31.07.2008 | Praxisorganisation

Schaffen Sie mehr Planungssicherheit durch die „Morgenandacht“!

Sicher sind Ihnen Behandlungstage bekannt, an denen sich Schwierigkeiten und Pannen wie Perlen an einer Schnur aufreihen: Eine Kollegin fällt wegen Krankheit aus, gleich drei unangekündigte Schmerzpatienten stehen gleichzeitig an der Anmeldung, das Labor hat eine zahntechnische Arbeit nicht termingerecht geliefert und dann fehlt noch das Schmelz-Matrix-Protein, das für eine langfristig geplante Operation benötigt wird. Die Folge: Chaos pur!  

Natürlich können Schwierigkeiten und Engpässe nicht vollständig vermieden werden, doch es gibt organisatorische Hilfen, um ihnen entgegenzuwirken und sie so gering wie möglich zu halten. Zu diesen Hilfen zählt vor allem die „Morgenandacht“! Dabei handelt es sich um eine Kurzbesprechung vor Beginn eines jeden Behandlungstages. Sie sollte auf fünf bis zehn Minuten angesetzt werden und das gesamte Team daran teilnehmen.  

Die folgenden Checklisten beschreiben die Vorgehensweise:  

Kontrolle: Personal

Ist Kollegin A (ZFA/Assistenz)   anwesend?	Ja	Nein: Wer übernimmt die Assistenz?
Ist Kollegin B (ZMF/Prophylaxe) anwesend?	Ja	Nein: Patienten umbestellen
Ist Kollegin C (ZMV/Anmeldung und Verwaltung) anwesend?	Ja	Nein: Wer betreut die Anmeldung und übernimmt dringende Verwaltungsarbeiten?
Fällt eine der genannten Kolleginnen längerfristig aus?	Nein	Ja: Was ist für die Folgetage zu beachten? (Krankheitstage/Fehldauer abklären)

Kontrolle: Tagesplan Auslastung

Wurden ausreichende Pufferzeiten eingeplant?	Ja	Nein: Freiräume schaffen!
Wurde genügend Zeit für die geplanten Behandlungen eingetragen?	Ja	Nein: Pufferzeiten einbeziehen
Gibt es Lücken im Tagesplan (kurzfristigen Terminausfall)?	Nein	Ja: Mit Patienten aus der Warteliste auffüllen!
Gibt es Patienten die auf einen dringenden Behandlungstermin warten?	Nein	Ja: Wenn möglich Pufferzeiten oder freie Schmerztermine dafür verwenden!
Gibt es Freiräume für Schmerzpatienten?	Ja	Nein: Schmerztermine am Ende eines Behandlungstages/-halbtages anhängen!
Wurden alle längeren Behandlungstermine bestätigt?	Ja	Nein: Terminbestätigung nachholen
Werden Besucher oder Telefonate für die Chefin/den Chef erwartet?	Nein	Ja: Terminüberprüfung!

Kontrolle: Behandlungsunterlagen

Liegen alle schriftlichen Unterlagen vor: Genehmigter Heil- und Kostenplan, Kostenaufklärung, PAR-Status, Therapieaufklärung, Einwilligung zur geplanten Behandlung etc.?	Ja	Nein: Wenn möglich kurzfristig ein- bzw. nachholen oder Behandlungstermin verschieben!
Sind die erforderlichen Röntgenbilder vorhanden?	Ja	Nein: Kurzfristig beschaffen, Behandlungstermin verschieben oder bei Dringlichkeit (liegt im Ermessen des Behandlers) neues Röntgenbild anfertigen!
Liegen die zahntechnischen Arbeiten vor?	Ja	Nein: Überprüfung, ob die Arbeit zum Termin noch fertiggestellt werden kann, anderenfalls Terminverlegung!

Kontrolle: Reparaturen und Wartung

Sind interne Wartungsarbeiten durchzuführen?	Nein	Ja: Wer übernimmt sie? Muss personell umdisponiert werden?
Sind externe Wartungsarbeiten oder Reparaturen geplant?	Nein	Ja: Wer überwacht die Maßnahmen?
Haben diese Arbeiten Einfluss auf die Zimmerbelegung?	Nein	Ja: Zimmerbelegung überprüfen und gegebenenfalls ändern.

Kontrolle: Lieferungen

Werden Material oder Warenlieferungen erwartet?

Nein

Ja: Wer übernimmt die Eingangskontrolle?

Kontrolle: Unerledigtes

Wurden dringende Aufgaben am Vortag nicht zu Ende geführt?

Nein

Ja: Wer macht was? Bis wann? Mit wem?