30.01.2008 | Ablage in der Zahnarztpraxis

Ordnung mit System spart viel Zeit und vermeidet Fehler

Jedes Ding braucht seinen Platz. Das ist der Grundsatz für eine sinnvolle Ablagestruktur in Ihrer Praxis. Die Devise lautet hier nicht „Wer suchet, der findet“, sondern „Sehen und haben“. Ein optimales Ablagesystem muss so aufgebaut sein, dass Sie keine Zeit mehr mit Suchen vergeuden müssen. Um Papiere geordnet abzulegen, benötigen Sie passende Ordnungsmittel.  

Die Ordnerablage

Um Ordner sinnvoll nutzen zu können, sind vorab einige Überlegungen sinnvoll. Nutzen Sie unterschiedliche Farben für unterschiedliche Themen – zum Beispiel grüne Ordner für Heil- und Kostenpläne, blaue für Rechnungen, rote für die Praxisbuchführung usw. So erkennen Sie schon an der Farbe des Ordners, was Sie darin finden.  

Der Ordner muss beschriftbare Rückenschilder haben. Stehen die Ordner im Rezeptionsbereich und können auch von den Patienten eingesehen werden, so empfiehlt es sich, die Rückenschilder der Ordner ordentlich zu bedrucken. Verzichten Sie hier auf handgeschriebene Krakeleien, das sieht höchst unprofessionell aus. Tipp:Kaufen Sie selbstklebende Rückenschilder, die auf einer DIN-A-4-Seite platziert sind und in jeden Drucker eingelegt werden können.  

Die Ablage in Archivboxen

Ordnerinhalte, die für die aktuelle Arbeit nicht mehr relevant sind, aber – wie zum Beispiel Steuer-Unterlagen – lange aufbewahrt werden müssen, werden am besten in platzsparende Archivboxen umsortiert. Natürlich müssen diese Boxen beschriftet werden. Am besten verzeichnen Sie auch gleich das Wegwerfdatum gut sichtbar. Auch Modelle können so archiviert werden. Gut verpackt in einzelne Tüten, versehen mit Patientendaten und Wegwerftermin, können sie in Archivboxen gelagert werden.  

Der Pultordner

Pultordner dienen der Wiedervorlage und erlauben einen schnellen Zugriff auf aktuelle Vorgänge. Pultordner gibt es in alphabetischer und numerischer Sortierung. Kassenbelege lassen sich sehr gut in einem Pultordner mit numerischer Sortierung aufbewahren, bis sie am Monatsende in die Mappe für den Steuerberater geheftet werden. Patientenunterlagen – wie HKPs oder Rechnungen – sind in Pultordnern mit alphabetischer Sortierung gut aufgehoben und schnell zur Hand, wenn der Patient die Schriftstücke abholt.  

Ablagekörbe für jedes Teammitglied