03.02.2010 | Qualitätsmanagement, Teil 2

QM leicht gemacht: Die Vermeidung von Fehlern am Beispiel der Materialwirtschaft

Ein Erfahrungsbericht

Fehler tragen dazu bei, die Arbeitsabläufe in der Praxis kontinuierlich zu verbessern. Wenn sich Fehler in einigen Bereichen häufen, sollten Sie dort anfangen, Arbeitsabläufe schriftlich festzulegen und ihre Einhaltung zu überprüfen. In der Materialverwaltung laufen verschiedene Arbeitsabläufe parallel. Alle Kolleginnen sind mit eingebunden und somit unterlaufen hier schnell mal Fehler. Deshalb zeigen wir Ihnen für diesen Bereich beispielhaft die Möglichkeiten zur Fehlervermeidung auf.  

Wie ist Ihre Materialwirtschaft organisiert?

Um die Arbeitsabläufe in der Materialwirtschaft möglichst fehlerfrei zu organisieren, sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen:  

• Was gehört alles zur Materialverwaltung?

• Wie wird bestellt (Sammel- oder umgehende Bestellung)? Wann wird bestellt? Wer ist für die Bestellung verantwortlich?

• Was wird wo bestellt - Lieferantenauswahl?

• Ist eine systematische Wareneingangskontrolle vorhanden?

• Gibt es eine Inventurliste mit den Bestellnummern der Zulieferer?

• Welcher Mindestbestand sollte bestehen? Welches Material muss wie oft vorhanden sein? Welche Materialien werden besonders häufig bestellt? Welche Materialien fehlen? Wie werden fehlende Materialien erfasst?

Die Inventurliste als Ausgangspunkt für die Neuordnung

In einem ersten Schritt sollten Sie alle Materialien in einer Inventurliste erfassen und dabei gleich die Materialien aussortieren, die das Verfallsdatum überschritten haben. Es ist sinnvoll, dass eine Kollegin durchgehend für die Bestellung und die Überprüfung des Wareneingangs verantwortlich ist. Dadurch behält sie den Überblick darüber, wann der beste Zeitpunkt für eine Bestellung ist.