15.03.2021 · Fachbeitrag · beA von A bis Z (Teil 2) ‒ STand: November 2021

Neue Einzelheiten des beA zu den Buchstaben B bis D: von „beA Client-Security“ bis „Durchsuchbare PDF“

von Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Mainz, https://bea-abc.de

| Bei dem beA werden immer wieder Details korrigiert und verbessert. Damit Sie alle Möglichkeiten optimal nutzen und Ihre Kanzleiorganisation und -abläufe an die beA-Funktionen anpassen können, berichtet AK über die Einzelheiten von A bis Z. Der folgende Beitrag erläutert folgende Stichwörter: beA Client-Security, beA-Karte, beBPo, Betreff, Briefkopf, Chronik, Dateiformat, Dateiname, Datenträger und Durchsuchbare PDF/A. |

beA-ClientSecurity

Die beA Client-Security ist „der Motor“ des beA. Ohne Client-Security lässt sich das beA nicht öffnen. Manche Probleme (z. B. Karte wird nicht erkannt) lösen sich, wenn die beA Client-Security neu gestartet wird. Klicken Sie dazu das beA-Symbol (i. d. R. unten rechts in der Taskleiste) mit der rechten Maustaste, wählen Sie „Beenden“ und starten Sie die beA Client-Security neu.

PRAXISTIPP | Zum 3.9.20 ist die beA Client-Security auf eine neue Technologie umgestellt worden, das Hochfahren erfolgt im Hintergrund. Nehmen Sie die Client-Security aber aus Sicherheitsgründen am besten aus dem Autostart heraus und beenden Sie diese manuell, sobald Sie sich aus Ihrem beA abmelden.

Mit einem Klick auf das beA Client Security-Logo mit der rechten Maustaste können Sie sich die aktuelle Version der Client Security anzeigen lassen. Die Version der beA-Client Security ändert sich dauernd ‒ derzeit (November 2021) ist dies die Version 3.9.0.6 (diese ist übrigens nicht mit der beA-Version zu verwechseln, die mit der aktuellen beA-Client Security auch auf 3.8 gestiegen ist). Erforderliche Aktualisierungen erfolgen automatisch. Bei einem Rechnertausch/-wechsel laden Sie die Client-Security von der Startseite bea-brak.de herunter (unter Client-Security Downloads → je nach Betriebssystem auf die Version für Windows, Linux oder Mac OS X klicken).

beA-Karte: Basis, Signatur oder Mitarbeiter

Als Anwalt benötigen Sie mindestens die „beA-Karte Basis“, um Ihr Postfach freizuschalten. Mit der „beA-Karte Signatur“ können Sie nach der Legitimation ‒ je nach Bundesland ‒ durch einen Notar (Notarident) oder die RAK (Kammerident) die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) aufladen. Mit der Nachladesignatur können Sie eine beA-Karte Basis zu einer beA-Karte Signatur aufwerten lassen. Nach § 26 Verordnung über die Rechtsanwaltsverzeichnisse und die besonderen elektronischen Anwaltspostfächer (RAVPV) dürfen Sie als der Inhaber der beA-Karte diese keiner weiteren Person überlassen und müssen die zugehörige PIN geheim halten.

Für Mitarbeiter gibt es die „beA-Karte Mitarbeiter“. Diese kann (muss aber nicht) personalisiert werden. Je nach Rechtevergabe kann der Mitarbeiter damit das beA des Anwalts verwalten. Es genügt eine beA-Karte Mitarbeiter pro Person, auch wenn mehrere beA-Postfächer betreut werden.

beA-Support

Der beA-Support ist erreichbar online unter https://portal.beasupport.de, per E-Mail an servicedesk@beasupport.de und telefonisch unter der Nummer 030 21787017, von Montag bis Freitag zwischen 8 und 20 Uhr.

beBPo (Besonderes Behördenpostfach)

Seit dem 1.1.18 sind auch Behörden sowie Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts über ein besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) mit dem beA adressierbar. Allerdings müssen die Behörden sich selbst um die Einrichtung kümmern. Suchen Sie bei „Empfänger hinzufügen“ in „Gesamtes Verzeichnis“ unter „Name“ nach *behörde* und dem Ort. So grenzen Sie die Trefferzahl ein und finden schnell die richtige Behörde.

PRAXISTIPP | Aktuell ignoriert die Deutsche Rentenversicherung Bund Eingänge in ihrem beBPo (Stand: Juli 2021, vgl. dazu AK-Beitrag unter ak.iww.de, Abruf-Nr. 47408345).

beN

Anwaltsnotare haben zusätzlich zu Ihrem beA auch ein beN, ein besonderes elektronisches Notarpostfach. Auch die Nurnotare haben ein beN.

Beachten Sie | Derzeit können Sie aus einem beN nicht an ein beA schreiben. Achten Sie deshalb auf die → SAFE-ID mit dem Anfang DE.BRAK!

beSt

Zum 1.1.23 erhalten die Steuerberater und Steuerbevollmächtigten ein beSt, ein besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach.

Betreff

Der Betreff einer Nachricht muss zwingend ausgefüllt werden, sonst kann die Nachricht nicht gesendet werden. Tragen Sie hier alle wesentlichen Informationen, z. B. Hinweise auf „Sofort vorlegen“ oder „Eilt sehr“ ein, damit bei Gericht diese Nachricht Priorität bekommt.

Beachten Sie | Die Felder in der Nachricht „Dringend“ und „Zu prüfen“ dienen dagegen nur der internen Kommunikation und kommen nicht ausgefüllt beim Empfänger an. Zudem entfallen diese Felder demnächst!

Briefkopf

Verwenden Sie einen elektronischen Briefkopf, der alle Kanzleiangaben enthält. Wenn Sie in einer Kanzlei mit mehreren Anwälten arbeiten, weisen Sie darauf hin, wer Sachbearbeiter ist. Ab dem 1.1.22 kann der Hinweis „Per beA“ antfallen, der bisher gezeigt hatte, dass das Dokument über das beA versandt worden ist.

Beachten Sie | Achten Sie darauf, dass auch der elektronische Briefkopf durchsuchbar ist (vgl. Monierung ArbG Lübeck, AK-Beitrag unter der Abruf-Nr. 47360906). Diese Anforderung wird ab dem 1.1.22 durch einen neuen § 2 ERVV geändert.

Bundesweites Amtliches Anwaltsverzeichnis (BRAV)

Im BRAV (rechtsanwaltsregister.org) sind alle zugelassenen Rechtsanwält:innen verzeichnet. Änderungen im BRAV sind bei der zuständigen regionalen Rechtsanwaltskammer zu beantragen.

Neu ist, dass jetzt dort auch das „Interesse an Pflichtverteidigungen“ bekundet werden kann. Bei der Suche werden mit einem Klick auf „Info“ alle gespeicherten Daten angezeigt. An der untersten Stelle befindet sich die beA SAFE-ID. In der Detailansicht werden Zweigstellen, Eintragungen, Zustellungsbevollmächtigte, Abwickler und amtliche bestellte Vertreter angezeigt, die bei der RAK gemeldet sind.

Chronik

Erinnern Sie sich noch an die Anfänge des beA? Zum 1.1.16 sollte das beA ursprünglich an den Start gehen. Letztlich wurde es am 28.11.16 freigeschaltet. Eine Chronik des beA finden Sie unter: https://bea-abc.de/bea-chronik/

Dateiformat (der Anlage)

Ab dem 1.1.22 werden sich mit der Neufassung der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) sich die Vorschriften zum Dateiformat ändern und die Justiz wird danach die Barrierefreiheit der Dateien selbst herstellen (vgl. iww.de/s2812). Geändert werden in Kapitel 2 § 2 Abs. 1 ERVV die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs. Die bisherige Voraussetzung „soweit technisch möglich“entfällt.

Hinweis | Hintergrund ist die vom Gesetzgeber geforderte Barrierefreiheit des beA, d. h.: Menschen mit Behinderung sollen den elektronischen Rechtsverkehr ohne Einschränkung nutzen können. Ein normales, nicht durchsuchbares PDF ist in technischer Hinsicht ein Bild und kann daher von Blinden oder Menschen mit Sehbehinderung nicht „gelesen“ werden. Ist ein PDF durchsuchbar angelegt, kann es als Textdokument dem Menschen mit Behinderung vorgelesen werden und ist damit barrierefrei. Die Anforderung der Durchsuchbarkeit bezieht sich auf alle über das beA eingereichten Dokumente.

Wenn ein elektronisches Dokument nicht in der nach § 2 ERVV geforderten Form erstellt werden kann, greift § 130a Abs. 6 ZPO.

§ 130a Abs. 6 ZPO

(6) Ist ein elektronisches Dokument für das Gericht zur Bearbeitung nicht geeignet, ist dies dem Absender unter Hinweis auf die Unwirksamkeit des Eingangs und auf die geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mitzuteilen. Das Dokument gilt als zum Zeitpunkt der früheren Einreichung eingegangen, sofern der Absender es unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt.

Dateiname

Dateinamen können helfen, damit sofort der Inhalt des Dokuments erkennbar ist. Speichern Sie aus kanzleiinternen Gründen jede Anlage unter einem eigenen Dateinamen ab. Die noch im Jahr 2021 gültigen Anforderungen nach § 2 Abs. 2 ERVV werden geändert.

Jedes Bundesland legt in seiner Landesverordnung die Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechtsverkehr fest. Achten Sie darauf, ob es in dem jeweiligen Bundesland Besonderheiten zu beachten gibt. Alle Landesverordnungen finden Sie auf einen Blick unter iww.de/s2816.

PRAXISTIPP | Legen Sie am besten einheitliche Regeln für Ihre Kanzlei fest. Seit der beA-Version 3.4 sind die Dateinamen, die im beA hochgeladen werden können, streng vorgegeben:

Dateinamen dürfen keine Leerzeichen enthalten. Unterstrich „_“ und Minus „-“ dürfen verwendet werden. Alle Buchstaben des deutschen Alphabets und alle Ziffern sind möglich. Zulässig ist nunmehr auch die Verwendung von Umlauten.

Verwenden Sie keine Sonderzeichen, Schrägstriche, Doppelpunkte oder € und &. Manche Justizserver halten solche Nachrichten für Spam.

Die maximale Dateinamenlänge beträgt 84 Zeichen inklusive der Dateiendung (.pdf). Bei Signaturdateien (.p7s = Signatur im beA) oder (.pkcs7 = externe Signatur) darf die Länge maximal 90 Zeichen betragen. beA weist mit einer Fehlermeldung darauf hin und verhindert das Hochladen von Dateien, die nicht diesen Vorgaben entsprechen.

Anlagen sollen mit K1, K2, K3 etc. auf Klägerseite und B1, B2, B3 etc. auf Beklagtenseite kenntlich gemacht werden.

Wenn Sie das Datum nach dem Schema JJJJMMTT oder JJMMTT einfügen, sortiert das System chronologisch. Unerheblich ist, ob Sie mit Unter- oder Bindestrich oder ohne benennen.

Beispiele:

2021_11_08_Klage_Müller_Meier

2021_11_08_K1_Arbeitsvertrag

2021_11_08_K2_Kündigung

2021_11_08_K3_Gehaltsabrechnung

Datenträger

In der Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2019 (ERVB) sind DVD und CD als zulässige Dateiversionen „bis mindestens 31.12.20“ festgelegt gewesen. Die Bekanntmachung zu den Rechtsverordnungen über die Führung und Übermittlung elektronischer Akten, die Erstellung und Übermittlung elektronischer Dokumente sowie die Einsichtnahme in elektronische Akten 2020 (eAeDB) hat dies für Straf- und OWi-Sachen wie folgt aktualisiert:

Zugelassen sind als physischer Datenträger auch USB-Speichermedien, die mit den Dateisystemen exFAT oder NTFS formatiert sind und dem USB-Standard 2.0 oder höher entsprechen.

DVD und CD bleiben wie in der ERVB 2018 weiterhin zulässig.

Des Weiteren sind sonstige physische Datenträger, die zwischen Absender und Empfänger innerhalb des Geschäftsbereichs des Bundes oder eines Landes abgestimmt wurden, möglich.

PRAXISTIPP | Achten Sie darauf, dass der USB-Stick nur in Straf- und OWi-Sachen eine Alternative ist, weil sich die eAeDB 2020 nur auf Straf- und OWi-Sachen bezieht.

Durchsuchbare PDF/A

Um eine nach § 2 Abs. 1 ERVV durchsuchbare PDF/A zu erstellen, benötigen Sie einen Scanner mit OCR-Texterkennung (OCR = optical character recognition = optische Zeichenerkennung). Prüfen Sie, ob die Einstellung „Durchsuchbare PDF/A oder UA“ möglich ist. Diese wandelt das Bild automatisch in einen Text um.

In der Regel erstellen Sie Ihr Dokument zunächst in Word und speichern dieses ‒ z. B. für den Fall, dass Änderungen vorzunehmen sind ‒ auch als Word-Dokument ab (unter Dateiname.doc oder Dateiname.docx).

Sichern Sie danach das Dokument zusätzlich als PDF/A. Sie können z. B. auf einem Windows-Computer mit Adobe Ihre Datei als PDF-Datei speichern. Wählen Sie dazu unter „Datei“/„Speichern unter“, wo die Datei gespeichert werden soll, und in der Liste „Dateityp“ den Eintrag „PDF“. Klicken Sie zuerst auf Optionen, dann auf „PDF/A kompatible Datei erstellen“ und bestätigen Sie schließlich mit „OK“.

PRAXISTIPP | Dokumente, die nicht geändert werden müssen oder aus externen Quellen stammen, können direkt als PDF/A abgespeichert werden.

Sie können dafür auch über die Druckversion gehen: Anstelle des realen Druckers wählen Sie einen PDF-Drucker aus. Das können Adobe PDF (nicht aber der Adobe Acrobat Reader), Microsoft Print to PDF, PDF24-Creator oder anderweitige PDF-Programme sein, die kostenlos oder kostenpflichtig sind.

Weiterführende Hinweise