28.10.2013 · Fachbeitrag · Finanzverkehr

Auf SEPA umstellen

| Am 1. Februar 2014 wird das nationale Zahlungssystem durch ein internationales abgelöst: Die alten Kontonummern verschwinden und werden durch ein neues, international gültiges Nummernsystem ersetzt - SEPA. Worauf sollten Sie bei der Umstellung achten? |

Was wird umgestellt und warum?

IBAN und BIC ersetzen ab 1. Februar 2014 die bisher gültige Kontonummer und Bankleitzahl. Die IBAN ist die International Bank Account Number, also die internationale Bankkontennummer. Sie hat in Deutschland immer 22 Stellen und setzt sich aus mehreren Teilen zusammen (siehe Abbildung Seite 20).

Bis Februar 2016 muss bei Auslandsüberweisungen zusätzlich zur IBAN auch der BIC angegeben werden. Der BIC (Business Identifier Code) ist ein international standardisierter Bankcode. Er ist vergleichbar mit unserer Bankleitzahl und sorgt dafür, dass Zahlungsdienstleister weltweit eindeutig identifiziert werden können. Der BIC besteht auch aus mehreren Teilen: Auf das vierstellige Bankkürzel folgt ein zweistelliger Ländercode, danach ein zweistelliger Ortscode (zum Beispiel FF für Frankfurt) und ein dreistelliges Abteilungskürzel, das auch durch XXX ersetzt werden kann. Eine andere Bezeichnung für BIC ist SWIFT.

MERKE | Es werden neue Überweisungsformulare eingeführt, die schon seit einiger Zeit von den Banken bereitgestellt werden. Für Verbraucher gilt eine Übergangsregelung: Bis zum 1. Februar 2016 können sie weiterhin ihre Kontonummer und Bankleitzahl verwenden. Für Unternehmen gilt das jedoch nicht.

Durch die Einführung dieses international gültigen Nummernsystems soll der Zahlungsverkehr im Euroraum vereinfacht werden. Zu diesem Raum gehören 28 EU-Staaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und die Schweiz.

Was sollten Sie bei der Umstellung beachten?

Ganz generell sollten Sie Ihre Büroabläufe überprüfen und auf die neuen Zahlungsbedingungen anpassen:

Passen Sie Ihre Briefvorlagen, Rechnungsvordrucke und Vertragsunterlagen an und verwenden Sie auch in Ihrer sonstigen Korrespondenz ab dem 1. Februar 2014 nur noch die neuen Kontodaten.

Prüfen Sie, ob die von Ihnen verwendete Software SEPA unterstützt.

Stellen Sie nicht in letzter Minute um. Sie können bereits jetzt bei Ihren Überweisungen IBAN und BIC verwenden.

Wenn Sie Zahlungen per Lastschriftverfahren einziehen, müssen Sie Ihre Kunden vorher schriftlich darüber informieren, dass Sie das Verfahren umstellen. Am einfachsten ist dabei die Umstellung auf eine SEPA-Basislastschrift, weil so die Banken bestehende Einzugsermächtigungen nutzen können und kein neues Mandat beantragt werden muss.

IBAN: Der erste Teil besteht aus der zweistelligen Länderkennung DE, dann folgt eine zweistellige Prüfziffer, gefolgt von der achtstelligen Bankleitzahl und der zehnstelligen Kontonummer.

Worauf sollten Sie bei den Sozialabgaben achten?

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie im Bereich Lohnzahlungen auf Folgendes achten:

Für die Lohnzahlungen der Arbeitnehmer brauchen Sie deren IBAN.

Bis zum Jahreswechsel sollten Sie die Bankverbindungsdaten Ihrer Mitarbeiter aktualisieren und gegebenenfalls die Abrechnungssysteme anpassen.

PRAXISHINWEIS | Ein Musterschreiben für Ihre Angestellten finden Sie unter www.pp.iww.de > Downloads > Musterverträge/-schreiben.

Wurden Sozialversicherungsbeiträge bisher mithilfe des Abbuchungs- bzw. Einzugsermächtigungsverfahrens eingezogen, erfolgt dies zukünftig grundsätzlich per SEPA-Basislastschrift.

Neue SEPA-Mandate werden nicht gebraucht, wenn Sie den Sozialversicherungsträgern bereits eine schriftliche Einzugsermächtigung erteilt haben.

Nutzen Sie ein Lohnabrechnungsprogramm sollten Sie darauf achten, dass alle Updates vor dem Jahreswechsel eingepflegt sind.

Sie können für die Abrechnung mit den Sozialversicherungsträgern von der üblichen Vorlagefrist abweichen. Die Vorlagefrist beträgt in der Regel fünf Banktage (Erstlastschrift) bzw. zwei Banktage (Folgelastschrift) und muss ein Fälligkeitsdatum enthalten. Das kann jedoch mit den Terminen zur Übermittlung an die Sozialversicherungen kollidieren. Wollen Sie die verkürzte Vorlagefrist nutzen, fragen Sie am besten vorher Ihre Bank und die Sozialversicherungen, ob das möglich ist.

Weiterführender Hinweis