13.10.2021 · Fachbeitrag · Bewirtungskosten

So gelingt der Betriebsausgabenabzug

von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage, www.steuer-webinar.de

Ob Bewirtungskosten ganz, teilweise oder gar nicht abzugsfähig sind, ist ein typisches Thema während einer Betriebsprüfung. Hat der Prüfer nichts zu beanstanden, prüft er meist die Bewirtungsaufwendungen und stellt dort Fehler fest. Denn der Abzug dieser Aufwendungen ist nicht ganz einfach und an viele Formalien gebunden. Nun hat auch das BMF die Spielregeln zu den Nachweiserfordernissen aktualisiert (BMF 30.6.21, IV C 6 ‒ S 2145/19/10003 :003). AStW informiert, worauf Sie in der Praxis achten müssen und welche Angaben erforderlich sind, damit der Prüfer auch mit den Bewirtungskosten zufrieden ist.

Geschäftlich veranlasste Bewirtung nur zu 70 % abzugsfähig

Bewirtungskosten sind eigentlich betrieblich veranlasst und deshalb in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die Kosten werden daher im handelsrechtlichen Jahresabschluss in voller Höhe als Aufwand behandelt. Steuerlich besteht hingegen eine Besonderheit. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sind die Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig, soweit sie 70 % der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. Für geschäftlich veranlasste Bewirtungen ergibt sich daher regelmäßig ein maximaler Betriebsausgabenabzug von 70 % der Kosten. Die verbleibenden 30 % sind außerbilanziell dem Gewinn hinzuzurechnen. Keine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, sondern eine allgemein betrieblich veranlasste und deshalb voll abzugsfähige Bewirtung, ist hingegen die ausschließliche Bewirtung von Mitarbeitern (R 4.10 Abs. 7 EStR).

PRAXISTIPP | Bei geschäftlich veranlassten und nur zu 70 % abzugsfähigen Bewirtungen bleibt der volle Vorsteuerabzug bestehen, wenn die Aufwendungen angemessen sind und insgesamt nachgewiesen wurden, § 15 Abs. 1a S. 2 UStG.

• Beispiel

Unternehmer Müller hat einen handelsrechtlichen Gewinn von 100.000 EUR erzielt. Als Betriebsausgabe wurden u. a. berücksichtigt:

• 1. Bewirtung von Mitarbeitern (Weihnachtsfeier ‒ netto 2.500 EUR)

• 2. Bewirtung von Geschäftspartnern (netto 3.000 EUR)

• 3. Bewirtung von Geschäftspartnern und Mitarbeitern (netto 2.000 EUR)

Lösung: Während die ausschließliche Bewirtung der Mitarbeiter (Weihnachtsfeier) allgemein betrieblich veranlasst und voll abzugsfähig ist, muss bei der Bewirtung der Geschäftspartner § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG beachtet werden. Gleiches gilt für die gemischte Bewirtung von Geschäftspartnern und Mitarbeitern (R 4.10 Abs. 6 S. 7 EStR). 30 % der Aufwendungen von 5.000 EUR sind dem Gewinn hinzuzurechnen, sodass der steuerliche Gewinn 101.500 EUR beträgt. Der Vorsteuerabzug bleibt in voller Höhe bestehen und wird nicht gekürzt.

Hohe Nachweispflichten für 70%igen Abzug

Voraussetzung für den nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG auf 70 % beschränkten Abzug bei geschäftlicher Bewirtung ist, dass der Unternehmer hohe formale Anforderungen erfüllt. Wird bereits eine der Anforderungen nicht erfüllt, entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig. Sind die getätigten Angaben lückenhaft, können die Aufwendungen auch dann nicht abgezogen werden, wenn ihre Höhe und betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden können (BFH 30.1.86, IV R 150/85). Da die geforderten Angaben zeitnah, das heißt, spätestens bis zum Ablauf des Geschäftsjahrs gemacht werden müssen (BFH 31.7.90, I R 63/88), können für ertragsteuerliche Zwecke die eventuell fehlenden Angaben auch nicht nachträglich ergänzt werden (BFH 25.3.88, III R 96/85). Eine Heilung von im Rahmen einer Betriebsprüfung entdeckten Fehlern ist daher regelmäßig ausgeschlossen. In der Praxis sollte entsprechend sorgsam darauf geachtet werden, dass folgende Angaben sofort und vollständig aufgezeichnet werden:

• Ort

• Tag

• Teilnehmer

• Anlass der Bewirtung

• Höhe der Aufwendungen

• Unterschrift des Bewirtenden

Beim Anlass der Bewirtung sind allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch“, „Infogespräch“, „Hintergrundgespräch“, „Kundenpflege“ oder „Geschäftsessen“ nicht ausreichend (BFH 15.1.98 IV R 81/96).

Der Anlass ist genauer zu bestimmen, um Konflikte im Rahmen von Betriebsprüfungen zu vermeiden (z. B. genaue Bezeichnung des geplanten Projekts oder Vermittlung bestimmter Verträge). Zudem muss aus dem Anlass der Bewirtung ein Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennbar sein. Die Teilnehmer der Bewirtung sind namentlich zu benennen. Auf die Angabe der Namen kann jedoch verzichtet werden, wenn ihre Feststellung dem Unternehmer nicht zugemutet werden kann. Das ist beispielsweise bei Bewirtungen anlässlich von Betriebsbesichtigungen durch eine größere Personenzahl und bei vergleichbaren Anlässen der Fall. Hier reicht es aus, die Zahl der Teilnehmer sowie eine die Personengruppe kennzeichnende Sammelbezeichnung anzugeben.

PRAXISTIPP | Für Bewirtungsaufwendungen kann ein Eigenbeleg erstellt werden (formloses Dokument). Auf diesem sind sämtliche erforderlichen Angaben zu vermerken und er ist zu den Buchführungsunterlagen zu nehmen. Das Dokument ist vom Unternehmer zu unterschreiben (BFH 15.1.98, IV R 81/96).

Vereinfachungen bei Bewirtungen in Bewirtungsbetrieben

Bei einer Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb (z. B. Gaststätte) ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Diese muss die Anforderungen des § 14 UStG erfüllen, maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Die Rechnung muss dabei zwingend folgenden Inhalt enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs

• Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Bewirtungsbetriebs

• Ausstellungsdatum

• Rechnungsnummer

• Leistungsbeschreibung (Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der erbrachten sonstigen Leistung). Buchstaben, Zahlen oder Symbole genügen nicht. Sammelbezeichnungen wie „Speisen und Getränke“ und die Angabe einer Gesamtsumme sind ebenfalls nicht ausreichend, da die Leistungen im Einzelnen zu bezeichnen sind. Aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen oder Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ werden hingegen akzeptiert.

• Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung), wobei ein Verweis auf das Ausstellungsdatum bei taggleicher Ausstellung ausreichend ist (z. B. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“). Handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel genügen hingegen nicht.

• Rechnungsbetrag. Ein gewährtes Trinkgeld ist zusätzlich in der Rechnung auszuweisen. Wird das Trinkgeld nicht ausgewiesen, hat der Unternehmer das gezahlte Trinkgeld nachzuweisen. In der Praxis empfiehlt es sich dann, sich das Trinkgeld vom Empfänger auf der Rechnung quittieren zu lassen.

• Name des bewirtenden Unternehmers, welcher auch handschriftlich durch den Bewirtungsbetrieb auf der Rechnung vermerkt werden kann.

Liegt eine entsprechende Rechnung vor, ist es ausreichend, wenn Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung auf dem Eigenbeleg zeitnah aufgezeichnet bzw. auf der Bewirtungsrechnung zeitnah ergänzt werden.

Beachten Sie | Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR gelten die Anforderungen des § 33 UStDV. Bei diesen Rechnungen sind die Angaben der Steuernummer bzw. USt-ID-Nr., der Rechnungsnummer sowie der Angabe des bewirtenden Unternehmers (Leistungsempfänger) nicht erforderlich.

Erstellung der Bewirtungsrechnung

Als Bewirtungsrechnung für den vereinfachten Abzug erkennt das Finanzamt nicht jede Rechnung an. Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV, werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mithilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb hat dann mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen. Rechnungen in anderer Form, z. B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht.

PRAXISTIPP | Der bewirtende Unternehmer kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der 
Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR- Codes dargestellt werden (BMF 30.6.21,
 IV C 6 ‒ S 2145/19/10003 :003, Rz. 11).

Die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Sie werden nur ausnahmsweise dann anerkannt, wenn die Bewirtungsleistungen zu einem anderen Tag als dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt werden (typischerweise bei geschlossenen Veranstaltungen mit einem größeren Personenkreis) oder wenn in dem Bewirtungsbetrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich sind. In diesen Fällen ist der Rechnung der unbare Zahlungsbeleg beizufügen.

Beachten Sie | Für bis zum 31.12.2022 ausgestellte Bewirtungsrechnungen ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben zulässig. Auf maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mithilfe einer TSE abgesicherte Rechnungen kommt es bis dahin nicht an.

Digitale und digitalisierte Bewirtungsbelege zulässig

Vollkommen neu wird von der Finanzverwaltung anerkannt, dass die Bewirtungsbelege (inklusive Eigenbelege) digital erstellt oder digitalisiert werden können. Die Autorisierung erfolgt dabei durch eine elektronische Unterschrift des Unternehmers oder durch eine elektronische Genehmigung. Dabei dürfen die elektronischen Angaben im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können. Dies bietet folgende Möglichkeiten:

• 1. Der Bewirtungsbetrieb kann die Bewirtungsrechnung bereits in digitaler Form an den Unternehmer übermitteln (digitale Bewirtungsrechnung).

• 2. Der Unternehmer kann eine Bewirtungsrechnung in Papierform digitalisieren (digitalisierte Bewirtungsrechnung).

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Gleiches kann mit dem zu erstellenden Eigenbeleg für die übrigen Angaben (insbesondere Teilnehmer und Anlass der Bewirtung) geschehen. Dabei müssen Bewirtungsrechnung und Eigenbeleg zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis miteinander verbunden werden. Eine rein elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index oder Barcode) sind zulässig. Auch zulässig und in der Praxis besonders empfehlenswert ist es, die geforderten Angaben direkt in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung anzubringen. Wie die Nachweiserfordernisse des § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG konkret zu erfüllen sind, beschreibt eindeutig die Randziffer 18 des neuen BMF-Schreibens vom 30.6.2021 (IV C 6 ‒ S 2145/19/10003 :003).

Daneben zu beachten: Aufzeichnungspflichten

Nach § 4 Abs. 7 EStG sind die geschäftlich veranlassten Bewirtungsaufwendungen i. S. d. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Dies ist erfüllt, wenn die Aufwendungen fortlaufend, zeitnah und bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich auf besonderen Konten im Rahmen der Buchführung gebucht oder bei Einnahmenüberschussrechnung von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufgezeichnet werden. Ohne gesonderte Aufzeichnung scheidet ein Abzug der Aufwendungen vollständig aus, selbst wenn die übrigen formalen Nachweispflichten erfüllt wurden (BFH 22.1.88, III R 171/82).

PRAXISTIPP | Bewirtung im Ausland: Die Regelungen zum Nachweis der Bewirtungsaufwendungen gelten gleichermaßen für Bewirtungen im Inland als auch im Ausland. Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht. Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Unternehmer glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.

MERKE | Nicht unter die besonderen Regelungen und formalen Nachweiserfordernisse für Bewirtungsaufwendungen fallen hingegen betrieblich veranlasste Bewirtungen. Diese sind vollständig als Betriebsausgabe abzugsfähig:

• Zuwendung von Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter und Geschäftspartner für den Verzehr im Betrieb bzw. während einer Besprechung wie Getränke (z. B. Kaffee, Tee, Wasser) und kleinere Leckereien (z. B. Süßigkeiten, Gebäck, Obst), vgl. R 4.10 Abs. 5 S. 9 Nr. 1 EStR. Bei den Mitarbeitern ergibt sich nach R 19.6 Abs. 2 S. 1 LStR kein steuerpflichtiger Arbeitslohn.

• Produkt- und Warenverkostungen mit Geschäftspartnern im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim (Zwischen)Händler und bei Messeveranstaltungen, wenn ausschließlich das zu veräußernde Produkt und gegebenenfalls Aufmerksamkeiten (z. B. Brot anlässlich einer Weinprobe) gereicht werden, vgl. R 4.10 Abs. 5 S. 9 Nr. 2 EStR.

• Gewährung von Speisen und Getränken an Mitarbeiter anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung) im ganz überwiegend betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs. Bei den Mitarbeitern ergibt sich nach R 19.6 Abs. 2 S. 2 LStR kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht überschreitet.

• Übernahme der Kosten der Bewirtung für einen Mitarbeiter während einer auswärtigen Tätigkeit (z. B. Dienstreise oder Fortbildung). Bei dem Mitarbeiter ergibt sich kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn er selbst eine Verpflegungspauschale für eine auswärtige Tätigkeit nach § 9 Abs. 4a EStG als Werbungskosten geltend machen kann.

• Bewirtung von Mitarbeitern und deren Angehörigen anlässlich und während einer Betriebsveranstaltung (z. B. Betriebsjubiläum, Weihnachtsfeier, Sommerfest). Bei den Mitarbeitern führt der Vorteil gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, wenn die Kosten je Mitarbeiter und Betriebsveranstaltung nicht mehr aus 110 EUR brutto betragen (Freibetrag, keine Freigrenze).

• Übrige reine Bewirtung von Mitarbeitern (z. B. in einem Restaurant). Diese kostenlose Mahlzeit führt beim Mitarbeiter allerdings zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Es lässt sich die Sachbezugsfreigrenze des § 8 Abs. 2 S. 11 EStG von 44 EUR bzw. ab dem 1.1.2022 50 EUR pro Monat anwenden.

Beachten Sie | Nimmt an einer Betriebsveranstaltung eine gemischte Personengruppe teil (Mitarbeiter, freie Mitarbeiter und Geschäftspartner), so sind die Aufwendungen beim Betriebsinhaber aufzuteilen. Die Bewirtung der Mitarbeiter ist vollständig abzugsfähig, die Bewirtung der freien Mitarbeiter und Geschäftspartner ist dagegen gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG unter den formalen Voraussetzungen lediglich zu 70 % zulässig (BFH 18.9.07, I R 75/06).

Quelle: Seite 780 | ID 47622715