01.02.2005 | Terminplanung

Verkürzung der Wartezeiten, Teil 2: Optimale Vorgehensweise bei Terminvereinbarungen

Im ersten Beitrag (Nr. 1/2005, S. 12 ff.) hatten wir einige wichtige Hinweise zur Verkürzung der Wartezeiten gegeben. Um Termine exakt planen und damit Wartezeiten verkürzen zu können, sollte es klare Regeln für die telefonische Terminvereinbarung geben, so dass die notwendigen Standardfragen immer gestellt werden können. Aber welche Fragen sind wichtig? Hier ist zwischen Neu-, Stamm- und Schmerzpatienten zu unterscheiden.  

Der Ersttermin für einen Neupatienten

Der neue Patient ist für jede Praxis ein Gewinn, deshalb sollte er bevorzugt behandelt werden. Notieren Sie neben dem Namen – den Sie sich gegebenenfalls buchstabieren lassen sollten – auch seine Telefonnummer, unter der er zu Ihren Praxissprechzeiten telefonisch erreichbar ist. Die Preisgabe seiner Telefonnummer macht die Terminvereinbarung verbindlicher und Stornos oder gar Nichterscheinen kommen seltener vor.  

Gegebenenfalls können Sie bei der telefonischen Terminvereinbarung des Neupatienten neben der Telefonnummer auch schon seine Adresse notieren. Sprechen Sie ihn während des Telefonats mit seinem Namen an – das erhöht die Verbindlichkeit von Anfang an. Fragen Sie unbedingt nach, um was für einen Termin es sich handelt.  

Wenn der Neupatient zum ersten Mal in der Praxis ist, könnten Sie ihn fragen, wie er auf Ihre Praxis aufmerksam wurde, und gegebenenfalls den Namen des Empfehlers vermerken. Das gibt Ihnen die Chance, sich bei nächster Gelegenheit beim Empfehler zu bedanken.