01.06.2007 | Praxisorganisation

Das Kassenbuch – so stimmt´s!

Um das Einkommen korrekt bemessen zu können, muss die Zahnarztpraxis Aufzeichnungen über alle Einnahmen und Ausgaben erstellen. Die Praxismitarbeiterin soll daher befähigt sein, die in der Zahnarztpraxis übliche Buchführung zu verstehen und selbst durchzuführen. Allerdings wird die Buchführung meist einem Steuerberater übergeben, so dass für die Praxis lediglich eine „Vorbuchführung“ anfällt, zu der die korrekte Führung des Kassenbuchs gehört.  

Anforderungen an ein korrekt geführtes Kassenbuch

Eine bestimmte Aufzeichnungsart ist nicht vorgeschrieben. Allerdings darf die Buchführung nicht zu Beanstandungen des Finanzamts führen, das heißt: Die steuerlich entscheidenden Gesichtspunkte müssen ausreichend berücksichtigt werden. Im Einzelnen:  

• Einnahmen und Ausgaben müssen einzeln und in chronologisch richtiger Reihenfolge aufgezeichnet werden.

• Die Seiten müssen nummeriert sein

• Die Eintragungen müssen mit einem nicht löschbaren Stift vorgenommen werden. Fehleintragungen dürfen nur so gestrichen werden, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar ist.

• Zwischen den Buchungen dürfen keine leeren Zeilen gelassen werden.

• Für rein private Einnahmen und Ausgaben besteht keine Aufzeichnungspflicht.

• Für jede Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein.

• Die Aufbewahrungsfrist für Bücher, Inventare und Bilanzen beträgt zehn Jahre, die Frist für andere Unterlagen beträgt sechs Jahre.

Für ein elektronisches Kassenbuch gelten die gleichen Anforderungen. In den gängigen Software-Programmen werden alle Grundsätze der ordentlichen Buchführung berücksichtigt.  

Wer führt das Kassenbuch und die Tageskasse?

Fehler entstehen häufig dadurch, dass zu viele Personen mit dem Kassenbuch zu tun haben. Legen Sie daher fest: Macht es Sinn, dass jeder Zugriff auf das Kassenbuch und die Tageskasse hat? Wer ist verantwortlich, wenn die Tageskasse nicht stimmt oder Belege fehlen? Muss das fehlende Geld aus eigener Tasche gezahlt werden?