05.03.2009 | Praxisorganisation

Schlechte PC-Kenntnisse schaden der Praxis!

Längst hat jede Praxis mindestens einen Rechner. Sämtliche Formulare, der Schriftverkehr und die Abrechnung der zahnärztlichen Leistungen werden mit Hilfe des PC bearbeitet. Das gilt auch für sensible Bereiche wie Internet-Banking und zunehmend auch die Übermittlung der Abrechnung an die KZV. Die jüngeren Patienten können sich den PC aus ihrem Alltag nicht mehr wegdenken. Diejenigen, die sich gut mit Computern auskennen, nehmen sehr genau wahr, wenn die Mitarbeiterin über mangelndes PC-Wissen verfügt.  

Beispiel

Eine Patientin kommt in die Praxis, weil sie ein Rezept braucht. Die Mitarbeiterin an der Rezeption erklärt ihr, dass sie nicht wisse, wann sie ihr das Rezept geben könne. Der Drucker würde die ganze Zeit drucken, was er gar nicht drucken soll. Sie habe ihn schon mehrfach ausgemacht - aber wieder eingeschaltet, druckt er weiter.  

Was war passiert? Am vorangegangenen Abend hatte eine Kollegin eben schnell das Qualitätsmanagement-Handbuch drucken wollen. Sie öffnete die Datei und wählte den Menüpunkt „Datei drucken“ aus. Da der Drucker bereits vorher ausgeschaltet worden war, passierte nichts. „Der Computer macht schon wieder nicht, was man von ihm will“ dachte die Kollegin und wiederholte den Druckbefehl - insgesamt dreimal.  

Da die Sprechstunde bereits beendet war, entschied sie sich, Feierabend zu machen und das Problem am nächsten Tag anzugehen. Als am nächsten Morgen der Drucker wieder eingeschaltet wurde, führte er den kompletten Druckauftrag aus. Unmengen von teurem Toner und Papier landen so in der Mülltonne - meist ohne dass der Praxisinhaber davon Notiz nimmt.  

Die Lösung wäre - wie so oft - ganz einfach gewesen; vorausgesetzt die Kollegin sucht nach dem ersten fehlgeschlagenen Druckauftrag nach den Gründen. Aber auch die Mitarbeiterin, die dem endlosen Drucken hilflos zugeschaut hat, hätte den Druck ganz einfach unterbrechen können, indem sie den Speicher des Druckers (Druckaufträge) gelöscht hätte. Es wären insgesamt drei Mausklicks gewesen!  

Kennt sich die vermeintliche Expertin wirklich gut aus?

Kennen Sie das Sprichwort „Unter den Blinden ist der Einäugige König“? Leider entspricht dies in Bezug auf den PC-Einsatz in einigen Praxen der Wahrheit. Eine Mitarbeiterin, die sich so weit in die Praxissoftware einarbeitet, dass sie das Tagesgeschäft bewältigen kann, gilt bereits als Expertin. Im Vergleich zu ihren Kolleginnen ist sie es sicher auch, aber gemessen an dem, was die Praxissoftware leisten kann (und was viel Geld kostet), kann sie oft nur das Nötigste.  

Beispiel

Die Praxisinhaberin hat beschlossen, die Preise für Prophylaxe nach sechs Jahren anzuheben. Um böse Überraschungen zu vermeiden, war es ihr sehr wichtig, alle Patienten vor dem nächsten Termin über die Preiserhöhung zu informieren. Die „Expertin“ der Praxis hat alle Karteikarten durchgeschaut und die Patienten angeschrieben, die in den letzten zwei Jahren Prophylaxe in Anspruch genommen haben. Den Brief hat sie als Word-Dokument erstellt, jeweils die Namen und Adresszeile für jeden Patienten neu eingegeben und den Brief gedruckt. Um diese Arbeit zu schaffen, hat sie zwei Tage am Wochenende gearbeitet. Die Chefin war ihr sehr dankbar.  

Wie aber wäre eine echte Expertin vorgegangen? Mit Hilfe der Datenanalyse hätte sie ermittelt, welche Patienten in den letzten zwei Jahren eine Prophylaxeleistung in Rechnung gestellt bekommen haben. Jede halbwegs moderne Praxissoftware ermöglicht das Filtern in einem frei definierten Zeitraum nach bestimmten Leistungen (zum Beispiel GOZ-Nr. 100 oder Analogposition für PZR). Diese Liste hätte sie überprüft, um verstorbene oder zu einem anderen Behandler gewechselte Patienten nicht anzuschreiben. Dann würde sie einen Seriendruck mit einem zuvor definierten Brief starten. Da in der Praxissoftware alle Namen und Adressen gespeichert sind, greift das Programm automatisch darauf zurück - Übertragungsfehler sind ausgeschlossen. Der Arbeitsaufwand beträgt maximal eine Stunde.  

Unterschätzen Sie den Schaden nicht!