02.09.2020 · Organisation

Ein Wechsel im Verwaltungsbereich will gut und rechtzeitig geplant sein

Bild: ©Gerd Altmann - pixabay.com

von Angelika Schreiber, Hockenheim

| Bei der Verabschiedungsfeier für die langjährige Verwaltungsassistentin taucht plötzlich die Frage in der Runde auf: „Wer macht eigentlich die nächste Quartalsabrechnung?“. Das ist natürlich eine überzeichnete Darstellung. Fakt ist aber, dass der Mitarbeiterwechsel gerade im Verwaltungsbereich einer Zahnarztpraxis häufig nicht ausreichend und mit genügend Vorlauf geplant wird. Was alles zu bedenken ist, erfahren Sie nachfolgend. |

Externe Besetzung oder interne Umbesetzung?

Etwa zwölf Monate vor dem Ausscheiden einer Verwaltungsmitarbeiterin sollte damit begonnen werden, ihre Nachfolge zu planen und zu regeln. Bevor die Stelle extern ausgeschrieben wird, ist zu überprüfen, ob die Stelle intern von einer Kollegin besetzt werden kann ‒ etwa, wenn sich eine Mitarbeiterin im Verwaltungsbereich persönlich weiterentwickeln möchte. Auch in einer Teamsitzung sollte das Thema angesprochen werden. Über den anstehenden Wechsel sollten alle im Team Bescheid wissen, aber auch in die Nachbesetzung sollte das Team miteinbezogen werden.

Onboarding

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess (das „An-Bord-Nehmen“) wird durch eine detaillierte Checkliste gesichert. Es gilt, mit einer strukturierten Einarbeitung nicht nur die fachlichen Lücken zu füllen, sondern auch der Nachfolge fachliche Kompetenz, Souveränität und Freude am neuen Arbeitsplatz zu vermitteln. Dabei ist es hilfreich, wenn das Team am Einarbeitungsplan mitwirkt. Die Kolleginnen kennen am besten die bisherigen Schwachstellen und können sich einbringen, wie diese abgestellt werden können.