07.06.2010 | Praxisorganisation

Gut organisieren: Eine gute Vorbereitung ist der Leitfaden durch den Arbeitstag

Die Vorbereitung Ihres Arbeitstages ist maßgeblich dafür verantwortlich, wie der Tag für Sie, Ihre Kolleginnen, Ihren Chef und Ihre Patienten verläuft. Eine routinierte und professionelle Tagesplanung ist deshalb ein absolutes „Muss“ in einer erfolgsorientierten Praxis. Der erste Schritt dabei ist die Festlegung von täglichen, wöchentlichen, monatlichen etc. Routinearbeiten. Jedes Teammitglied muss wissen, welche Arbeiten es vor, während und nach der Sprechstunde regelmäßig und verantwortungsvoll übernehmen muss. Klar strukturierte Abläufe helfen, Fehler zu vermeiden. Ein organisierter Arbeitstag lässt Ihnen Freiräume und schafft Platz für Unvorhersehbares.  

Ein Organigramm bietet eine ausgezeichnete Übersicht

Die Festlegung von Routineaufgaben erfolgt am besten mittels Organigramm, Hygieneplänen und Checklisten. Das Organigramm bietet eine ideale Übersicht über Verantwortlichkeiten. Es kann durchaus in einem Format größer als DIN-A4 ausgedruckt und im Aufbereitungsraum oder Aufenthaltsraum aufgehängt werden - so bietet es schnelle Informationen darüber, wer was wie und wann zu tun hat. Das Organigramm enthält immer die Hauptverantwortliche für eine Tätigkeit und deren Stellvertreterin. Bei Krankheit oder Urlaub einer Kollegin wird durch die Stellvertreterin sichergestellt, dass der Aufgabenbereich zuverlässig und verantwortungsvoll erledigt wird. Ein Beispiel für ein Organigramm zur Organisation finden Sie im Online-Service in der Rubrik „Arbeitshilfen“.  

Wie viel Zeit benötigt eine perfekte Vorbereitung?

Wie viel Zeit benötigen Sie, Ihren Praxistag perfekt vorzubereiten? Hierfür gibt es keine allgemeingültige Antwort - ist die erforderliche Zeit doch unter anderem davon abhängig, welchen Anspruch Sie an Ihr morgendliches Vorbereitungsritual stellen. Wollen Sie die Vorbereitungen schnell hinter sich bringen, oder nutzen Sie diese bewusst, um sich auf den Arbeitstag, die Kolleginnen und die Patienten einzustellen? Soll neben der Zimmer- und Arbeitsplatzvorbereitung auch ein morgendliches Briefing stattfinden, in dem sich das gesamte Team auf etwaige Besonderheiten von Behandlungen einstimmt?  

Hinweis: Spezielle Aufgaben, schwierige Abrechnungen oder aufwändige Planerstellungen legen Sie in die sprechstundenfreie Zeit, damit Sie sich voll auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Es wird immer wieder vorkommen, dass ein morgendliches Gespräch mit den Kolleginnen ausfällt, weil das Telefon auf sämtlichen Praxisleitungen klingelt.  

Die perfekte Zimmervorbereitung