03.09.2009 | Leserforum
So können Sie die Einhaltung der Termine durch Ihre Patienten sichern
Im August haben wir Sie gebeten, uns zu schildern, wie Sie Ihre Patienten daran erinnern, Termine auch über einen längeren Zeitraum - zum Beispiel sechs Monate - zu behalten und wahrzunehmen. Dazu erreichten uns unter anderem folgende Zuschriften:
Monique Zühlke, Praxis für Zahnheilkunde Franka Meuter MSc & Sven Kalberlah, Berlin
„Wir verwenden die Praxissoftware von Dampsoft, die ein Modul enthält, mit dem man automatisch in einem selbst gewählten Zeitraum eine Erinnerungs-SMS an die Patienten verschicken kann. Dazu wird bei den Patienten, die diesen Service in Anspruch nehmen möchten, die Handynummer mit der Providerangabe in der Patientendatei vermerkt, und das Programm ordnet diese bei Terminvergabe mit dem Dampsoft-Terminbuch dann automatisch den vergebenen Terminen zu. Bei uns erhalten die Patienten dann in der Regel einen Tag vor dem Termin um die Mittagszeit eine SMS - auf Wunsch auch eine Woche vorher. Wir müssen lediglich einmal täglich die SMS für den nächsten Tag in den Ausgangskorb schieben. Den Rest erledigt der Server von Dampsoft. Unsere Ausfallrate konnten wir mit diesem einfachen System erheblich senken.“
Irmgard Meyerer, Praxis Dr. Michael Meyerer, Wertingen
„Wir haben eine neue Computeranlage und nehmen seitdem die E-Mail-Adressen bzw. Handynummern unserer Patienten in unsere Daten auf. Vor größeren Terminen schicken wir den Patienten per E-Mail oder SMS eine kurze Terminerinnerung. Wenn diese es wünschen oder unzuverlässig sind, bekommen sie die Erinnerung zu jedem Termin. Dieser Service kommt bei den meisten Patienten sehr gut an. Wenn Patienten das nicht möchten, wird das natürlich in der Kartei notiert.“
Tanja Armbrust, Praxismanagement Tanja Knöpp, Usingen
„Bei jedem 01- bzw. Prophylaxe-Termin gleichen wir die Daten (Telefon, Handy, E-Mail) mit dem Patienten am PC ab. Wird dann ein neuer Termin in etwa sechs Monaten vergeben, wird direkt gefragt, ob der Patient erinnert werden möchte und - wenn ja - wie. Die Möglichkeiten dazu sind eine E-Mail, eine SMS, ein Anruf oder eine Karte. Das wird hinter dem Termin mit einem Kürzel vermerkt. Ein gespeicherter Text im E-Mail-Programm mit Platz für Datum und Uhrzeit, eine Textvorgabe im Praxis-Handy oder vorgedruckte Karten bzw. Briefe erleichtern die Arbeit und reduzieren den Aufwand.“
Angelika Matheja, Zahnarztpraxis Tilman Bäumer, Weyhe
„In unserer Praxis bieten wir verschiedene Möglichkeiten an. Der Patient kann sich zwischen einer SMS, einer E-Mail, einem Anruf und einer Postkarte entscheiden, und wir vermerken diesen Wunsch dann im PC. Nachdem wir unsere Patienten um Erlaubnis gebeten haben, das heißt, diese haben unseren Vordruck unterschrieben, senden wir ihnen eine Woche vor dem Termin eine Info. Das geschieht allerdings nur bei 01- und Prophylaxe-Patienten sowie bei längeren Terminen. Ist der Aufwand bei einer Postkarte auch etwas höher, so sind wir doch auf der sicheren Seite, und der Termin wird nicht vergessen oder noch rechtzeitig abgesagt.“
Zahnärztin Sabine Küpers, Vreden
„Wir geben unseren Patienten immer sofort den nächsten Termin mit, auch wenn er erst in einem halben Jahr stattfinden soll - zum Beispiel bei 01-Kontrollen. Viele Patienten vergessen diese langfristigen Termine jedoch und bekommen deshalb von uns immer kurz vorher einen Erinnerungsanruf. Wir rufen abends ab 19.30 Uhr an, denn zu dieser Uhrzeit sind die meisten Patienten zu Hause. Wenn ein Patient gar nicht zu erreichen ist, schicken wir ihm eine Erinnerungskarte nach Hause. Außerdem haben wir auch einen SMS- und E-Mail-Service für Patienten eingeführt. Wer es wünscht, bekommt die Erinnerung direkt auf sein Handy bzw. seinen PC zugeschickt.
