03.09.2009 | Praxisorganisation

Welche Führungsaufgaben kann die Mitarbeiterin übernehmen?

Die zahnärztliche Mitarbeiterin kann ihren Chef bzw. ihre Chefin wirksam entlasten, wenn sie auch Führungsaufgaben übernimmt. Aber: Nicht jedes Teammitglied möchte eigene Arbeitsbereiche verantworten und nicht jede Kollegin ist in der Lage, andere anzuleiten, zu motivieren, zu führen und dies auch vor dem Chef zu verantworten. Das gilt es bei der Aufgabenverteilung zu beachten.  

Was bedeutet „Führen“?

Führen bedeutet nicht, andere herumzukommandieren. Es bedeutet auch nicht, anderen die Arbeit zuzuschieben, die man selbst nicht gerne macht. Eine Führungskraft ist ein Vorbild und bereit, selbst kräftig mit anzupacken, um das Team zu unterstützen. Als Führungskraft benötigen Sie emotionale Qualitäten, fachliche Kompetenz und eine Persönlichkeit, die von den Kolleginnen und dem Chef ebenso wie von Patienten und Partnern respektiert und geschätzt wird.  

Welche Führungsstrukturen passen zur Praxis?

In einer Zahnarztpraxis ist die Delegation im Behandlungsbereich nur eingeschränkt möglich, während sich im Praxismanagement mehrere Möglichkeiten bieten. Der Vorteil für den Chef ist, dass er viele Absprachen nur mit einer Mitarbeiterin treffen muss, die die Ergebnisse dann dem Gesamtteam übermittelt. Im Gegenzug kann das gesamte Team zum Beispiel Verbesserungsvorschläge entwickeln, die von der Kollegin mit Führungsverantwortung an den Chef weitervermittelt werden. Die Führungskraft ist gleichermaßen für den Chef wie für die Kolleginnen Ansprechpartnerin mit Entscheidungsbefugnis. Welche Führungshierarchie zu der Praxis passt, sollte sie gemeinsam mit ihrem Chef und den Kolleginnen entscheiden.  

Praxismanagerin mit Alleinverantwortung

Eine Führungskraft mit Alleinverantwortung berichtet dem Chef direkt und ist für die Gesamtleitung des Teams verantwortlich. Diese Aufgabe sollte nur einer erfahrenen Mitarbeiterin übertragen werden, die sich des Respekts und der Loyalität des gesamten Teams - einschließlich des Chefs - sicher sein kann. Sie übernimmt die Verantwortung für alle mit dem Chef vereinbarten Bereiche - wie zum Beispiel die Patientenbetreuung, Beratung, Praxisentwicklung, das Terminmanagement und eventuell auch Feedback-Gespräche mit den Kolleginnen, die Vorauswahl neuer Mitarbeiterinnen etc. Da diese Führungskraft in der Regel keine Stellvertreterin hat, wird die Organisation bei ihrem krankheitsbedingten Ausfall schwierig.  

Beispiel

Ihr Chef wünscht aufgrund geänderter Arbeitszeiten ein neues Terminmanagement. Mittwochs sollen nur noch Privatpatienten einbestellt werden, montags wird die Praxis ab 14.00 Uhr geschlossen.  

Nun ist es die Aufgabe der Praxismanagerin, ihre Kolleginnen über diese Änderungen zu unterrichten. Sie kann zum Beispiel eine Teamsitzung einberufen. Gemeinsam werden Argumente entwickelt, wie den Nachfragen von Kassenpatienten nach Terminen für einen Mittwoch zu begegnen ist. Die Praxismanagerin verweist ihre Kolleginnen auf die strikte Einhaltung dieser Vorgaben ihres Chefs, stellt eventuell Checklisten zur Verfügung oder kennzeichnet den Mittwoch im Bestellbuch, damit klar ist, dass es künftig am Mittwoch nur noch geplante Privatbehandlungen gibt - und zwar ohne Ausnahme.