01.04.2008 | Praxisorganisation

Wie organisiert man den plötzlichen Ausfall einer Kollegin?

Ob Grippewelle, Fuß gebrochen oder schwanger – der Ausfall einer Kollegin ist immer eine große Herausforderung für die Praxis. Vor allem wenn die Kollegin plötzlich und ohne Vorwarnung ihren Dienst nicht antreten kann und das Bestellbuch voll ist, werden Stress und Mehrarbeit für das restliche Team nicht ausbleiben.  

Kurzzeitiger Ausfall einer Assistenzhelferin

Kollegin A, die ausschließlich für die Assistenz zuständig ist, erkrankt plötzlich. Im Team wird nun geklärt, wer im Bedarfsfall als Ersatz einspringen wird: Ist es Kollegin B, die nur für Abrechnung zuständig ist und kaum noch Routine im Zimmer vorweisen kann? Oder ist es Auszubildende C, die an zwei Tagen in der Woche zur Berufsschule muss? Die Praxis entscheidet sich für Kollegin C. Sie soll die Assistenz im Zimmer übernehmen. Dabei wird der Behandler sicher Geduld aufbringen müssen. Wenn die Auszubildende in der Schule ist, wird wohl die Abrechnungskollegin einspringen müssen.  

Das zieht weitere organisatorische Herausforderungen nach sich: Wer empfängt die Patienten, wenn die Rezeption unbesetzt ist, weil die Kollegin im Zimmer assistiert? Wer bedient das Telefon? Wer macht die Abrechnung? Technische Hilfe bringt ein automatischer Türöffner, der Sekunden nach dem Klingelsignal die Praxistür automatisch öffnet. Wie viele Sekunden zwischen Klingeln und Öffnungsautomatik liegen, kann selbst programmiert werden. So muss die Assistenz nicht unterbrechen, um die Türe zu öffnen. Stellen Sie an der Rezeption ein Informationsschild auf, damit der Patient weiß, warum ihn heute niemand empfängt:  

„Sehr geehrte Patienten, aufgrund eines Personalengpasses arbeiten wir nur in kleiner Besetzung. Nehmen Sie bitte inzwischen im Wartezimmer Platz, wir werden uns alsbald um Sie kümmern. Danke für Ihr Verständnis!“  

Selbstverständlich kann die Nachricht auch über einen Bildschirm übermittelt werden. Hierzu können Sie einfach den Bildschirm so drehen, dass der eintretende Patient Ihre Nachricht lesen kann. Vielleicht kennen Sie ja auch den „digitalen Bilderrahmen“? Hier können Sie sich ebenfalls präsentieren. So machen Sie aus einer eigentlich ungünstigen Situation doch noch das Beste. Allerdings müssen Sie dies in etwas „ruhigeren“ Zeiten vorbereiten, denn in Stress-Situationen fehlt Ihnen dafür die Zeit.