behandler auf seine Verwaltungsmitarbeiterin. Da die abrechnende Mitarbeiterin in der Regel nicht bei der Behandlung dabei war, kann sie diese jedoch nur nach der Dokumentation in Zahlen umsetzen.  

Die heutigen EDV-Programme bieten unendlich viele „Gedächtnisstützen“, die in der Regel nur sehr unzureichend genutzt werden. Das richtige Implementieren von Leistungsketten, Komplexen etc. erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern bewahrt die Praxis vor oftmals hohen finanziellen Verlusten. Zu beachten ist, dass die Programme der Praxis zwar sehr viel Arbeit abnehmen, aber auch die Gefahr eines zu schnellen „An- oder Wegklickens“ bergen. Bei der Erstellung von EDV- Leistungsketten etc. ist daher die Individualisierung auf die Praxis besonders wichtig. Durch die oftmals bereits vorgegebenen Arbeitshilfen gerät die Dokumentation ins Hintertreffen. Besonders zu beobachten ist dieses in Praxen, die karteilos arbeiten. Hier wird sehr konsequent mit den in der EDV vorhandenen Komplexen etc. gearbeitet, jedoch nicht ordnungsgemäß dokumentiert.