23.08.2013 · Fachbeitrag · Qualitätsmanagement

Wer ist zuständig? - Verantwortungsbereiche festlegen

von Dipl.-Kffr. (FH) Annette Wilker, Auditorin, Coach, www.para-con.de, Osnabrück

| Eindeutige Regelungen im Praxisalltag erleichtern die Zusammenarbeit. Mithilfe der sogenannten Verantwortungsmatrix lassen sich Zuständigkeiten leichter und zuverlässiger verteilen. Wie eine solche Matrix aussieht und wie Sie sie im Praxisalltag nutzen, erklärt dieser Beitrag. |

Grundlegendes zur Regelung von Verantwortung

Wenn Sie ein Qualitätsmanagementsystem in Ihrer Praxis einführen, müssen Sie sich darüber Gedanken machen, wie Sie Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten verteilen möchten und wie Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren können. Für diese Aufgabe sind Sie als „Oberste Leitung“ verantwortlich. Wichtig ist, dass jedes Teammitglied seine eigenen Verantwortungsbereiche und Aufgaben, aber auch die der anderen kennt, und dass die Aufgabenbeschreibungen schriftlich fixiert sind. Um dies sicherzustellen wird ein Organigramm der Praxis erstellt. Es dient dazu, den Aufbau und somit die Über- und Unterordnungsverhältnisse darzustellen. In Stellenbeschreibungen bzw. Tätigkeitsprofilen werden die Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeiters genau beschrieben. Eine Verantwortungsmatrix zeigt übersichtlich in tabellarischer Form die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten des gesamten Teams und sorgt so für mehr Transparenz.

Zuständigkeiten eindeutig regeln schafft Klarheit

Oft werden Regelungen nicht eindeutig, gar nicht oder nicht verständlich kommuniziert. Wenn Sie eine Verantwortungsmatrix nutzen, stellen Sie nicht nur sicher, dass Zuständigkeiten eindeutig geregelt sind, sondern auch, dass die Vertretung bei geplantem oder ungeplantem Ausfall funktioniert. Bei der Erarbeitung der Matrix stellt sich außerdem oft heraus, dass nicht immer klar war, wer wofür zuständig ist; auch wenn man vorher einen anderen Eindruck hatte.