05.01.2010 | Praxisorganisation

Umstellung auf karteilose Praxisführung, Teil 4: Reorganisation des Ablagesystems

In unserer Serie sind wir bereits den Fragen nachgegangen, ob sich der Aufwand der Umstellung auf die karteilose Praxisführung lohnt und wie Sie sinnvolle neue Strukturen finden können, um Doppelarbeiten zu vermeiden. Gewöhnlich befinden sich in der Karteikarte sämtliche Formulare, die zum Patienten gehören, wie Anamnesebögen, Einverständniserklärungen, alte Planungsbögen usw. Auch die Röntgenbilder befinden sich meist in der Lasche der Karteikarte. Da diese Formulare nicht einfach entsorgt werden können, muss ein ebenso einfaches wie zuverlässiges Ablagesystem gefunden werden.  

Die elektronische Karteikarte

Die Angaben auf dem Anamnesebogen müssen in die elektronische Karteikarte übernommen werden. Dafür gibt es in jeder Praxis-Software einen speziellen Bereich. Bei jedem Aufrufen des Patienten werden seine dort eingetragenen Erkrankungen und die Medikation angezeigt. Den Anamnesebogen mit der Unterschrift des Patienten müssen Sie dennoch aufbewahren. Legen Sie dafür Ordner an, in denen Sie die Bögen nach der Patienten-Nummer abheften. Würden Sie nach Buchstaben abheften, hätte die Mitarbeiterin sehr viel mehr Sortierarbeit. Da die Nummern für neue Patienten vom PC fortlaufend vergeben werden, können einige Bögen gesammelt und dann zusammen aufsteigend abgeheftet werden. Volle Ordner müssen nicht an der Rezeption stehen, da man die alten Anamnesebögen bei gewissenhafter Übertragung der Risikofaktoren so gut wie nie braucht.  

Arztbriefe enthalten häufig sehr wichtige Angaben - Extraktionsanweisungen des Kieferorthopäden, Angaben zum verwendeten Implantat beim Kieferchirurgen usw. -, die auf jeden Fall in die elektronische Karteikarte übernommen werden sollten. Kommt ein Arztbrief in die Praxis, sollte die Mitarbeiterin, die diesen bearbeitet, den Befund sofort aktualisieren - zum Beispiel wenn beim Kieferchirurgen ein Zahn entfernt wurde.  

Steht ein Scanner zur Verfügung, kann das Schreiben gescannt und in die elektronische Karte des Patienten gespeichert werden. In diesem Fall braucht das Original nicht aufbewahrt zu werden. Anderenfalls sollte eine kurze Information in die Karte des Patienten gespeichert werden, zum Beispiel „Therapie-Bericht Dr. Dr. Baumann: Ost 46 am 15.10.2009 in LA (Lokalanästhesie) komplikationslos.“ In diesem Fall ist es empfehlenswert, die Arztbriefe für einen Zeitraum von 10 Jahren bei PKV-Patienten und 4 Jahren bei GKV-Patienten als Original aufzubewahren. Auch hierfür eignet sich ein Ordner. Die Sortierung sollte nach Patienten-Namen erfolgen.  

Besonders wichtig: Einverständniserklärungen