02.10.2008 | Praxisorganisation

So optimieren Sie Ihre Terminplanung!

„Vorsicht, wenn zum abgesprochenen Termin schon ein halbes Dutzend Patienten im Wartezimmer sitzt und gelangweilt in alten Zeitschriften blättert, wenn die Wartezeit unentschuldigt 30 Minuten überschreitet und die Helferinnen dauernd genervt zwischen Telefon, Karteikästen, Medizinschränken und Behandlungszimmern hin- und herhetzen. Der Zahnarzt ist entweder ein hilfloser Chaot, ein gestresster Fließbandarbeiter oder ein rücksichtsloser Typ, der keinen Gedanken an das Wohlgefühl seiner Kunden verschwendet. Ein guter Zahnarzt lässt bei Terminverzögerungen von einer Stunde und mehr sogar die Folge-Patienten anrufen, vorwarnen bzw. ihnen einen neuen Termin anbieten.“( Auszug aus www.stern.de)  

 

Mit derartigen Informationen werden Ihre Patienten mittlerweile von der Presse auf die Funktionalität eines Terminmanagements aufmerksam gemacht. Eine „chaotische“ Terminverwaltung hat sich meistens über Jahre hinweg in der Praxis etabliert. Oft gab es schon halbherzige Ansätze, etwas zu verändern. Wenn sie dann nicht sofort zum Erfolg geführt haben, wurden sie schnell wieder fallen gelassen. Erfolgreich umsetzen lässt sich eine Veränderung hier nur, wenn Spielregeln aufgestellt werden, die beschreiben, wie es geht, die allen bekannt sind und an die sich alle halten.  

Der Terminplaner

Ein erster Schritt zur Strukturierung des Terminplaners ist die Einrichtung spezieller Zeitblöcke. Denn wenn gleichartige Tätigkeiten gebündelt werden, steigt die Produktivität. Bei der Einrichtung der Zeitblöcke sollte auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten geplant werden. Hilfreich ist dabei die Pareto-Regel. Auf die Terminplanung angewendet bedeutet sie: In 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit sollte 80 Prozent des Umsatzes gemacht werden.  

Die umsatz- und ertragsstärksten Leistungen in der Praxis sind Zahnersatz, PAR-Behandlungen, implantologische Leistungen. Und natürlich die privaten Leistungen. Das heißt: 20 Prozent der Zeit sollte als so genannte VIP-Zeit blockiert werden – und zwar in größeren Blöcken, etwa in Zwei- bis Drei-Stunden-Blöcken. Bei einer Wochenbehandlungszeit von 35 Stunden sind das etwa sieben bis acht Stunden pro Woche. Diese sollten entweder in den frühen Morgenstunden oder am Abend liegen. Die so vorreservierten Zeiten bleiben bis etwa drei bis fünf Tage vorher frei. Damit können Sie flexibel agieren und brauchen Patienten mit einem umfangreichen Behandlungswunsch nicht auf „die lange Bank“ zu schieben.