11.02.2021 · Fachbeitrag · Betriebsausgaben

Diese Kosten sind bei Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und bei Dienstreisen abziehbar

von Dipl.-Finanzwirt, M.A. (Taxation), Daniel Denker, Oldenburg und Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage, www.steuer-webinar.de

| Als Versicherungsvermittler sind Sie regelmäßig unterwegs. VVP erläutert nachfolgend, wann bei Ihnen Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte einerseits und betriebliche Reisen andererseits vorliegen und welche Reisekosten Sie bei betrieblichen Fahrten als Betriebsausgaben abziehen können, um Ihre Steuerlast bestmöglich zu reduzieren. |

Kosten für Fahrten zur Betriebsstätte oder für Dienstreisen

Von steuerlich begünstigten Reisekosten ist immer dann die Rede, wenn Sie als Versicherungsvermittler außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrem Vermittlerbetrieb (Betriebsstätte) betrieblich tätig werden. Reisekosten ergeben sich damit regelmäßig, wenn Sie z. B. Bestands- oder Neukunden, Geschäftspartner, den Steuerberater, die Bank- oder Postfiliale aufsuchen bzw. an auswärtigen Fortbildungen teilnehmen. Entsprechend fallen keine Reisekosten an, wenn Sie die betriebliche Tätigkeit von zu Hause (z. B. Home-Office) oder im Vermittlerbetrieb, sprich Ihrer Betriebsstätte, ausüben.

Regeln für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte

Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind nur in Höhe der Entfernungspauschale (0,30 Euro je einfachen Entfernungskilometer) als Betriebsausgaben abziehbar (BMF, Schreiben vom 23.12.2014, Az. IV C 6 ‒ S 2145/10/10005 :001; Abruf-Nr. 143613). Für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 wird als Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte in Höhe von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Kilometer von 0,35 Euro für 2021 bis 2023 und von 0,38 Euro für 2024 bis 2026 gewährt.

Das versteht man unter Betriebsstätte

Unter Betriebsstätte ist die von der Wohnung getrennte dauerhafte Tätigkeitsstätte zu verstehen. Es muss eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Steuerpflichtigen, des Auftraggebers oder eines vom Auftraggeber bestimmten Dritten sein, an der oder von der aus die steuerrechtlich relevante Tätigkeit dauerhaft ausgeübt wird. Dauerhaft verlangt, dass die steuerlich erhebliche Tätigkeit an einer Betriebsstätte

unbefristet,

für eine Dauer von voraussichtlich mehr als 48 Monaten oder

für die gesamte Dauer der betrieblichen Tätigkeit ausgeübt werden soll.

PRAXISTIPP | Aus der Definition der Betriebsstätte ergibt sich Folgendes für Sie:

Ihr häusliches Arbeitszimmer ist nie Betriebsstätte. Denn das Arbeitszimmer ist keine von Ihrer Wohnung getrennte Einrichtung.

Für jeden Vermittlerbetrieb kann höchstens eine ortsfeste betriebliche Einrichtung Betriebsstätte (erste Betriebsstätte) sein.

Als Betriebsstätte gilt auch eine Bildungseinrichtung, die aus betrieblichem Anlass zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird.

Beispiele

Vermittler Müller wohnt in A und betreibt in B einen Vermittlerbetrieb, den er von Montag bis Freitag während der Öffnungszeiten aufsucht.

Ergebnis: Bei den Fahrten von A nach B handelt es sich um Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Müllers Aufwendungen sind nur in Höhe der Entfernungspauschale als Betriebsausgaben abziehbar.

Vermittler Huber erledigt in seinem häuslichen Arbeitszimmer die anfallenden Bürotätigkeiten. Die Beratungsleistungen erbringt er regelmäßig beim Kunden.

Ergebnis: Huber hat keine Betriebsstätte. Die Aufwendungen für die Fahrten zu seinen Kunden sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar.

Erste Betriebsstätte bei mehreren Einrichtungen

Üben Sie Ihre Tätigkeit an mehreren Orten aus, bestimmt sich die erste Betriebsstätte anhand quantitativer Merkmale (§ 9 Abs. 4 S. 4 EStG). Erste Betriebsstätte ist die Tätigkeitsstätte, an der Sie dauerhaft typischerweise ‒ im Sinne eines Vergleichs mit einem Arbeitnehmer ‒

arbeitstäglich oder

je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder

mindestens zu einem Drittel Ihrer regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden wollen.

Beispiel

Vermittler Maier wohnt in A und betreibt einen Vermittlerbetrieb mit Filialen in B (Entfernung zur Wohnung 15 km) und C (Entfernung zur Wohnung 10 km). Die Filiale in B sucht er von Montag bis Freitag während der Öffnungszeiten auf, die Filiale in C nur einmal wöchentlich.

Ergebnis: Erste Betriebsstätte ist die Filiale in B. Bei den Fahrten zwischen A und B handelt es sich um Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Die Aufwendungen sind nur in Höhe der Entfernungspauschale als Betriebsausgaben abziehbar. Die Betriebsstätte in C ist keine erste Betriebsstätte. Die Aufwendungen für die Fahrten von der Wohnung zur Filiale in C sind wie auch die Aufwendungen für die Fahrten zwischen den Filialen in voller Höhe abziehbar.

Erste Betriebsstätte bei mehreren Tätigkeitsstätten

Treffen die obigen Kriterien auf mehrere Tätigkeitsstätten zu, ist die Ihrer Wohnung näher gelegene Tätigkeitsstätte erste Betriebsstätte (entsprechend § 9 Abs. 4 S. 7 EStG). Die Fahrten zu weiter entfernt liegenden Tätigkeitsstätten sind als Auswärtstätigkeiten zu beurteilen.

Abwandlung

V sucht die Filialen in B und C arbeitstäglich während der Öffnungszeiten auf.

Ergebnis: Erste Betriebsstätte ist die 10 km entfernte Filiale in C. Bei den Fahrten zur Betriebsstätte in C handelt es sich um Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Die Aufwendungen sind in Höhe der Entfernungspauschale als Betriebsausgaben abziehbar. Die Betriebsstätte in B ist keine erste Betriebsstätte. Die Aufwendungen für die Fahrten von der Wohnung nach B und zurück sind wie auch die Aufwendungen für die Fahrten zwischen B und C in voller Höhe abziehbar.

Wichtig | Befindet sich der für die Fahrten genutzte Pkw nicht im Privat-, sondern im Betriebsvermögen, ergibt sich kein zusätzlicher Betriebsausgabenabzug für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Denn die gesamten Kfz-Kosten wurden bereits als Betriebsausgaben berücksichtigt. Vielmehr sind die Gesamtkosten auf die auch Arbeitnehmern zustehende Entfernungspauschale zu kürzen.

Diese Reisekosten sind als Betriebsausgaben abzugsfähig

Sind Sie außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer Betriebsstätte betrieblich tätig, liegt eine auswärtige Tätigkeit vor. Folge: Sie können Ihre Reisekosten als Betriebsausgaben abziehen. Reisekosten sind Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Fahrtkosten

Nutzen Sie ‒ was in der Praxis der Regelfall sein dürfte ‒ ein betriebliches Fahrzeug für die auswärtigen Fahrten, ergibt sich keine (zusätzliche) Abzugsmöglichkeit. Denn für das betriebliche Fahrzeug sind generell sämtliche Kosten bereits als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Nutzen Sie ein privates Fahrzeug, dürfen Sie die entstandenen Fahrtkosten berücksichtigen. Alternativ zum Einzelnachweis können Sie pauschale Kilometersätze ansetzen. Bei Nutzung eines Pkw sind dies 0,30 Euro bzw. bei Nutzung eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs (z. B. Motorrad) 0,20 Euro ‒ jeweils je gefahrenen Kilometer. Die Pauschalen sind insbesondere dann lukrativ, wenn sie höher als die tatsächlichen Kosten Ihres privaten Fahrzeugs ausfallen. Dies ist meist dann der Fall, wenn ein bereits abgeschriebener Gebrauchtwagen genutzt wird. Für Fahrten mit einem Neuwagen ist es fast immer lukrativer, die tatsächlichen Kosten zu ermitteln. Diese übersteigen die Kilometerpauschale von 0,30 Euro meist deutlich.

Nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Taxi, Flugzeug, Bus), sind die entsprechenden Fahrpreise als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Mehraufwendungen für Verpflegung

Sie können Mehraufwendungen für Verpflegung nur dann als Betriebsausgaben abziehen, wenn Sie vorübergehend von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Betriebsstätte entfernt betrieblich tätig werden. Seit 01.01.2020 gelten für Inlandsreisen die folgenden Verpflegungspauschalen:

Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen seit 01.01.2020
Für eintägige Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung: Abwesenheit von Wohnung und Betriebsstätte > acht Stunden	14 Euro
Für An- und Abreise einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung: ohne Prüfung von Abwesenheitszeiten	14 Euro
Für Zwischentage einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung: Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 24 Stunden	28 Euro

Beispiel

Versicherungsvermittlerin V nutzt einen Betriebs-Pkw und besucht am Montag und Dienstag diverse Kunden. Sie ist jeweils zehn Stunden von ihrer Wohnung und Ihrem Vermittlerbetrieb abwesend. Am Mittwoch fährt sie von ihrer Wohnung zum Vermittlerbetrieb. Gegen Abend fährt sie dann zu einer auswärtigen Fortbildung, die am Donnerstag und Freitag stattfindet.

Ergebnis: V ist am Montag und Dienstag jeweils mehr als acht Stunden auswärts tätig und kann Verpflegungsmehraufwendungen von je 14 Euro geltend machen. Für Mittwoch und Freitag sind ebenfalls je 14 Euro zu berücksichtigen (An- und Abreisetage). Für Donnerstag kann sie 28 Euro geltend machen (voller Tag). In der Summe kann sie 84,00 Euro beanspruchen. Da V ein betriebliches Fahrzeug nutzt, ergibt sich keine Extra-Abzugsmöglichkeit für die Fahrtkosten.

Nehmen Sie an betrieblichen Meetings, Besprechungen oder Veranstaltungen im Ausland teil, können Sie die Pauschbeträge für Auslandsreisen ansetzen. Die seit dem 01.01.2021 geltenden Pauschalen entnehmen Sie dem BMF-Schreiben vom 03.12.2020 (Az. IV C 5 ‒ S 2353/19/10010 :002, Abruf-Nr. 219372).

Sind Sie an einem auswärtigen Tätigkeitsort (z. B. in einer zweiten Filiale, die nicht Betriebsstätte ist), wöchentlich mindestens drei Tage tätig, gilt eine „Dreimonatsfrist“. In diesen Fällen ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate beschränkt. Eine Unterbrechung der betrieblichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt allerdings zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich. Typisch sind Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Tätigkeiten an anderen Orten.

Unterkunftskosten

Fallen im Rahmen Ihrer betrieblichen auswärtigen Tätigkeit Unterkunftskosten für Übernachtungen an, sind diese als Betriebsausgaben abzugsfähig. Maßgebend sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme der Unterkunft zur Übernachtung (z. B. Hotelzimmer) zuzüglich Nebenkosten (z. B. Kurtaxe, Fremdenverkehrsabgabe). Für den Abzug der Aufwendungen für Übernachtungen ist nur die betriebliche Veranlassung entscheidend. Eine Angemessenheit der Unterkunftskosten wird nicht geprüft. Daher können Sie z. B. Hotelkosten unabhängig von der Hotelkategorie geltend machen.

Sie können keine in den Unterkunftskosten enthaltenen Kosten für Verpflegung (z. B. Frühstück) ansetzen. Diese Kosten werden bereits durch die Verpflegungsmehraufwendungen abgedeckt. Ist Verpflegung in den Unterkunftskosten pauschal enthalten (einheitlicher Gesamtpreis) und lässt sich der Einzelpreis nicht feststellen, sind die Unterkunftskosten

bei enthaltenem Frühstück um 20 Prozent bzw.

bei enthaltenem Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent

der maßgebenden Verpflegungspauschalen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden zu kürzen; im Inland für Frühstück um 5,60 Euro bzw. für Mittag- oder Abendessen um je 11,20 Euro.

Fortführung des Beispiels

V übernachtet von Mittwoch bis Freitag im Hotel. Die Hotelkosten betragen 250 Euro. In den Kosten enthalten ist zweimal Frühstück.

Ergebnis: Die Hotelkosten sind um die enthaltenen Kosten für das Frühstück zu reduzieren. Da keine Einzelbeträge angegeben sind, mindern sich die Kosten für jedes Frühstück um 5,60 Euro (= 28 Euro x 20 %). Somit ergeben sich zu berücksichtigende Übernachtungskosten von 238,80 Euro.

Wichtig | Nehmen Sie Ihren Ehegatten, Lebensgefährten oder Lebenspartner mit und buchen deshalb ein Doppelzimmer, sind dessen Kosten nicht abzugsfähig (§ 12 EStG). In dem Fall dürfen Sie aber diejenigen Kosten für die Unterkunft geltend machen, die bei Buchung eines Einzelzimmers angefallen wären (das ist meist deutlich mehr als 50 Prozent).

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind Aufwendungen, die mit der Auswärtstätigkeit in Zusammenhang stehen und nach vorstehenden Ausführungen noch nicht berücksichtigt wurden. Hier lassen sich lediglich nachgewiesene Einzelkosten geltend machen, eine Pauschale ist nicht vorgesehen.

Klassische Reisenebenkosten sind insbesondere Kosten für

Beförderung, Aufbewahrung und Versicherung des Gepäcks,

Telekommunikation und Schriftverkehr mit Geschäftspartnern,

Straßen- und Parkplatzbenutzungsgebühren sowie

die Schadensbeseitigung von Verkehrsunfällen.

Wichtig | Keine Reisenebenkosten sind insbesondere die Kosten der persönlichen Lebensführung (z. B. Tageszeitung, Massagen, Pay-TV, Minibar etc.) und während der Auswärtstätigkeit verhängte Ordnungs-, Verwarnungs- oder Bußgelder.