30.01.2008 | Praxisorganisation

Datenverlust durch Computerabsturz: Wie können Sie sich absichern?

Mit der Datensicherung und der Sicherheit der Daten sollten Sie sich rechtzeitig befassen, um im Notfall gut gerüstet zu sein. Denn der Verlust ist hoch, wenn Ihnen zur Quartalsabrechnung die Kons-Daten nicht zur Verfügung stehen oder die ZE-Abrechnung nicht zeitnah erfolgen kann.  

Beispiel

Dr. G. brauchte eine neue EDV-Anlage. Kein Problem – der Händler konnte alle notwendigen Komponenten liefern. Die Anlage wurde in der Praxis an einem Wochenende aufgebaut, die Programme wurden installiert. Zum Schluss sollte die Datensicherung überspielt werden, damit am Montag ohne Unterbrechung der Praxisbetrieb weiterlaufen konnten. Als die Datensicherung eingelesen werden sollte, gab es eine böse Überraschung:  

Die Daten auf der Sicherungs-CD waren nicht lesbar. Möglicherweise durch nicht sachgerechte Lagerung wurden sie zerstört. Lediglich die drei Wochen alte Monatssicherung war brauchbar. So mussten am Montag erst alle Daten der letzten drei Wochen erfasst werden, bevor der Betrieb in der Verwaltung wieder aufgenommen werden konnte. Dabei war es in dieser Praxis noch Glück im Unglück, dass hier zweigleisig – das heißt über Karteikarte plus elektronischer Datenerfassung – gearbeitet wurde.  

Wie können Daten verlorengehen?

Das kann schnell gehen. Diebstahl, Feuer oder Blitzschlag – der Schaden durch diese Ereignisse ist sowieso schon hoch und wird noch schlimmer, wenn keine Abrechnung erfolgen kann. Weitere Möglichkeiten sind Sabotage oder Virenbefall bei der ungeschützten Internetnutzung. Die häufigsten Ursachen für Datenverlust sind jedoch eine Fehlbedienung oder ein Festplattencrash.  

Welche Datenträger sind geeignet?

Die ideale Datensicherung muss bequem, zuverlässig und sehr sicher sein. Wichtig ist, dass sie auf mobile externe Datenträger erfolgt, die nach Praxisschluss außerhalb der Praxis gelagert werden – damit im Falle eines Diebstahls oder Brandes die Sicherung nicht gleich mit abhanden kommt. Als Datenträger sind Disketten oder Bandlaufwerke (Streamer) heute eher obsolet. Sie sind zu empfindlich gegenüber äußeren Einflüssen und unterliegen mechanischem Verschleiß durch Verschmutzung und Abrieb. Sinnvoll ist die Sicherung eher auf CD-ROMs, DVDs oder externen Festplatten. Perfekt sind moderne magneto-optische Laufwerke, da diese Speichermedien gegen Magnetismus und (moderate) Hitze unempfindlich sind.  

Was muss gesichert werden?

Diese Frage sollte grundsätzlich mit der Softwarefirma geklärt werden. Die Antwort sollten Sie sich von der Firma schriftlich geben lassen und den Schriftwechsel – selbstverständlich – sichern. Aus Gründen der Einfachheit bietet es sich – gerade bei der hohen Kapazität der modernen Datenträger – an, jeden Tag eine Komplettsicherung durchzuführen. Bei externen Festplatten sollten wenigstens zwei im Wechsel für die Sicherung eingesetzt werden.  

Was ist bei der Rücksicherung der Daten zu beachten?

Von den Softwarefirmen wird in der Regel ein Datensicherungsprogramm angeboten. Hierbei ist zu bedenken, dass Sie im Falle einer Rücksicherung dann oft auch auf die Hotline des Softwarehauses angewiesen sind. Überdenken Sie das im Hinblick auf die Erreichbarkeit der Hotline (zum Beispiel am Wochenende), die eventuell entstehenden Kosten und die Zeit, in der Sie den PC wegen der Rücksicherung nicht nutzen können.