23.03.2021 · Fachbeitrag · Agenturvertrag

Umfang der zulässigen Nutzung von Kunden-unterlagen und Akquisedaten nach Vertragsende

von Rechtsanwalt Kai-Uwe Recker, Dr. Heinicke, Eggebrecht & Partner mbB Rechtsanwälte, München

| Die Datenbestände haben für Versicherer und Versicherungsvermittler unermesslichen Wert. Daher stellen Versicherungsvertreter bei der Beendigung des Agenturvertrags stets folgende Fragen: Welche Unterlagen und Daten müssen mit dem Ende des Agenturvertrags an den Versicherer herausgegeben werden? Welche darf ich als Vertreter behalten? Und welche darf ich weiterhin, ggf. für die Konkurrenz, verwerten? |

Geschäftsgeheimnisse des bisherigen Versicherers

Nach der alten Rechtslage galten nach ständiger Rechtsprechung des BGH Kundendaten als Geschäftsgeheimnis des Versicherers, wenn es mit den Kunden eine Geschäftsbeziehung gibt und diese auch künftig als Versicherungsnehmer in Betracht kommen. Klassisches Beispiel war stets die Kundenliste des Versicherers. Das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG), das zum 26.04.2019 in Kraft getreten ist, definiert auf Basis der europäischen Vorgaben Geschäftsgeheimnisse neu:

Legaldefinition der Geschäftsgeheimnisse in § 2 Nr. 1 GeschGehG

Im Sinne dieses Gesetzes ist

1. Geschäftsgeheimnis

eine Information

- a) die weder insgesamt noch in der genauen Anordnung und Zusammensetzung ihrer Bestandteile den Personen in den Kreisen, die üblicherweise mit dieser Art von Informationen umgehen, allgemein bekannt oder ohne Weiteres zugänglich ist und daher von wirtschaftlichem Wert ist und

- b) die Gegenstand von den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhaber ist und

- c) bei der ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung besteht;

Bedeutung kommt insbesondere der Anforderung zu, dass die Geheimnisse den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen unterliegen müssen. Was genau zu tun ist, hängt von dem zu schützenden Geheimnis und dessen möglicher Nutzung ab. Möglichkeiten bieten etwa technische Schranken und Zugriffsregelungen sowie Vereinbarungen über den Schutz dieser Geheimnisse sowohl für die Vertragslaufzeit als auch nachlaufend.

Wie bereits nach der alten Rechtslage ist die widerrechtliche Ausnutzung von Geschäftsgeheimnissen strafbar und kann den Versicherungsvermittler zudem zeitweise und auch dauerhaft die Zulassung kosten.

Daten des bisherigen Versicherers

Hinsichtlich der Daten, die Sie vom bisherigen Versicherer erhalten haben, gilt Folgendes:

1. Herausgabe von „Unterlagen“

Eine auch nach dem GeschGehG übliche und gebräuchliche Maßnahme, Geschäftsgeheimnisse zu schützen, ist die vertragliche Vereinbarung, Unterlagen und Daten herauszugeben. Dies wiederholen Versicherer teilweise in Aufhebungsverträgen und in ihren Hinweisen bei Kündigungen. Geregelt werden regelmäßig der Schutz, die Vertraulichkeit und die Herausgabe von Kundenlisten, Vertragsübersichten, Kundenunterlagen, Vermittlerkopien von Verträgen und Versicherungsscheinen, überlassene Kundenkorrespondenz, Werbeunterlagen, Verkaufsmaterial, Briefpapier und EDV, Soft- und Hardware.

Wichtig | Verweigern Sie die Herausgabe, kann dies als Eigentumsverletzung strafrechtlich geahndet werden und den ‒ grundsätzlich erlaubten ‒ nachvertraglichen Wettbewerb einschränken.

Zum Vertragsende oder bei einer Freistellung verfährt der Versicherer meist wie folgt: Er fordert überlassene Unterlagen, meist mit Aufzählung, zurück. Er legt die EDV still; bei Fernzugriff wird der Computer zurückgesetzt und die Anbindung unterbrochen. Auch die EDV verlangt der Versicherer zurück.

PRAXISTIPPS |

Gibt es keine konkrete Regelung, muss der Versicherer die Unterlagen bei Ihnen abholen.

Halten Sie die Rückgabe der Unterlagen, insbesondere sensibler Daten und Hardware in einem Protokoll fest, auch wenn der Versicherer keines vorgefertigt hat.

Speichern Sie die Ihnen zustehenden Unterlagen regelmäßig in Systemen abseits des Versicherers, gerade wenn Ihnen die Unterlagen nur noch elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden; z. B. Abrechnungen und Korrespondenz zu Ihren Ansprüchen über E-Mail-Adressen der Versicherer.

Akquisedaten in der EDV: Die Versicherer versuchen, möglichst alle Daten bei sich zu sammeln, sodass zumeist auch Akquisedaten hinterlegt werden können. Hier stellt sich in der Praxis folgendes Problem:

- Der Versicherungskunde gibt in der Regel diese persönlichen Akquisedaten nur dem Vertreter seines Vertrauens. Er stimmt aber nicht der Weitergabe an Dritte zu. Problematisch ist daher erstens die Weitergabe dieser Daten. Zweitens die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in der EDV des Versicherers bezogen auf solche personenbezogenen Daten. Denn es handelt sich grundsätzlich um eine Auftragsverarbeitung durch den Versicherer als Auftragnehmer und durch den Vertreter als Auftraggeber.

- Gerade bei Vertragsbeendigung ist die Trennung der persönlichen Akquisedaten und der Daten des Versicherers nicht oder nicht kurzfristig durchführbar. So wie es dem Vertreter nicht erlaubt ist, die konkreten Versicherungsdaten des bisherigen Versicherers weiter zu nutzen, so ist es auch dem Versicherer nicht erlaubt, persönliche Akquisedaten des Vertreters zu nutzen. Versicherer und Vertreter müssen hier den Datenschutz berücksichtigen.

- Fordert der Versicherer den Vertreter zur Freigabe der Akquisedaten an einen Nachfolger auf, verlangt er von ihm die bindende Zusicherung, die Daten nicht nur rechtmäßig erhoben und bisher verarbeitet zu haben, sondern auch rechtmäßig an den Versicherer weitergeben zu dürfen. Der Versicherer versucht also, sich über den Vertreter von einer möglichen datenschutzrechtlichen Haftung freizuhalten.

PRAXISTIPPS |

Akquisedaten in der EDV des Versicherers müssen für Sie und den Versicherer als solche erkennbar sein. Sonst haben Sie nichts in der EDV des Versicherers verloren.

Löschen Sie die Akquisedaten auf Datenträgern des Versicherers bei Rückgabe der Hard- und Software. Geht das nicht aufgrund einer plötzlichen Intervention des Versicherers, fordern Sie diesen zur datenschutzkonformen Löschung der Daten und ggf. der Abgabe einer Unterlassungserklärung bezogen auf die Weitergabe und Nutzung der Daten auf.

Nicht herausgabepflichtige Unterlagen: Nicht herausgeben müssen Sie Unterlagen, die zwar vom Versicherer stammen, aber für den dauerhaften Verbleib beim Vertreter bestimmt sind. Das sind insbesondere der Agenturvertrag nebst Anlagen, Nachträgen oder Ergänzungen, die Unterlagen und der Schriftwechsel der Vertragsparteien über das Agenturvertragsverhältnis, die Abrechnungsunterlagen sowie die Provisionsabrechnung (§ 87c Abs. 1 HGB) und der Buchauszug (§ 87c Abs. 2 HGB). Diese Unterlagen sind für Ihre eigene Buchführung bestimmt. Sie sind notwendige Unterlagen des Vertreters und unterliegen auch langen Aufbewahrungspflichten.

Sonstige Unterlagen: Weitere Unterlagen, die Sie vom Versicherer erhalten haben, verbleiben in dessen Eigentum. Das ist zumeist konkret in den Agenturverträgen geregelt. Gleichwohl verlangt der Versicherer diese Unterlagen häufig nicht heraus.

PRAXISTIPP | Bieten Sie die Rückgabe auch der weiteren Unterlagen von sich aus auch ohne Aufforderung des Versicherers an. Wird die Annahme verweigert, dokumentieren Sie dies im Übergabeprotokoll. Sie sollten diese in der zuständigen Direktion abgeben oder eine ggf. datenschutzkonforme Entsorgung und Kostentragung vereinbaren. Ist keine datenschutzkonforme Entsorgung erforderlich, lassen Sie die Unterlagen von Mitarbeitern entsorgen. Diese können dann später bei Bedarf als Zeugen fungieren.

Wichtig | Kümmern Sie sich nicht um die Rückgabe der Unterlagen, wird der frühere Versicherer Ihnen bei einer zulässigen nachvertraglichen Abwerbetätigkeit unterstellen, dass diese nur aufgrund der zurückbehaltenen Unterlagen möglich und deshalb unlauter sei. Hierzu müssen Sie wissen: Haben Sie ‒ was der Regelfall in Agenturverträgen ist ‒ kein schriftliches nachvertragliches Wettbewerbsverbot nach § 90a HGB vereinbart, besteht Wettbewerbsfreiheit. Sie dürfen nach Ende der Tätigkeit für einen Versicherer abwerben; zulässig ist sogar zielgerichtetes und planmäßiges Abwerben und eine eingeschränkte Kündigungshilfe (BGH, Urteil vom 07.04.2005, Az. I ZR 140/02, Abruf-Nr. 051501). Unzulässig ist der Wettbewerb nur, wenn er mit unlauteren Mitteln betrieben wird ‒ außerdem wird die Verwendung verbotswidrig zurückbehaltener Unterlagen als unlauter angesehen. Relevant ist dabei das neue GeschGehG und die Geheimhaltungspflicht in § 90 HGB.

2. Nutzung von Versicherungsdaten

Geschützt sind nicht nur die Unterlagen, sondern insbesondere die darin enthaltenen Daten der Versicherungsnehmer. Diese wurden zur alten Rechtslage in ständiger Rechtsprechung als Geschäftsgeheimnis des Versicherers angesehen. Diese dürfen auch nicht aus vorhandenen Unterlagen für den Gebrauch nach Ende des Agenturvertrags kopiert, abgeschrieben oder verwendet werden (BGH, Urteil vom 29.12.2002, Az. I ZR 119/00, Abruf-Nr. 030684).

Beschränkt wird die mögliche Verwendung dieser Daten durch die vertraglichen Vereinbarungen mit dem Versicherer durch § 90 HGB und durch das GeschGehG. Es empfiehlt sich deshalb dringend, nach Vertragsbeendigung auch die Daten über die einzelnen Versicherungen, die man im Rahmen seiner Vermittlungstätigkeit für den Versicherer oder vom Versicherer selbst erhalten hat, nicht für künftige Wettbewerbszwecke zu verwenden.

PRAXISTIPPS |

Verbringen Sie alle erlaubten Unterlagen und Datenbestände an einen Ort außerhalb der Geschäftsräume. So vermeiden Sie auch versehentliche Rückgriffe auf diese dann nicht greifbaren Datenbestände.

Bei eigener Hardware (Festplatten, Speichersticks, SSD) ist es am einfachsten, die Speichermedien zu tauschen und die alten datenschutzkonform zu entsorgen. So ermöglichen Sie einen sauberen Neustart.

Es ist dem Vertreter auch nach der neueren Rechtslage nur im Ausnahmefall erlaubt, Vertragsdaten nach der Beendigung des Agenturvertrags zu Wettbewerbszwecken zu verwenden, solange er auch die übrigen Vorschriften dazu berücksichtigt (vgl. insbesondere zur werblichen Ansprache § 7 UWG):

Kundennamen und -adressen im Gedächtnis: Ihnen steht es grundsätzlich frei, Ihrem ehemaligen Versicherer nach Vertragsende Konkurrenz zu machen. Es gehört zum Wesen des Wettbewerbs, in fremde Kundenbestände einzudringen und Kunden abzuwerben. Es ist somit zulässig, Kunden zur ordnungsgemäßen Vertragsauflösung unter Beachtung der gesetzlichen/vertraglichen Kündigungsfristen zu veranlassen. Da kein Versicherer Anspruch auf Erhaltung seines Kundenkreises hat, kann er seinem ehemaligen Vertreter auch nicht untersagen, die Namen und Adressen zu nutzen, die ihm aus seiner bisherigen Tätigkeit im Gedächtnis geblieben sind (BGH, Urteil vom 28.01.1993, Az. I ZR 294/90, Abruf-Nr. 082097; Urteil vom 14.01.1999, Az. I ZR 2/97, Abruf-Nr. 99662).

Wichtig | Gerade bei jahrelanger Betreuung der Kunden und des damit begründeten Vertrauens kennen Sie den überwiegenden Teil Ihrer Kunden persönlich. So können Sie auch ohne verbotswidrig zurückbehaltene Listen frühere Kunden aus dem Gedächtnis heraus ansprechen.

Kundenadressen ohne aktive Geschäftsbeziehung: Adressen von Kunden, zu denen kein dauerhafter geschäftlicher Kontakt des Versicherers mehr besteht, können auch nicht mehr als Geschäftsgeheimnisse des Versicherers angesehen werden. Deshalb darf der ausgeschiedene Vertreter diese Adressen nutzen (BGH, Urteil vom 28.01.1993, Az. I ZR 294/90, Abruf-Nr. 082097; Urteil vom 14.01.1999, Az. I ZR 2/97, Abruf-Nr. 99662).

Nach Ende des Agenturvertrags vom Kunden übergebene Daten: Sie dürfen Ihre Kunden nach Vertragsbeendigung (ohne Zurückbehaltung der Daten des früheren Versicherers) aufsuchen, um das Konkurrenzprodukt vorzustellen. Dabei können Sie sich dort die Daten der bei Ihrem früheren Versicherer bestehenden Versicherungsverträge aushändigen lassen. Gibt der Kunde Ihnen nach Vertragsbeendigung die Versicherungsunterlagen (einschließl. evtl. Abschriften der Policen), dürfen Sie diese mit Zustimmung des Kunden besitzen und für die Abwerbung nutzen.

PRAXISTIPP | Dokumentieren Sie den Erhalt der Daten vom Versicherungsnehmer. Der Nachweis, dass die Daten nach Ende des Agenturvertrags vom Kunden kommen, erspart Ihnen und den Kunden zeitaufwendige Probleme und minimiert Beweisschwierigkeiten auf Ihrer Seite.

Eigene Akquisedaten ‒ Eigene Kundenverzeichnisse

Durch die jahrelange Betreuung vieler Kunden ist ein besonders enges Vertrauensverhältnis entstanden. Diese Kunden sind häufig bereit, Ihnen Daten und Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die für Ihre künftige Tätigkeit von Bedeutung sein können und die in keinem unmittelbaren Zusammenhang mit den bisher vermittelten Versicherungen stehen. Das sind z. B.

persönliche Daten, wie die Zugehörigkeit zu Vereinen, Hobbys, familiäre Situation, Zukunftspläne,

Führerscheinkopie, Wohnungsunterlagen und

nicht öffentlich oder frei verfügbare Handynummern und E-Mail-Adressen.

Wichtig | Einige Versicherer untersagen die Erhebung, Speicherung und Verwertung von eigenen Akquisedaten während des laufenden Vertragsverhältnisses und auch für die Zeit nach dessen Beendigung. Teils werden diese Daten auch als Geschäftsgeheimnisse vom Versicherer qualifiziert.

PRAXISTIPPS |

Erheben dürfen Sie nur persönliche Akquisedaten direkt beim Kunden, wenn dies vom Versicherer gestattet, insbesondere nicht untersagt ist. Nehmen Sie dabei auch Rücksicht auf die datenschutzrechtlichen Interessen des Kunden.

Speichern Sie eigene Akquisedatenbestände nicht in Systemen des Versicherers. Tun Sie das selbst dann nicht, wenn ein eigener Auftragsverarbeitungsvertrag unabhängig von Ihrem Agenturvertrag geschlossen wurde.

Auch die Versicherungsverträge des Kunden bei Fremdversicherern sollten Sie außerhalb der Reichweite des eigenen Versicherers abspeichern.

In die private Kartei bzw. das private Verzeichnis nicht übernehmen dürfen Sie konkrete Daten der einzelnen Versicherungsverträge, wie Tarif, Laufzeit, Beitragshöhe, Name und Anschrift des Versicherungsnehmers aus Daten oder Unterlagen des Versicherers. Übernehmen dürfen Sie aber Name und Adressen der Kunden mit Akquisedaten. Die Akquisedaten müssen Sie auch zuordnen können, hierbei helfen zumindest der Name und mögliche wenige weitere Daten zur Zuordnung und Einordnung der Relevanz des zu speichernden/gespeicherten Akquisedatums. Auch in die Kartei dürfen Daten von Fremdversicherungen und Interessenten ohne Vertrag beim Versicherer.

Gestalten Sie eigene Verzeichnisse so, dass keine direkten Rückschlüsse auf Kunden des bisherigen oder aktuellen Versicherers möglich sind. Mit den Daten von Interessenten oder Fremdversicherungen und künftigen Kunden wird das Verzeichnis leicht durchsetzt. Keinesfalls aufgenommen werden dürfen Versicherungsdaten des vertretenen Versicherers. Es darf auch nicht erwähnt werden, dass ein Kunde Versicherungsnehmer des bisherigen Versicherers ist.

In punkto Datennutzung gilt: Sie müssen die Kunden bei Erhebung nach Art. 13, 14 DSGVO auf die Datenverarbeitung hinweisen. Dafür reichten die von den Versicherern bereitgestellten Muster nicht aus. Sie betreffen die Verhältnisse um die Versicherungsverträge. Sie brauchen aber eine Grundlage zur rechtmäßigen Datenerhebung i. S. v. Art. 6 DSGVO. Dies kann z. B. die Wahrung berechtigter Interessen oder eine Einwilligung des Kunden sein.

Für Ansprachen der Versicherungsnehmer des ehemaligen Versicherers ist insbesondere § 7 UWG relevant, der unzumutbare Belästigungen etwa in Form von Telefonanrufen bei Verbrauchern ohne deren vorherige ausdrückliche Einwilligung verbietet. Solche Anrufe sind nicht nur wettbewerbswidrig, es handelt sich auch um bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeiten.

Werden Sie nach Beendigung des Agenturvertrags vom Kunden über dessen Versicherungen informiert, dürfen Sie diese Informationen unter Berücksichtigung der datenschutz- und wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen erheben, speichern und verwerten. Rechte des alten zuvor vertretenen Versicherers stehen dem nicht entgegen.

Dokumentation der Kundengespräche und Beratung

Sie müssen nicht nur Gespräche mit Kunden, sondern insbesondere auch die Beratung dokumentieren (§ 61 Abs. 1 S. 2 VVG). Die Dokumentationsunterlagen sind Ihre eigenen Unterlagen. Sie dürfen sie auch nach Vertragsende rechtmäßig besitzen. Es ist Ihnen aber verwehrt, die Daten aus der Dokumentation für Abwerbezwecke zu verwenden.

PRAXISTIPP | Will der Versicherer zum Ende des Agenturvertrags auch diese Dokumentation von Ihnen haben, teilen Sie ihm mit, dass Sie diese benötigen, um sich gegen evtl. Schadenersatzforderungen der Kunden verteidigen zu können. Verlangt er sie trotzdem, lassen Sie sich im Gegenzug vom Versicherer zusichern, dass er die Dokumentation lange Zeit (z. B. 30 Jahre) aufbewahrt und Sie Ihnen überlässt, sollte Sie ein Kunde auf Schadenersatz belangen.

Quelle: Seite 9 | ID 47159491