· Mitarbeitermotivation
Mitarbeiter bewirten und die Kosten von der Steuer absetzen
von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage, steuer-webinar.de
| Auch in Physiotherapiepraxen stehen kleine Gesten und Aufmerksamkeiten für die Mitarbeiter auf der Tagesordnung. So werden diesen oftmals Getränke und kleinere Leckereien kostenlos zur Verfügung gestellt. Und nach der Coronapandemie wird auch wieder die Zeit kommen, wo sie zum Essen eingeladen werden ‒ etwa anlässlich eines Praxisjubiläums oder einer sonstigen Praxisfeier. Wann und in welchem Umfang diese Kosten steuerlich geltend gemacht werden können, und ob sie für die Mitarbeiter steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellen, fasst PP zusammen. |
Kleinere Aufmerksamkeiten wie Kaffee oder Kekse
Grundsätzlich kann die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Getränken und Speisen durch den Praxisinhaber an seine Mitarbeiter bei diesen zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen. Arbeitslohn liegt immer dann vor, wenn den Mitarbeitern eine komplette Mahlzeit wie Frühstück, Mittag- oder Abendessen gestellt wird. Abzugrenzen davon sind die Aufmerksamkeiten. Diese dienen nur zur Ausgestaltung des Arbeitsplatzes sowie der Schaffung günstiger betrieblicher Arbeitsbedingungen und haben keinen Entlohnungscharakter. Damit dürfen Praxisinhaber ihren Mitarbeitern kostenlos Getränke (z. B. Kaffee, Tee oder Wasser) und kleinere Leckereien wie Süßigkeiten, Gebäck oder Obst in der Praxis anbieten. Die Aufwendungen sind als Betriebsausgabe voll abzugsfähig. Bei den Mitarbeitern ergibt sich dadurch kein steuerpflichtiger Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 2 S. 1 Lohnsteuer-Richtlinie; LStR).
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Physiotherapeut Florian Müller hat für seine Mitarbeiter einen Kaffeeautomaten aufgestellt. Zudem befindet sich im Sozialraum eine Obstschale. An beiden können sich die Mitarbeiter kostenlos bedienen. Die von Herrn Müller zu tragenden Kosten für den Kaffee bzw. das Obst belaufen sich auf rund 750 Euro jährlich. Diese Kosten sind in voller Höhe bei Herrn Müller als Betriebsausgabe abzugsfähig. Bei seinen Mitarbeitern ergibt sich kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, da es sich um Aufmerksamkeiten handelt. Das gilt auch für den Kaffee, den Herr Müller selbst verzehrt. |
Es ist damit auch möglich, den Mitarbeitern arbeitstäglich unbelegte Brötchen und Heißgetränke als „Frühstück“ anzubieten. Den Belag/ Aufstrich der Brötchen müssen die Mitarbeiter jedoch selbst mitbringen. Denn nach Auffassung des Bundesfinanzhofs (BFH) umfasst ein „richtiges“ Frühstück auch den Belag der Brötchen, weshalb es sich ohne diesen um steuerbegünstigte Aufmerksamkeiten handelt (BFH, Urteil vom 03.07.2019, Az. VI R 36/17). Sollte den Mitarbeitern auch der Belag gestellt werden, wird die Grenze zu den Aufmerksamkeiten überschritten. Die Kosten sind zwar weiterhin als Betriebsausgabe abzugsfähig, bei den Mitarbeitern liegen jedoch steuerpflichtige Sachzuwendungen vor. Diese sind mit den amtlichen Sachbezugswerten anzusetzen (Wert eines Frühstücks ab 2021 = 1,83 Euro je Mitarbeiter).
Wichtig | Begünstigt ist nur der Verzehr vor Ort. Werden die Genussmittel oder Getränke vom Mitarbeiter mit nach Hause genommen, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil. Dieser ist lohnsteuerpflichtig. Allerdings kann die 44-Euro-Freigrenze (50-Euro-Freigrenze ab dem 01.01.2022) des § 8 Abs. 2 S. 11 Einkommensteuergesetz (EStG) regelmäßig angewendet werden.
Physiopraxen müssen jede ‒ auch kleine ‒ Aufmerksamkeit zugunsten von Mitarbeitern gegenüber dem Finanzamt nachweisen (z. B. durch einen Kassenbon). Nicht erlaubt ist der Ansatz von Pauschalen oder Durchschnittswerten auf Basis vergangener Jahre.
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Speisen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes
Unentgeltliche oder vergünstigte Speisen und Getränke für die Mitarbeiter während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes sind ebenfalls als Betriebsausgaben für den Praxisinhaber voll abzugsfähig. Auch hier ergibt sich für die Mitarbeiter kein steuerpflichtiger Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 2 S. 2 LStR). Daher ist es möglich, den Mitarbeitern z. B. während einer außergewöhnlichen Praxisbesprechung eine Mahlzeit zu stellen. Der Wert der Mahlzeit darf allerdings pro Person 60 Euro nicht überschreiten.
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Physiotherapeutin Sabine Meier beruft anlässlich der Coronapandemie eine dringende Besprechung mit allen Mitarbeitern im direkten Anschluss an die reguläre Arbeitszeit ein. Es soll ein Hygienekonzept erstellt und die weitere Praxisfortführung besprochen werden. Damit die acht Mitarbeiter nicht zunächst zum Abendessen nach Hause fahren müssen, bestellt Frau Meier Pizza und Softgetränke in die Praxis. Die Rechnung beläuft sich auf 150 Euro. Hier handelt es sich um die unentgeltliche Darbietung von Speisen und Getränken anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes im ganz überwiegend betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs. Die Aufwendungen sind in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig. Bei den Mitarbeitern ergibt sich kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. |
Wichtig | Diese Regelungen gelten nur bei Mahlzeitengestellung während des Arbeitseinsatzes. Wird erst der außergewöhnliche Arbeitseinsatz beendet und im Anschluss gemeinsam gegessen, handelt es sich für die Mitarbeiter regelmäßig um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dies sollte unbedingt vermieden werden. Es empfiehlt sich, zumindest einen Teil der Arbeit auf eine Zeit nach dem Essen zu verlagern. Zudem muss es ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz sein. Regelmäßige Besprechungen (z. B. Wochen- oder Monatsrückblick) zählen nicht dazu. In diesen Fällen würde sich steuerpflichtiger Arbeitslohn für die Mitarbeiter ergeben (vgl. BFH, Urteil vom 04.08.1994, Az. VI R 61/92).
Bewirtung von Mitarbeitern bei Praxisveranstaltungen
Praxisinhaber können Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen (z. B. Praxisjubiläum, Weihnachtsfeier, Sommerfest) als Betriebsausgabe geltend machen. Bei den Mitarbeitern führt dieser Vorteil für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG) ‒ vorausgesetzt, die Kosten je Mitarbeiter und Veranstaltung betragen nicht mehr als 110 Euro brutto. Übersteigt der auf den einzelnen Mitarbeiter entfallende Anteil den Freibetrag, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Es kann jedoch nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG eine pauschale Besteuerung mit einem Steuersatz von 25 Prozent erfolgen. In die Ermittlung der auf den einzelnen Mitarbeiter entfallenden Kosten sind neben den direkt zuzurechnenden Kosten für die Bewirtung auch die Kosten einzubeziehen, die sich nicht direkt zurechnen lassen (z. B. anteilige Raummiete für einen Saal, Tischdekoration, Musik/DJ, Geschenke anlässlich der Feier usw.). Auch die auf eine etwaige Begleitperson (z. B. Ehegatte) entfallenden Kosten sind zu berücksichtigen.
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Physiotherapeut Arndt Schmidt lädt seine neun Mitarbeiter zu einer Feier ein. Fünf davon bringen ihren Ehepartner mit. Die Gesamtkosten für diese 15 Personen betragen 1.500 Euro (brutto). Diese 1.500 Euro kann Herr Schmidt als Betriebsausgabe absetzen. Für die vier allein erscheinenden Mitarbeiter entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn (Kosten pro Person 100 Euro). Bei den fünf mit ihren Ehegatten erscheinenden Mitarbeitern beträgt der Vorteil je Mitarbeiter 200 Euro. Damit ist die Freigrenze überschritten und 90 Euro sind als Arbeitslohn zu versteuern. |
Übrige Bewirtung von Mitarbeitern
Erhalten Mitarbeiter im Übrigen eine kostenlose Mahlzeit, führt dieses beim Mitarbeiter regelmäßig zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Beim Arbeitgeber sind die Kosten weiterhin als Betriebsausgabe abzugsfähig.
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Physiotherapeutin Anja Schulz lädt ihre vier Mitarbeiter anlässlich guter Quartalszahlen in ein Lokal ein. Die Rechnung lautet über 200 Euro (pro Person 40 Euro). Diese Kosten sind bei Frau Schulz in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig, da sie betrieblich veranlasst sind. Bei den Mitarbeitern ergibt sich aufgrund der kostenlosen Mahlzeitgestellung steuerpflichtiger Arbeitslohn (geldwerter Vorteil). |
Wichtig | Für diese Bewirtung gilt allerdings die Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro bzw. 50 Euro ab dem 01.01.2022 (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG). Handelt es sich um den einzigen Sachbezug in diesem Monat, fallen folglich keine Steuern an. Werden den Mitarbeitern jedoch noch weitere Sachbezüge gewährt, kann das Essen dazu führen, dass nun sämtliche Sachbezüge der Steuer unterliegen.
