05.01.2010 | Archivierung

So können Sie die Archivierung von Modellen effizient organisieren

Der Bundesmantelvertrag verpflichtet die Zahnärzte zur Dokumentation der patientenbezüglichen Anamnese. Hier sind nicht nur der klinische und radiologische Befund, sondern gegebenenfalls auch die Dokumentation in situ als Abformung - bzw. dann später als Modell - gefragt. In der Praxis hat sich gezeigt, dass sich Röntgenaufnahmen gut archivieren lassen. Allerdings führt es oft zu einer „Such-Odyssee“, wenn später die passenden Modelle herausgesucht werden müssen. Daher zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag auf, wie die Archivierung bestmöglich organisiert werden kann.  

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Situations- und Planungsmodelle bei PAR (Therapie bei Parodontalerkrankungen), ZE (Zahnersatz), KBR (Kieferbruch - Behandlung durch Aufbiss-Schienen) und KFO (Kieferorthopädische Behandlung) betragen zwischen mindestens zwei Jahren bei der privaten Krankenversicherung (PKV) und vier Jahren bei der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV). Bei der KFO gibt es die Empfehlung für eine längere Aufbewahrung, wenn medizinische Gründe angezeigt sind.  

Gut geplant von A bis Z

Die Voraussetzung für eine bestmögliche Organisation ist, dass Informationslücken vermieden werden.  

Beispiel

Bei einem Patienten wurden Abformungen genommen, um den ZE zu planen. Der Behandler plant mit Hilfe der hergestellten Modelle, der Röntgenbilder und des 01-Befundes das weitere Vorgehen beim Patienten. Nun liegen oftmals Wochen, wenn nicht gar Monate, zwischen der Planung und der tatsächlichen Durchführung der Arbeit. Bei Mängelgutachten können die Modelle noch viele Monate nach Eingliederung der Arbeit angefordert werden.  

Sind Abformungen genommen worden, ist dies in der Karteikarte des Patienten zu vermerken. Dadurch kann zurückverfolgt werden, dass Modelle hergestellt werden mussten. Werden die Modelle im Fremdlabor hergestellt, wird ein Laborauftrag erteilt. Aber auch wenn Sie in der Praxis die Modelle selbst herstellen, sollten Sie auf den Auftrag nicht verzichten. Vielmehr sollten Sie den Auftragszettel für die Dokumentation nutzen, indem Sie eine Position „Modellnummer“ einfügen. Ein Beispiel für ein Auftragsformular finden Sie im Online-Service in der Rubrik „Arbeitshilfen“.  

Die Beschriftung der Modelle