03.02.2010 | Praxisorganisation

Jahreskalender 2010: So behalten Sie auch unregelmäßige Tätigkeiten immer im Blick

Organisation und Verwaltung einer Zahnarztpraxis bringen vielfältige Aufgaben mit sich, die termingerecht erledigt werden müssen. In Abhängigkeit von der Größe der Praxis, der Anzahl der Behandler, der Organisationsform und der technischen Ausstattung nehmen diese Aufgaben zu. Dabei spielen auch neue Behandlungsmethoden, geänderte Technologien und die Umsetzung des Qualitätsmanagements, der Röntgenverordnung sowie der BuS-Termine eine tragende Rolle. Täglich wiederkehrende Tätigkeiten sind relativ unproblematisch in den Tagesablauf zu integrieren. Die Schwierigkeit besteht vielmehr darin, den Überblick über alle in unterschiedlichen Intervallen wiederkehrenden Maßnahmen zu behalten.  

Unterschiedliche Intervalle erschweren die Durchführung

Bis zu einem gewissen Maß lassen sich diese Aufgaben - wie zum Beispiel die wöchentliche Prüfung der Zahlungseingänge, die Weiterleitung der Liste mit den vorausgeplanten zahntechnischen Arbeiten an das Labor alle zwei Wochen und der monatliche Recall - ohne größere Problematik koordinieren und bewältigen. Steigt jedoch die Anzahl der in unterschiedlichen Zeitabständen wiederkehrenden Aufgaben, wird das Handling immer schwieriger. Wurde die Barkasse in dieser Woche schon geprüft? Ist der Mikrochip des Autoklaven schon eingelesen? Ist der Einsatzplan für den nächsten Notdienst bereits festgelegt? Hier spielen auch die personelle Besetzung und die Teamfähigkeit der einzelnen Mitarbeiterinnen eine Rolle.  

Die Vorausplanung im Terminplaner - ob in Buchform oder elektronisch - kann hilfreich sein. Den kompletten Überblick liefert allerdings ein möglichst kompakt gehaltener Jahresplan. Hier können alle Eintragungen schnell und übersichtlich erfasst werden. Vor allem können bei der Erstellung schon im Vorfeld Feiertage und Urlaubszeiten berücksichtigt werden.  

Ein Jahresplan schafft organisatorische Freiräume

Die Erstellung eines Jahresplans benötigt einige Vorbereitungszeit. Zuerst sollte festgelegt werden, welche Aufgabenbereiche zu erfassen sind. Dabei kann möglicherweise eine Trennung und Verteilung der Aufgaben an unterschiedliche Mitarbeiterinnen erfolgen, was die Erstellung von zwei Organisationsplänen zur Folge hätte. Letztlich entscheidet die Größe und die Struktur der Praxis darüber. Im Laufe von etwa vier Wochen kann in gemeinsamer Abstimmung eine Sammelliste erstellt werden, in die zunächst die erforderlichen Maßnahmen im Sinne einer reinen Aufgabensammlung aufgenommen werden. Im nächsten Schritt sind die Intervalle für die einzelnen Aufgaben festzulegen. Eine nach Zeitintervallen eingeteilte Liste könnte etwa folgendermaßen aussehen:  

Beispiel 1: Wöchentliche bis monatliche Planung

wöchentlich	alle zwei Wochen	monatlich
Zahlungseingänge prüfen	An langfristige Behandlungstermine erinnern und Unterlagen prüfen (genehmigter HKP, Aufklärungsblätter etc.)	Monatsrechnung des zahntechnischen Labors prüfen
Barkassen prüfen	Mahnungen schreiben	Recall durchführen
Ausbildungsbetreuung	E-Mail Postkorb leeren	Mikrochip des Sterilisators in den PC einlesen
	Versichertenkarten und Praxisgebühr prüfen und ggf. mahnen	Überstunden- und Urlaubslisten-Verwaltung
	Laborarbeiten im zahntechnischen Labor voranmelden	Privatkartei auf Altlasten überprüfen
		Statistiken erstellen
		Wartezimmerlektüre prüfen und erneuern
		Teambesprechung vorbereiten
		Prüflauf der Diskettenabrechnung durchführen