31.03.2021 · Fachbeitrag · Betriebswirtschaft

Kalkulation im Planungsbüro: Mittleren Stundensatz berechnen und Aufträge kalkulieren (Teil 2)

von Dipl.-Betriebswirt Jörgen Erichsen, Leverkusen

| Sage und schreibe drei Viertel der Inhaber von Architekturbüros kennen den Gemeinkostenfaktor ihres Büros nicht. Das ist das irritierende Ergebnis der Bürokostenumfrage der Bundesarchitektenkammer. Auch wenn das Ergebnis in der Gesamtschau der ‒ professionell geführten ‒ Planungsbüros besser ausfallen dürfte, scheint doch ein gewisser Aufklärungsbedarf da zu sein. PBP zeigt Ihnen, wie Sie Aufträge kalkulieren (können). Teil 2 der Beitragsreihe befasst sich mit der Ermittlung von Mitarbeiterstundensätzen, dem Bürostundensatz und dem Gemeinkostenfaktor. |

Der mittlere Bürostundensatz

Die meisten Architekturbüros kommen ‒ wie andere Dienstleister ‒ bei der Kalkulation mit einem Stundensatz aus, der für alle Beschäftigen gilt. Auch dafür können Sie das Excel-Tool nutzen, das PBP im ersten Teil des Beitrags vorgestellt hat (pbp.iww.de → Abruf-Nr. 47139092). Den „gemittelten“ Stundensatz können Sie im Tabellenblatt „Stundensatz Mittel“ berechnen. Hier wird mit den Personalkosten (Einzelkosten) und einem Gemeinkostenfaktor ein Stundensatz berechnet, der für alle Beschäftigten gilt.

Kalkulation des Gemeinkostenfaktors

Der Gemeinkostenfaktor (GKF) errechnet sich wie folgt (inkl. Zahlen aus der Arbeitshilfe):

GFK =	Gesamtkosten ohne Fremdleistungen	x	Jahresarbeitsstunden aller Arbeitnehmer des Büros	=	715.700	x	18.252	=	2,69 (gerundet)
	Einzelkosten (Personalkosten + ggf. kalkulatorischer Unternehmerlohn)		produktive Arbeitszeit von Inhaber, Architekten und anderen „produktiven“ Mitarbeitern		502.300		9.677

Die Formelbildung orientiert sich an der Studie des IFB Nürnberg aus dem Jahr 2015. Es wird unterstellt, dass die im Tabellenblatt „Arbeitszeit“ berechneten Produktivstunden den verrechneten Projektstunden entsprechen. „Unproduktive“ Mitarbeiter bleiben bei der Stundenbildung unberücksichtigt. Bei den Personalkosten wurden die Gesamtpersonalkosten genommen und bei der Jahresarbeitszeit 2.028 Stunden je Mitarbeiter geschätzt. Teilzeitmitarbeiter müssen anteilig angesetzt werden. Je nach Situation eines Büros sind bei den Stunden Anpassungen notwendig.

Berechnung des mittleren Stundensatzes

Im unteren Teil des Tabellenblatts wird aus den Eingaben der Stundensatz für Mitarbeiter und Auftragskalkulation errechnet. Auf die Personalkosten pro Stunde (Summe Personalkosten plus ggf. Unternehmerlohn) dividiert durch die Jahresstunden, errechnet sich ein „reiner“ mittlerer Personalkostensatz von allen Mitarbeitern von 27,52 Euro je Stunde. Auf ihn wird der GKF von 2,69 aufgeschlagen. Damit belaufen sich die Kosten je Stunde auf 73,96 Euro.

Berechnung eines mittleren Stundensatzes für ein Büro
Gemeinkosten Büro/Jahr		Werte in Euro	Anteil	Erläuterungen
	Personalkosten	502.300	70,18 %
	Raumkosten	38.000	5,31 %
	Betriebliche Steuern	7.000	0,98 %
	Versicherungen/Beiträge	5.000	0,70 %
	Besondere Kosten	9.000	1,26 %
	Kfz-Kosten	30.400	4,25 %
	Werbe-/Reisekosten	24.000	3,35 %
	Kosten Warenabgabe	0	0,00 %
	Abschreibungen	23.000	3,21 %
	Reparaturen/Instandhaltung	14.000	1,96 %
	Zinsen	5.000	0,70 %
	Sonstige Kosten	58.000	8,10 %
	Summe Gemeinkosten/Jahr	715.700	100 %
Berechnung mittlerer Stundensatz				Erläuterungen
	Jahresarbeitsstunden	Person	Anz. Mitarb.
	Geschäftsführung	2.028	2.028
	Architekt	2.028	6.084
	Techniker/Zeichner	2.028	8.112
	Auszubildende	2.028	0
	Andere, z. B. Verwaltungsangestellte	2.028	2.028
	Gesamt-Sollstunden Büro		18.252
	Personalkosten/Stunde (Mittelwert Beschäftigte)		27,52	Personalkosten + ggf. Unternehmerlohn dividiert durch Sollstunden
*)	Gemeinkostenfaktor (GKF)		2,69	Ohne Gewinn und Fremdleistungen
=	Kosten/Arbeitsstunde (netto)		73,96
+	Gewinn/Stunde/Prozent	12,00 %	8,88
=	Kosten/Arbeitstunde inkl. Gewinn (netto)	97,00 %	82,84
+	Skonto (Berechnung im Hundert)	3,00 %	2,56
=	Kosten/Arbeitsstunde inkl. Skonto (netto)	100,00 %	85,40
+	Rabatt (Berechnung im Hundert)	0,00 %	0,00
=	Kosten/Arbeitsstunde inkl. Rabatt (netto)		85,40	Dieser Wert wird in die Auftragskalkulation übernommen
+	Umsatzsteuer	19,00 %	16,23
=	Kosten pro Arbeitsstunde (brutto)		101,62
	Positionen sind in der Regel in dieser Form in einer typischen BWA enthalten
GKF = (Gemeinkosten / (Personalkosten + ggf. kalk. Unternehmerlohn)) *(Jahresarbeitsstunden / produktive Zeit)

Dann müssen Sie festlegen, welchen Gewinn Sie im Büro pro Stunde erzielen möchten; im Beispiel wurden zwölf Prozent gewählt. Außerdem, ob Sie Auftraggebern Skonto und/oder Rabatte gewähren möchten oder müssen. Diese Positionen müssen im Vorfeld berechnet und im Stundensatz enthalten sein, weil sie sonst Ihre Gewinnmarge reduzieren. Im Beispiel ist nur Skonto angesetzt. Am Ende wird noch die Mehrwertsteuer aufgeschlagen.

Aufträge mit einem mittleren Stundensatz kalkulieren

Die Berechnung von Stundensätzen ist im Kern relativ einfach umzusetzen, wenn Ihnen alle Daten vorliegen und Sie sich z. B. für oder gegen den Ansatz kalkulatorischer Kosten entschieden haben. Meist ist es schwieriger, mit diesem Stundensatz realistische Angebotspreise für Aufträge zu berechnen, weil Sie zuverlässige Aussagen zur Anzahl der Arbeitsstunden benötigen. Hier ist es erforderlich, möglichst genaue Angaben zum Projekt und den Kundenwünschen zu bekommen.

PRAXISTIPP | Der Gesetzgeber hat mit der Zielfindungsphase in § 650b BGB ein gutes Instrument vorgegeben, um die Projektanforderungen und -bedingungen frühzeitig mit dem Auftraggeber zu besprechen. Je mehr Sie da investieren, umso leichter fällt Ihnen eine Kalkuation der benötigten Stunden.

Die folgende Abbildung zeigt einen Auszug aus dem Tabellenblatt „Kalkulation Mittelsatz“, das als Kopiervorlage gedacht ist. Erstellen Sie für jeden Auftrag ein neues Tabellenblatt. Neben allgemeinen Daten müssen Sie Material- und andere variable Kosten wie Fremdleistungen eingeben, soweit diese für den Auftrag erforderlich sind. Falls keine Materialien usw. benötigt werden, bleiben die Zellen frei. Fallen Fremdleistungen an, z. B. für einen Subplaner, können diese für einen Auftrag angesetzt werden, wie es im Beispiel zu sehen ist.

Wichtig | Meist sind Fremdleistungen auftragsbezogen und variabel. Sie dürfen sie in solchen Fällen nicht in die Gesamtkosten einrechnen. Die jährliche Kostensumme der BWA müssen Sie um diesen Wert reduzieren. Prüfen Sie ggf. mit dem Steuerberater, auf welche Konten Fremdleistungen gebucht werden. Möglich ist das u. a. bei den sonstigen oder besonderen Kosten. Werden Fremdleistungen herausgerechnet und separat auftragsbezogen in Rechnung gestellt, sinken Gemeinkosten und Stundensatz.

Der mittlere Stundensatz wird aus dem vorherigen Tabellenblatt automatisch aus Zelle D37 übernommen und umfasst bereits Gewinn und mögliche Nachlässe. Es ist lediglich erforderlich, die gesetzlich gültige Mehrwertsteuer bei Bedarf anzupassen. Am Ende steht der Preis für einen Auftrag.

Wichtig | Bei Fremdleistungen müssen Sie ‒ anders als im Stundensatz ‒ Aufschläge für Gewinn oder Ähnliches manuell vornehmen. Entsprechende Eingaben können Sie in Zelle E5 tätigen; im Beispiel wurde ein Aufschlag von 60 Euro gewählt.

Berechnung Auftragskosten Architekturbüro
	Kunde: Musterkunde	Werte in Euro	Erläuterungen/Ergänzungen
	Material, Kosten z. B. für Mustererstellung und Ähnliches	500,00	Kosten für benötigtes Material, Muster ohne Ähnliches, soweit nicht Gemeinkosten
+	Fremdleistungen/Drittfirmen	0,00	z. B. lt. Angebot Lieferer
+	Zuschlag für Material, Fremdleistungen für Gewinne usw.	60,00	Hinweis: Manuelle Eingaben erforderlich, keine automatische Berechnung
=	Variable Auftragskosten außerhalb Gemeinkosten	560,00
	Anzahlung Projektstunden	40,00	z. B. Planung oder Schätzung
	x Kosten/Arbeitsstunde inkl. GKF, Gewinn, Rabatte	85,40	Ohne Fremdleistungen, Umsatzsteuer
	Auftragskosten im Büro (40 x 85,40 Euro)	3.416,00
=	Auftragsvolumen (netto)	3.975,00
+	Umsatzsteuer	19,00 % 755,42
=	Auftragsvolumen mit Umsatzsteuer/Bruttoauftragswert	4.731,32

Differenzierte Stundensätze und Aufträge kalkulieren

Bei größeren Büros oder Aufträgen kann es sinnvoll sein, mit differenzierten Stundensätzen zu arbeiten. D. h., es gibt für Inhaber, Architekten und andere (technische) Mitarbeiter unterschiedlich hohe Stundensätze. Die Unterschiede kommen im Wesentlichen durch unterschiedlich hohe Gehälter und in der Folge unterschiedliche Kosten pro Jahresarbeitsstunde zustande.

Mit der Datei lassen sich unterschiedliche Stundensätze berechnen. Die Arbeitszeit wird auch hier wie bereits beschrieben im gleichnamigen Tabellenblatt ermittelt. Im Tabellenblatt „Stundensatz differenziert“ werden die unterschiedlichen Stundensätze kalkuliert. Zunächst müssen wie zuvor im oberen Teil des Tabellenblatts die Gemeinkosten des Büros und der GKF ermittelt werden. Im Beispiel werden die gleichen Zahlen wie beim mittleren Stundensatz und die gleichen Arbeitszeiten wie vorher verwendet; damit bleibt auch der GKF gleich.

Im unteren Teil des Tabellenblatts werden die differenzierten Stundensätze errechnet. Dazu müssen die Jahrespersonalkosten je Mitarbeiter-/Berufsgruppe in die Zellen D23-D27 eintragen werden. Die Personalkosten der Mitarbeiter müssen der Summe im oberen Teil des Tabellenblatts entsprechen, sonst erscheint „Fehler“ und die Werte sind zu korrigieren. Die Personalkosten je Stunde und Mitarbeiter ergeben sich, indem die Jahrespersonalkosten durch die Jahresarbeitszeit dividiert werden.

Wichtig | Zusätzlich müssen Sie entscheiden und eingeben, mit welchen Aufschlägen für Gewinn und Nachlässen Sie arbeiten wollen (Zellen C30, E30 und G30). Aus diesen Angaben werden im nächsten Tabellenblatt die Stundenkosten inkl. GKF, Gewinnen und Nachlässen berechnet. Im Beispiel wurde wieder mit einem Gewinnzuschlag von zwölf Prozent und einem Skonto von drei Prozent gerechnet. Der GKF wird lediglich nachrichtlich aufgeführt und automatisch berechnet, wenn Eingaben im Tabellenblatt „Arbeitszeit“ vorgenommen wurden. Er kann aber auch manuell überschrieben werden.

Differenzierte Stundensatzkalkulation Architekturbüro
Gemeinkosten Büro/Jahr				Werte in Euro		Anteil	Erläuterungen
	Personalkosten			502.300		70,18 %
	Raumkosten			38.000		5,31 %
	Betriebliche Steuern			7.000		0,98 %
	Versicherungen/Beiträge			5.000		0,70 %
	Besondere Kosten			9.000		1,26 %
	Kfz-Kosten			30.400		4,25 %
	Werbe-/Reisekosten			24.000		3,35 %
	Kosten Warenabgabe			0		0,00 %
	Abschreibungen			23.000		3,21 %
	Reparaturen/Instandhaltung			14.000		1,96 %
	Zinsen			5.000		0,70 %
	Sonstige Kosten			58.000		8,10 %
	Summe Gemeinkosten/Jahr			715.700		100 %
	Personalkosten	Anzahl	Jahresgehalt	Jahresarbeits-stunden	Jahresstunden gesamt	Personalkosten/Stunde	Erläuterungen
	Geschäftsführung	1,00	103.300	2.028	2.028	50,94
	Architekt	3,00	183.000	2.028	6.084	30,08
	Techniker/Zeichner	4,00	181.000	2.028	8.112	22,31
	Auszubildende	0,00	0	2.028	0	0,00
	Andere z. B. Verwaltungsangestellte	1,00	35.000	2.028	2.028	17,26
	Summen	9,00	502.300		18.252
Notwendige prozentuale Angaben zu ...
Gemeinkostenfaktor (GKF) 2,69 Gewinn 12,00 % Skonto 3,00 % Rabatte 0,00 %
	Positionen sind in der Regel in dieser Form in einer typischen BWA enthalten
GKF = (Gemeinkosten / (Personalkosten + ggf. kalk. Unternehmerlohn)) *(Jahresarbeitsstunden / produktive Zeit)

Aufträge mit differenzierten Stundensäten kalkulieren

Für die Auftragskalkulation gilt im Kern das gleiche wie zuvor beim mittleren Stundensatz. Der Unterschied ist, dass aufgeführt werden muss, welche Mitarbeiter wie viele Stunden in einem Projekt leisten sollen. Ein Beispiel ist in o. g. Tabelle zu sehen. Der Stundensatz netto ergibt sich aus den Personalkosten/Stunde inkl. GKF, Gewinn, Skonto und Rabatt.

Diese Positionen werden automatisch auf Basis der Eingaben im Tabellenblatt „Stundensatz differenziert“ erhoben. Dort müssen die Prozentwerte der jeweiligen Positionen hinterlegt werden (s. vorigen Punkt). Die Zahlen sind nur nachrichtlich zu verstehen und können mit einem Klick auf das „-„ ausgeblendet werden.

Berechnung Auftragskosten Architekturbüro
Kunde: Musterkunde						Werte in Euro
Material, Kosten z. B. für Mustererstellung und ähnliches							500,00
+ Fremdleistung/Drittfirmen							0,00
+ Zuschlag auf Material, Fremdleistungen für Gewinn usw.							60,00
= Variable Auftragskosten außerhalb Gemeinkosten							560,00
Stunden	Anzahl Projektstunden	Std. inkl. GKF	Gewinn	Skonto	Rabatte	Stundensatz netto	Kosten
Geschäftsführung	6,00	136,89	16,43	4,74	0,00	158,06	948,37
Architekt	30,00	80,84	9,70	2,80	0,00	93,34	2.800,12
Techniker/Zeichner	14,00	59,96	7,20	2,08	0,00	69,24	969,33
Auszubildende	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00
Andere z. B. Verwaltungsangestellte	0,00	46,38	5,57	1,61	0,00	53,55	0,00
Anzahlung Stunden/Architektenauftrag	50,00						4.717,81
= Auftragsvolumen netto							5.277,81
+ Umsatzsteuer	19,00 %						1.002,78
= Auftragsvolumen mit Umsatzsteuer/Bruttoauftragswert							6.280,60

Hinweise zum Umgang mit der Excel-Datei

Die Arbeitshilfe (Excel-Tool) umfasst fünf Tabellenblätter, die auf je auf einer Seite ausgedruckt werden können. Einige Tabellenblätter sind miteinander verknüpft. Eingaben sind in allen Zellen mit blauer Schrift uneingeschränkt möglich. Andersfarbige Zellen sollten nur nach vorheriger Prüfung überschrieben werden. Teile der Tabellenblätter können ein- oder ausgeblendet werden, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Alle Eintragungen in der Arbeitshilfe sind beispielhaft zu verstehen und dienen ausschließlich dazu, zu zeigen, wie die Anwendung funktioniert. Sie müssen die Datei mit den für den Ihr Büro relevanten Daten füllen.

FAZIT | Um konkurrenzfähige Angebote erstellen zu können, bei denen Ihnen auch ein „ausreichender“ Gewinn verbleibt, müssen Sie nicht nur wissen, wie viele Stunden Sie für einen Auftrag benötigen. Es ist auch erforderlich, realistische Stundensätze zu berechnen. PBP hat erklärt, wie Sie zunächst die Jahresarbeitszeit und die jährlichen Kosten planen oder schätzen, um daraus im nächsten Schritt einen oder ggf. auch mehrere Stundensätze für Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen und Erfahrungen zu berechnen.

Weiterführende Hinweise