· Fachbeitrag · Arbeitgeberleistungen
BMF: In diesen Fällen sind Gutscheine und Geldkarten auch künftig steuerfreier Sachbezug
von Dipl.-Finanzwirt, M.A. (Taxation), Daniel Denker, Oldenburg und Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage, www.steuer-webinar.de
| Sachbezüge, die Sie Ihren Mitarbeitern gewähren, sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn ihr Wert die Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro im Monat nicht übersteigt. Seit 01.01.2020 gilt eine Neuregelung für Gutscheine, zweckgebundene Geldleistungen und Geldkarten. Seither war unklar, ob und wann bei deren Überlassung Bar- oder Sachlohn vorliegt. Jetzt hat das BMF reagiert. VVP erläutert die neuen Spielregeln und zeigt, wo Sie als Arbeitgeber nachbessern müssen, wenn Sie Gutscheine und Geldkarten nutzen. |
BMF klärt die Abgrenzungsregeln von Sach- und Barlohn
Seit dem 01.01.2020 ist der Begriff Sachlohn gesetzlich geregelt (§ 8 Abs. 1 S. 2 EStG). Danach sind „zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten“, stets als Barlohn zu versteuern. Steuerliche Vergünstigungen für Sachbezüge, z. B. die Anwendung der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro (ab: 01.01.2022: 50 Euro) oder die Pauschalierung nach § 37b EStG mit einem Steuersatz von 30 Prozent, sind in den Fällen nicht anwendbar.
Gutscheine und Geldkarten sind dagegen weiterhin begünstigter Sachlohn, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen (§ 8 Abs. 1 S. 3 EStG). Die monatliche Sachbezugsfreigrenze ist für diese Sachbezüge allerdings nur anwendbar, wenn die Gutscheine und Geldkarten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden; in Gehaltsumwandlungsfällen gilt sie nicht (§§ 8 Abs. 2 S. 11, 8 Abs. 4 EStG).
In der Praxis waren viele Fragen offen, wann
Bar- oder Sachlohn vorliegt. Das Anwendungsschreiben des BMF sorgt nun für Klarheit (BMF, Schreiben vom 13.04.2021. Az. IV C 5 ‒ S 2334/19/10007 :002, Abruf-Nr. 221759).
Steuerbegünstigte Sachbezüge nach neuester Rechtslage
Steuerbegünstigte Sachbezüge können nur vorliegen, wenn es sich um eine Einnahme handelt, die nicht in Geld besteht. Kann Ihr Mitarbeiter daher wählen, ob er einen Sachbezug (z. B. Gutschein) oder eine Geldleistung möchte, scheidet ein steuerbegünstigter Sachbezug aus. Dies gilt selbst dann, wenn er sich für den Sachbezug entscheiden sollte. Das BMF-Schreiben führt Beispiele für steuerbegünstigte Sachbezüge auf:
- Die Gewährung von Kranken-, Krankentagegeld- oder Pflegeversicherungsschutz kann steuerbegünstigter Sachbezug sein, wenn Sie als Arbeitgeber die Versicherung abgeschlossen und bezahlt haben (BFH, Urteil vom 07.06.2018, Az. VI R 13/16, Abruf-Nr. 204316).
- Die Gewährung von Unfallversicherungsschutz ist begünstigt, soweit Ihr Arbeitnehmer den Versicherungsanspruch unmittelbar gegenüber dem Versicherungsunternehmen geltend machen kann. Vorausgesetzt, die Beiträge werden nicht nach § 40b Abs. 3 EStG pauschal besteuert.
- Steuerbegünstigter Sachbezug ist es auch, wenn Sie Papier-Essensmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) und arbeitstägliche Zuschüssen zu Mahlzeiten (sog. digitale Essensmarken) gewähren.
- Gutscheinen oder Geldkarten sind steuerbegünstigter Sachbezug, wenn diese ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei Ihnen als Arbeitgeber oder einem Dritten berechtigen und zudem ab dem 01.01.2022 unter lohn- und einkommensteuerlicher Auslegung die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen.
- Wichtig | Kein ausschließlicher Bezug von Waren oder Dienstleistungen liegt insbesondere dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter zunächst in Vorleistung tritt und Sie ihm die Kosten im Nachhinein erstatten. Hier handelt es sich um eine Geldleistung.
Wann Gutscheine und Geldkarten begünstigt sind
Die Gewährung von Gutscheinen oder Geldkarten kommt
in der Praxis häufig vor. Neu ist hier das Kriterium des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG. Hier sind drei verschiedene Varianten zu unterscheiden.
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Variante 1: Gutscheine und Geldkarten, die § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. a ZAG erfüllen | |
Steuerbegünstigt sind Gutscheine oder Geldkarten, die unabhängig von einer Betragsangabe dazu berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller und Akzeptanzstellen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland zu beziehen. Das Kriterium „begrenzter Kreis von Akzeptanzstellen im Inland“ ist lt. BMF-Schreiben erfüllt, wenn es sich
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Beispiele für begünstigte Gutscheine und Geldkarten nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. a ZAG sind wiederaufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel, Shop-in-shop-Lösungen mit Hauskarte, Tankgutscheine oder -karten eines einzelnen Tankstellenbetreibers zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in seiner Tankstelle, von einer Tankstellenkette (einem bestimmten Aussteller) ausgegebene Tankgutscheine oder -karten zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in den Tankstellen dieser Kette (z. B. ein Symbol, eine Marke, ein Logo), Centergutscheine oder Kundenkarten von Shopping-Centern, Malls und Outlet-Villages oder „City-Cards“ und Stadtgutscheine. Ein vom Arbeitgeber selbst ausgestellter Gutschein (z. B. Tankgutschein oder eine Berechtigung zum Tanken), wenn die Akzeptanzstellen (z. B. Tankstelle oder Tankstellenkette) aufgrund des Akzeptanzvertrags (z. B. Rahmenvertrag) unmittelbar mit dem Arbeitgeber abrechnen. Karten eines Online-Händlers, die nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus seiner eigenen Produktpalette (Verkauf und Versand durch den Online-Händler) berechtigen; nicht jedoch, wenn sie auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlösbar sind. | |
Variante 2: Gutscheine und Geldkarten, die § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. b ZAG erfüllen | |
Die Voraussetzungen dieser Variante werden erfüllt, wenn der Gutschein oder die Geldkarte unabhängig von einer Betragsangabe dazu berechtigt, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette zu beziehen. Hier kommt es dann nicht mehr auf die Anzahl der Akzeptanzstellen und den Inlandsbezug an. | |
Beispiele Begünstigt nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. b ZAG sind Gutscheine und Geldkarten, begrenzt auf
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Variante 3: Gutscheine und Geldkarten, die § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. c ZAG erfüllen | |
Die Voraussetzungen der dritten Variante werden erfüllt, wenn der Gutschein oder die Geldkarte unabhängig von einer Betragsangabe dazu berechtigt, aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller und Akzeptanzstelle Waren oder Dienstleistungen ausschließlich für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland zu beziehen (Zweckkarte). Auf die Anzahl der Akzeptanzstellen kommt es nicht an. Wichtig | Keine Begünstigung liegt vor, wenn der Einsatzbereich des Gutscheins oder der Geldkarte nicht mehr hinreichend bestimmt eingegrenzt ist. Kein „begünstigter“ sozialer oder steuerlicher Zweck sind lt. BMF daher insbesondere die Inanspruchnahme der 44-Euro-Freigrenze, die Richtlinienregelung für Aufmerksamkeiten (R 19.6 LStR) oder die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. | |
Beispiele für begünstigte Gutscheine und Geldkarten nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. c ZAG sind
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Wichtig | Für die steuerliche Einordnung kommt es allein auf die gesetzlich definierten Kriterien des § 8 Abs. 1 EStG und die Grundsätze des BMF-Schreibens an. Keine Rolle spielt, wie die BaFin die Geldkarte einordnet.
Zusätzlichkeitskriterium bei Sachbezugsfreigrenze
Für die Anwendbarkeit der Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro (ab 01.01.2022: 50 Euro) ist weiterhin erforderlich, dass Sie die Gutscheine oder Geldkarten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewähren (§ 8 Abs. 2 S. 11 letzter Halbsatz und § 8 Abs. 4 EStG). Damit ist ein steuerlicher Vorteil bei einem Gehaltsverzicht oder bei einer Gehaltsumwandlung ausgeschlossen. Es kann aber auf eine andere freiwillige Leistung (z. B. Weihnachtsgeld) zugunsten eines Sachbezugs verzichtet werden. In dem Fall ist das Zusätzlichkeitskriterium doch erfüllt und die Sachbezugsfreigrenze nutzbar.
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Sie möchten einen Mitarbeiter durch einen Sachbezug unterstützen. Dieser verzichtet in Höhe von 528 Euro auf ein freiwilliges Weihnachtsgeld. Dafür erhält er von Ihnen einen monatlichen Sachbezug von monatlich 44 Euro.
Ergebnis: Eine freiwillige Leistung (Weihnachtsgeld) wird durch eine andere freiwillige Leistung (Sachbezug) ersetzt. Die Zusätzlichkeit ist damit erfüllt. |
Geldleistung ist kein steuerbegünstigter Sachbezug
Das BMF hat auch aufgelistet, in welchen Fällen kein steuerbegünstigter Sachbezug, sondern eine reguläre Geldleistung nach § 8 Abs. 1 S. 1 und 2 EStG vorliegt:
Zweckgebundene Geldleistung und nachträgliche Kostenerstattung
Leisten Sie als Arbeitgeber an den Mitarbeiter anstelle der geschuldeten Ware oder Dienstleistung eine Zahlung (sog. zweckgebundene Geldleistung) oder erstatten die Kosten (nachträgliche Kostenerstattung), liegt kein steuerbegünstigter Sachbezug vor.
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Ergebnis: In beiden Fällen handelt es sich um eine reguläre Geldleistung. Auch eine Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 37b EStG ist hier nicht möglich. |
Nichterfüllung der Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG
Kein steuerbegünstigter Sachbezug liegt bei Gutscheinen und Geldkarten ab dem 01.01.2022 vor, die unter lohn- und einkommensteuerlicher Auslegung die obigen Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG nicht erfüllen.
Geldsurrogate sind somit z. B. Geldkarten oder Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Kreditkarten mit überregionaler Akzeptanz ohne Einschränkungen hinsichtlich der Produktpalette, die im Rahmen unabhängiger Systeme des unbaren Zahlungssystems eingesetzt werden können. Keine Rolle spielt, wenn die Nutzbarkeit arbeitsvertraglich eingeschränkt ist, z. B. wenn Ihr Mitarbeiter die Prepaid-Kreditkarte entsprechend einer gesonderten Vereinbarung mit Ihnen nur fürs private Tanken nutzen darf.
Kein ausschließlicher Bezug von Waren oder Dienstleistungen
Eine reguläre und somit nicht steuerbegünstigte Geldleistung sind Gutscheine oder Geldkarten, die nicht ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei Ihnen als Arbeitgeber oder einem Dritten berechtigen.
Als Geldleistung gelten daher immer Gutscheine, die
- über eine Barauszahlungsfunktion verfügen (Ausnahme: wenn Restguthaben bis zu einem Euro ausgezahlt werden können),
- über eine eigene IBAN verfügen,
- für Überweisungen (z. B. PayPal) genutzt werden können,
- für den Erwerb von Devisen (z. B. Pfund, US-Dollar, Schweizer Franken) verwendet werden können oder
- als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können.
Die Regeln für die Bewertung des Sachbezugs
Maßgebend für die Bewertung des Sachbezugs sind die Kosten, die bei Ihnen entstehen. Sofern Sie Gebühren für die Bereitstellung (z. B. Setup-Gebühr) und Aufladung von Gutscheinen und Geldkarten tragen müssen, handelt es sich um eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen. Diese Kosten rechnen damit nicht zum Arbeitslohn. Sie erhöhen den Sachbezug nicht.
Ein Abschlag von vier Prozent nach R 8.1 Abs. 2 S. 3 LStR ist nicht vorzunehmen, wenn ein Gutschein oder eine Geldkarte über einen in Euro lautenden Höchstbetrag hingegeben wird (R 8.1 Abs. 2 S. 4 LStR).
Der zeitliche Anwendungsbereich
Die vorgestellten Grundsätze des BMF-Schreibens vom 13.04.2021 gelten rückwirkend ab dem 01.01.2020. Davon gibt es eine Ausnahme: Eine Übergangsregelung hält das BMF bereit für Gutscheine und aufladbare Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, aber nicht die Kriterien des ZAG erfüllen. Auf sie können noch bis zum 31.12.2021 die bisherigen Grundsätze zur Abgrenzung von Barlohn und Sachlohn angewendet werden. Die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG müssen erst ab dem 01.01.2022 erfüllt sein.
PRAXISTIPP | Sie sollten spätestens bis zum 31.12.2021 sämtliche Gutscheine und Geldkarten hinsichtlich der neuen steuerlichen Spielregeln überprüfen und ggf. anpassen. Ab Januar 2022 wird die Sachbezugsfreigrenze auf monatlich 50 Euro erhöht (Jahressteuergesetz 2020). Wollen Sie künftig die 50-Euro-Freigrenze nutzen, sollten Sie bestehende Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern auch diesbezüglich anpassen, um einen größeren Steuervorteil für sich und Ihre Mitarbeiter zu generieren. |
Zeitpunkt des Zuflusses von Gutscheinen und Geldkarten
Das BMF-Schreiben enthält auch eine kurze Zusammenfassung, zu welchen Zeitpunkten der steuerliche Zufluss eines Gutscheins oder einer Geldkarte beim Arbeitnehmer erfolgt. Ist der Gutschein oder die Geldkarte bei einem Dritten einzulösen, erfolgt der Zufluss im Zeitpunkt der Hingabe bzw. bei Geldkarten frühestens im Zeitpunkt der Aufladung des Guthabens.
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M hat von Ihnen in den Monaten April und Mai je einen Tankgutschein zu je 44 Euro erhalten. Er löst beide Gutscheine im Juni an einer Tankstelle ein.
Ergebnis: Bei einer Einlösung bei der Tankstelle handelt es sich um einen Dritten. Der Zufluss erfolgt mit Hingabe des Gutscheins im April und Mai, sodass die Freigrenze des § 8 Abs. 2 S. 11 EStG nicht überschritten wird. Erhält M keine weiteren Sachbezüge, ist die Sachzuwendung folglich von Steuern und Sozialabgaben befreit. |
